Microsoft Planner는 바쁜 팀과 재택근무자를 위해 설계된 칸반(Kanban) 방식의 작업 관리 도구입니다. 팀원들과 직접 만나 이야기하기 어려운 상황에서도 작업을 체계적으로 정리하고, 담당자에게 배정하며, 진행 상황을 추적할 수 있도록 도와줍니다.
Planner의 작업은 '플랜(plan)'이라는 단위로 관리되며, 각 플랜은 Office 365 그룹과 연결됩니다. 새 플랜을 만들면 별도로 그룹을 지정하지 않는 한 자동으로 새 그룹이 생성됩니다. 이 그룹은 Office 365의 다른 그룹과 마찬가지로 자체 SharePoint 사이트와 OneNote 노트북 등 다양한 리소스를 함께 갖추게 됩니다.
처음에는 다소 복잡해 보일 수 있지만, 이러한 구조 덕분에 Planner는 고급 통합 기능들을 제공할 수 있습니다. 일상적인 사용에서는 내부 그룹 구조까지 신경 쓸 필요가 거의 없습니다. Planner 인터페이스에서 플랜을 만들고 사용자를 추가하는 것만으로 충분하며, Office 365 그룹 관리에 직접 개입할 필요는 없습니다.
플랜과 작업
tasks.office.com에 접속해 로그인한 뒤, 왼쪽 탐색 메뉴에서 '새 플랜(New plan)'을 클릭하세요. 플랜 이름을 입력하고 공개 또는 비공개 여부를 선택합니다. 공개 플랜은 조직 내 모든 구성원이 자동으로 볼 수 있습니다.
플랜 안의 작업들은 세로형 열 구조의 칸반 보드로 배치됩니다. 작업은 카드 형태로 표현되며, 카드들이 세로 목록('버킷(bucket)')에 담겨 화면 가로 방향으로 나열됩니다. 버킷은 필요한 만큼 자유롭게 추가할 수 있습니다.
작업을 만들려면 버킷 안을 클릭하고 작업 이름을 입력하면 됩니다. 필요에 따라 마감일을 지정하고 특정 사용자에게 작업을 배정할 수 있으며, 배정된 사용자에게는 완료해야 할 작업으로 표시됩니다.
작업이 생성된 후에는 해당 카드를 클릭해 더 많은 옵션을 활용할 수 있습니다. 메모 추가, 체크리스트 작성, 댓글 달기, 파일 첨부 등이 가능하며, 작업의 우선순위와 현재 진행 상태도 지정할 수 있습니다.
패널 오른쪽에서는 색상으로 구분된 라벨을 선택해 작업에 추가할 수 있습니다. 라벨은 보드 화면의 카드 위에도 표시되며, 라벨을 클릭하면 이름을 변경할 수 있습니다. 라벨을 활용하면 서로 다른 유형의 작업을 한눈에 구분하기 쉬워집니다.
Planner 활용법
Planner의 다양한 옵션을 반드시 특정 방식으로만 사용해야 하는 것은 아닙니다. 규모가 작은 팀이라면 '할 일(To do)', '진행 중(Doing)', '완료(Done)'라는 세 개의 버킷만으로도 충분할 수 있습니다. 이렇게 구성하면 작업 카드를 버킷 사이로 드래그하며 전체 진행 상황을 명확하게 파악할 수 있습니다.
반면 작업량이 많은 대규모 팀이라면 더 체계적인 접근이 효과적입니다. 선형적인 프로세스를 나타내는 플랜이라면 단계별로 버킷을 구성하는 것이 좋습니다. 예를 들어 소프트웨어 개발은 '디자인', '개발', '테스트', '배포'로, 글쓰기 작업은 '기획', '집필', '편집', '검토'로 나눌 수 있습니다. 이후 카드의 '진행률(Progress)' 옵션을 사용해 완료 상태를 표시할 수 있습니다.
작업을 더 깊이 분석하고 싶다면 Planner에 내장된 분석 기능을 활용해 보세요. 화면 상단의 '차트(Charts)' 탭을 클릭하면 플랜 전체를 시각적으로 확인할 수 있습니다. 작업 상태, 버킷별 현황, 우선순위 등이 리포트로 제공되므로 업무 진행 상황을 한눈에 파악할 수 있습니다. '일정(Schedule)' 탭에서는 캘린더 보기를 통해 각 작업이 언제 완료될 예정인지 확인할 수 있습니다.
지금까지 Planner의 핵심 개념을 개괄적으로 살펴보았습니다. 특정 기능에 대해 더 자세히 알고 싶다면 별도의 심화 가이드도 참고해 보세요. Planner는 포스트잇으로 가득 찬 사무실 화이트보드를 대체하기에 더없이 좋은 도구입니다. 작업 현황을 한눈에 확인할 수 있어, 흩어져 있는 원격 근무 팀에서도 모든 구성원이 최신 정보를 공유할 수 있습니다.