직원이 퇴사하거나 조직을 떠나게 되면 해당 사용자의 데이터를 정리하고 Office 365에서 계정을 삭제하는 것이 좋습니다. 이는 새로 입사할 직원에게 자리를 내어줄 뿐만 아니라, 퇴사한 사용자가 기존 데이터에 다시 접근하는 것을 막아줍니다. 또한 불필요한 Office 365 구독 요금 지출도 줄일 수 있습니다. 이번 가이드에서는 IT 관리자가 더 이상 사용하지 않는 오래된 Office 365 계정을 삭제하는 방법을 자세히 살펴보겠습니다.
시작하기 전에 알아두어야 할 사항
본 가이드는 IT 관리자를 위한 것입니다. Office 365 전역 관리자(Global Admin) 또는 사용자 관리 권한을 보유한 사람만 사용자 계정을 삭제할 수 있습니다. 또한 계정 삭제 후 사용자의 데이터가 영구적으로 삭제되기 전까지 계정을 복구할 수 있는 기간은 단 30일뿐이라는 점도 기억해야 합니다.
또 하나 중요한 점은, Office 365 사용자를 삭제하더라도 해당 라이선스 비용은 계속 청구된다는 것입니다. 추가 요금을 피하려면 라이선스 결제를 중단하거나 다른 사용자에게 재할당하는 추가 작업이 반드시 필요합니다.
중요한 회사 정보가 유실될까 걱정된다면, 필요에 따라 퇴사자의 데이터를 백업하는 방법도 있습니다. 계정을 삭제하기 전에 사용자의 이메일을 다른 위치로 이동해 보관하는 것 역시 가능합니다. 나아가 엔터프라이즈급 Office 365 구독을 사용하는 IT 관리자라면, 삭제된 사용자 계정의 사서함 데이터를 '비활성 사서함(inactive mailbox)'으로 전환해 보존할 수도 있습니다.
1단계: 사용자 삭제
공유 사서함으로 전환한 사용자 계정을 삭제하려는 경우에는 삭제 전에 특별히 고려해야 할 사항이 있습니다. 계정에 이메일 전달이 설정되어 있는 경우에도 마찬가지입니다.
그 이유는 무엇일까요? 누군가 공유 사서함으로 수신된 메시지에 답장하면, 발신자가 개인 사용자가 아닌 공유 사서함으로 표시됩니다. 또한 이메일 전달 기능은 실제 계정이 활성 상태여야 작동하기 때문에, 계정을 삭제하면 사서함이 비활성화됩니다. 이러한 상황에서는 마이크로소프트가 계정 삭제 대신 라이선스 결제만 중단할 것을 권장합니다(자세한 방법은 다음 섹션에서 설명).
그럼 Office 365 계정 또는 사용자 삭제를 시작해 보겠습니다. 먼저 Microsoft 365 관리 센터(Microsoft 365 Admin Center)에 접속합니다. 상단의 새 관리 센터 사용(Try the new admin center) 스위치가 켜져 있는지 확인합니다. 그다음 사이드바에서 사용자(Users)를 클릭하고, 삭제하려는 사용자를 선택한 후 사용자 삭제(Delete User)를 선택하면 됩니다.
숙련된 IT 관리자라면 Remove-MsolUser PowerShell cmdlet을 활용해 여러 사용자를 한 번에 삭제할 수도 있습니다. 여기서 기술적인 세부 사항까지 다루지는 않지만, 필요하다면 마이크로소프트 공식 문서에서 관련 내용을 확인할 수 있습니다.
2단계: 라이선스 비용 결제 중단
앞서 언급했듯이 Office 365 계정을 삭제해도 라이선스 비용은 계속 청구됩니다. 라이선스 결제를 중단하려면 다음 절차를 따르세요. 먼저 Microsoft 365 관리 센터의 청구(Billing) 페이지로 이동합니다. 그다음 제품 및 서비스(Products & Services) 페이지를 클릭합니다. 구독을 선택한 후 '라이선스 추가/제거' 메뉴에서 라이선스를 삭제하면 됩니다. 필요하다면 같은 페이지에서 해당 라이선스를 다른 사용자에게 재할당할 수도 있습니다. 단, 라이선스가 자동으로 배정되지 않으므로 직접 할당해야 한다는 점에 유의하세요.
기타 유의 사항
상황에 따라 Office 365 사용자를 삭제한 후에도 해당 라이선스를 제거하지 못할 수 있습니다(이 경우에도 해제된 라이선스를 신규 사용자에게 재할당하는 것은 가능합니다). 파트너 또는 볼륨 라이선싱을 통해 라이선스를 구매한 경우가 대표적입니다. 연간 요금제를 이용 중이거나 청구 주기 중간에 있는 경우에도 라이선스를 제거하지 못할 수 있으며, 이때는 약정 기간이 종료될 때까지 구독에서 라이선스를 제거할 수 없습니다. Office 365 계정 삭제에 대해 더 자세히 알고 싶다면 마이크로소프트 공식 문서를 참고하시기 바랍니다.