Microsoft Flow는 서로 다른 앱과 서비스를 연결해 반복적인 업무를 자동으로 처리해 주는 워크플로우 자동화 플랫폼입니다. Office 365를 비롯한 마이크로소프트의 기존 앱·서비스와 다양한 비즈니스 앱을 통합해 생산성을 높일 수 있으며, 흔히 '마이크로소프트의 IFTTT'라고 불립니다.
2016년 OnMSFT가 Microsoft Flow 시작 방법과 Flow 생성 방법을 소개한 이후, Microsoft Flow는 큰 변화를 거쳤습니다. Microsoft와 일반 사용자들이 만든 수많은 Flow가 추가되면서 생산성, 자동화, 업무 효율성이 한층 향상되었습니다. 참고로 Microsoft Flow는 이후 2019년 11월 'Power Automate'로 이름이 변경되었지만, 핵심 기능과 사용 방식은 그대로 유지되고 있습니다.
Microsoft는 Flow를 "자주 사용하는 앱과 서비스 간에 자동화된 워크플로우를 만들어 알림을 받고, 파일을 동기화하고, 데이터를 수집할 수 있는 도구"라고 설명합니다. IFTTT(If This Then That)를 사용해 본 경험이 있다면 Microsoft Flow도 쉽게 이해할 수 있습니다. 다만 Flow는 더 많은 서비스와 연동할 수 있고, 대기업 규모의 복잡한 요구사항까지 처리할 수 있다는 점에서 차별화됩니다.
Microsoft Flow와 IFTTT의 차이점
Microsoft Flow에서는 사용자가 직접 워크플로우, 즉 'Flow'를 만들 수 있습니다. Flow는 트리거 이벤트를 기반으로 작동합니다. 예를 들어 특정 이메일의 답장을 정해진 간격마다 자동으로 다운로드해 OneDrive에 업로드하는 Flow를 만들 수 있습니다. 회사 계정으로 전송되는 모든 트윗을 Excel 파일로 저장해 OneDrive에 보관하는 Flow도 가능합니다.
Microsoft Flow 사용 방법
Microsoft Flow는 Microsoft 365, Office 365, Dynamics 365 제품군에 이미 포함되어 있습니다. 해당 서비스를 구독하지 않더라도 무료로 Microsoft Flow를 사용할 수 있으며, 준비물은 웹 브라우저와 Microsoft 계정뿐입니다. 현재 Microsoft Flow는 Microsoft Edge의 모든 버전을 지원하며, Chrome과 Safari 등 다른 브라우저에서도 이용할 수 있습니다.
Microsoft Flow 템플릿 활용하기
매일 처리해야 하는 단순 반복 업무가 적지 않습니다. Flow 템플릿을 활용하면 이런 작업을 자동으로 처리해 시간을 크게 절약할 수 있습니다. 예를 들어 Gmail 계정으로 상사에게 메일이 도착하면 Slack으로 자동 알림을 받도록 설정할 수 있습니다.
Flow 템플릿은 공통 업무 프로세스를 위해 미리 정의된 'Flow' 모음입니다. 모든 템플릿은 모든 사용자가 이용할 수 있는 Microsoft Flow 데이터베이스에 상세 설명과 함께 정리되어 있습니다. 새 Flow를 만들기 전에 먼저 방대한 템플릿 라이브러리를 확인해 보세요. 이미 존재하는 Flow를 중복해서 만드는 일을 피할 수 있습니다. Microsoft 역시 사용량이 많은 사용자 제작 템플릿을 꾸준히 일반 템플릿 목록에 추가하고 있습니다.
템플릿으로 Flow 만드는 방법
Microsoft Flow 계정만 있다면 템플릿으로 Flow를 만드는 과정은 매우 간단합니다. 계정이 없다면 먼저 가입부터 진행하세요. 계정 생성 후에는 현재 제공되는 다양한 Flow 템플릿 중 하나를 골라 바로 시작할 수 있습니다. 템플릿을 둘러보면 Flow의 작동 원리와 업무 자동화 활용 방안을 자연스럽게 익힐 수 있습니다.
사용할 템플릿을 정했다면 다음 세 가지 항목을 조정해야 할 수 있습니다.
- 빈도(Frequency): Flow의 실행 주기를 지정합니다.
- 내용(Content): Flow 템플릿에서 처리할 콘텐츠 유형을 설정합니다.
- 연결(Connect): 서비스와 연결할 계정을 연동합니다.
반복 작업용 Flow를 만들 때는 자신의 일정과 시간대에 맞게 템플릿을 수정할 수 있습니다. 이메일 워크플로우도 업무 시간 외, 휴일, 예정된 휴가 기간에 트리거되도록 변경 가능합니다.
Microsoft Flow로 만들 수 있는 대표적인 워크플로우 유형은 세 가지입니다.
- 자동화(Automated): 이메일 수신, 파일 편집, Microsoft Teams에 카드 추가 같은 이벤트 발생 시 자동으로 실행되는 Flow입니다.
- 버튼(Button): 버튼을 클릭했을 때만 실행되는 수동 Flow입니다.
- 예약(Scheduled): 실행 빈도를 직접 지정하는 반복 Flow입니다.
커스텀 워크플로우 외에도 Microsoft는 인기 애플리케이션과의 연동을 폭넓게 지원합니다. Office 365와 Dynamics 365 같은 마이크로소프트 자체 서비스는 물론, Slack, Dropbox, Twitter 등 서드파티 앱과도 통합됩니다. 여기에 FTP, RSS 같은 커넥터 프로토콜까지 지원하므로 더욱 세밀한 맞춤형 연동이 가능합니다.
요금제 안내
현재 Microsoft Flow는 무료 요금제 1개와 유료 요금제 2개, 총 세 가지 월간 플랜을 제공합니다.
무료인 Flow Free 플랜은 Flow를 무제한으로 만들 수 있지만, 월 750회 실행과 15분 단위 확인으로 제한됩니다. Flow Plan 1은 사용자당 월 5달러에 3분 단위 확인과 월 4,500회 실행을 제공합니다. 가장 많은 서비스와 기능을 제공하는 Flow Plan 2는 사용자당 월 15달러입니다.
Office 365 및 Dynamics 365 구독자는 추가 월 요금 없이 Microsoft Flow를 사용할 수 있지만, 일부 기능에는 제한이 있습니다. 해당 구독에는 사용자당 월 최대 2,000회 실행과 최대 5분 간격의 Flow 실행 빈도가 포함됩니다.
또한 Flow 실행 횟수는 Office 365 또는 Dynamics 365 구독에 포함된 모든 사용자를 합산해 집계됩니다. 월별 포함 실행 횟수를 초과하면 추가 금액 40달러에 50,000회 실행을 구매할 수 있습니다. 실행 한도와 구성 관련 세부 사항은 Microsoft Flow 공식 문서에서 확인할 수 있습니다.
유료 사용자를 위한 고급 기능
유료 구독자는 당연히 더 많은 서비스와 기능을 이용할 수 있습니다. 최신 업데이트인 2019 release wave 2에서 Microsoft는 AI Builder를 추가해 유료 사용자가 Flow를 모니터링하고 자동화할 수 있게 했습니다. Microsoft는 새 업데이트의 모든 기능과 서비스를 소개하는 YouTube 영상도 함께 공개했으니 참고해 보시기 바랍니다.