재택근무는 결코 쉽지 않습니다. 특히 온 가족이 집에 함께 있을 때라면 더욱 그렇죠. 하루를 무사히 보내면서도 일과 삶의 균형까지 지키려면 효율적인 시간 관리가 필수입니다.
마이크로소프트의 MyAnalytics는 Office 365 제품군에서 비교적 덜 알려진 기능입니다. MyAnalytics는 내 시간을 어떻게 사용하고 있는지 파악할 수 있는 인사이트를 제공합니다. Office 365의 다른 앱에서 이루어지는 활동과 소통을 추적한 뒤, 집중력·웰빙·네트워킹·협업을 개선할 방법을 분석해 줍니다.
MyAnalytics는 모든 Office 365 요금제에서 제공되는 것은 아니며, 관리자가 기능을 비활성화했을 가능성도 있습니다. 사용이 가능하다면 Office.com의 앱 시작 관리자에서 찾을 수 있습니다(먼저 '모든 앱'을 클릭해야 할 수 있습니다).
MyAnalytics 홈페이지는 포커스(Focus), 웰빙(Wellbeing), 네트워크(Network), 협업(Collaboration)이라는 네 가지 핵심 섹션으로 현재 통계를 보여줍니다. 네 영역 모두에서 효율을 극대화하면 생산적으로 일하면서도, 하루 일과가 끝난 후에는 여유롭게 휴식할 수 있습니다.
포커스(Focus)
포커스 섹션은 하루 동안 확보하는 집중 시간을 평가합니다. 집중 시간이란 방해받지 않고 깊이 몰입해 최대 생산성으로 업무를 처리하는 시간을 의미합니다.
MyAnalytics는 캘린더에 잡힌 시간에서 협업 시간을 제외한 만큼을 집중 시간으로 판단합니다. 통화, 이메일 발송, 회의 참석 등은 모두 협업으로 간주되며, 참석자가 없는 일정은 협업으로 계산되지 않습니다.
MyAnalytics는 지난 한 달간의 집중 시간을 막대그래프로 표시합니다. 초록색 막대가 충분히 높지 않다면 방해 요소를 처리하는 데 과도한 시간을 쓰고 있을 가능성이 있습니다. 이럴 때 MyAnalytics가 자동으로 1~2시간짜리 집중 시간 슬롯을 캘린더에 예약해 주기 때문에, 몰입해서 업무를 처리할 시간을 확보할 수 있습니다.
웰빙(Wellbeing)
웰빙 섹션은 업무 밖의 삶을 살펴봅니다. 실시간 알림은 디지털 시대를 상징하는 기능이지만, 동시에 여유 시간을 가장 크게 위협하는 요소 중 하나이기도 합니다.
MyAnalytics는 초과 근무를 하거나 업무 시간 외에 업무용 이메일에 답장하는 빈도를 보여줍니다. 퇴근 후나 주말에 중요한 업무 활동을 하면 '조용한 하루' 하나를 잃게 됩니다.
잦은 초과 근무나 업무 알림 확인은 스트레스와 번아웃의 주요 원인이 됩니다. MyAnalytics를 통해 추가로 투입하는 시간을 시각적으로 확인하면, 일과 삶의 균형이 어떻게 유지되고 있는지 더 명확하게 파악할 수 있습니다.
네트워크(Network)
네트워크 화면에서는 조직 내부 또는 외부 사람들과 상호작용하는 방식을 확인할 수 있습니다. 연락처와의 관계, 함께 협업한 시간, 네트워크에서 활동 중인 사람의 수 등을 한눈에 볼 수 있습니다.
특히 영업 담당자에게 유용합니다. 네트워크 규모가 곧 영업 성과로 직결되기 때문입니다. 더 넓은 관점에서는 누구와 소통하고 있는지 파악하는 데 도움이 되며, 팀 리더라면 더욱 중요합니다. 최근 네트워크에서 활동이 뜸한 팀원이 있다면, 친절한 메시지를 보내 진행 상황을 물어볼 좋은 타이밍일 수 있습니다.
협업(Collaboration)
협업은 마지막 섹션입니다. 회의, 통화, 이메일 응답에 소비하는 시간을 확인할 수 있습니다.
MyAnalytics는 지난 한 달간 참여한 통화, 이메일, 메시지 수를 분석합니다. 이 인사이트를 활용하면 하루 중 얼마나 많은 시간을 타인과의 협업에 쓰는지 가늠할 수 있습니다.
이러한 통계의 해석은 조직 내 역할에 따라 달라집니다. 영업 담당자나 경영진은 상당한 시간을 협업에 투자하는 반면, 작가·디자이너·개발자처럼 집중 시간을 더 많이 필요로 하는 직군도 있습니다. 한 사람에게 이상적인 수치가 다른 사람에게는 전혀 다르게 나타날 수 있다는 점을 항상 기억하세요.
나의 업무 패턴 분석하기
원격 근무에 어려움을 겪고 있다면, 먼저 하루를 어떻게 보내는지 돌아보세요. 그다음 MyAnalytics에 로그인해 리포트를 확인해 보세요. 이메일에 쓰는 시간을 줄이는 등 사소한 변화만으로도 업무 성과가 크게 달라질 수 있습니다.
MyAnalytics의 각 섹션은 서로 긴밀하게 연결되어 있으므로, 섹션 간 균형을 찾는 것이 중요합니다. 포커스 지수를 높이려면 협업 시간을 줄여야겠지만, 협업을 아예 없애는 것은 현실적이지 않습니다.
대신 MyAnalytics의 도움을 받아 어느 정도의 협업 시간이 꼭 필요한지 고민해 보세요. 간단한 방법 중 하나는 점심 전후 같은 한가한 시간대에 이메일 응답 시간을 배정하는 것입니다. 이렇게 하면 오전이나 오후에 더 길고 연속적인 집중 업무 시간을 확보할 수 있습니다.