Office 365나 온프레미스 서버에서 SharePoint를 사용하고 있다면, 웹 브라우저를 열지 않고 Windows 데스크톱에서 바로 파일에 접근하고 싶었던 순간이 있었을 것입니다. 일반적인 최신 OneDrive 앱에서는 지원하지 않는 기능이지만, 비즈니스용 OneDrive(OneDrive for Business) 동기화 클라이언트를 활용하면 이를 손쉽게 해결할 수 있습니다.
Windows 10 기본 OneDrive 앱과의 차이점
Windows 10에 기본 탑재된 Microsoft의 대표 OneDrive 앱은 개인 계정뿐 아니라 회사·학교 계정의 파일도 동기화할 수 있습니다. 여기에는 Office 365 Business 구독에 포함된 비즈니스용 OneDrive 파일과 SharePoint 사이트도 해당됩니다.
하지만 최신 앱은 아직 SharePoint 문서 라이브러리 동기화를 지원하지 않습니다. 문서 라이브러리는 파일을 저장하고 정리하며 공유할 수 있는 SharePoint의 핵심이자 가장 인기 있는 기능이기 때문에, 이 부분이 아쉬운 지점입니다.
문서 라이브러리 동기화 시작하기
문서 라이브러리를 동기화하려면 먼저 웹 버전 SharePoint에서 해당 라이브러리를 열어야 합니다. 그리고 PC에 비즈니스용 OneDrive 앱이 설치되어 실행 중인 상태여야 합니다.
준비가 되었다면 아래 순서대로 진행하세요.
- SharePoint 도구 모음에서 [동기화] 버튼을 클릭합니다.
- 나타나는 팝업에서 [지금 동기화]를 누른 뒤, 비즈니스용 OneDrive를 열겠다는 안내를 승인합니다.
동기화 폴더 설정 및 실행
비즈니스용 OneDrive가 실행되면 동기화하려는 라이브러리와 SharePoint 사이트 이름이 화면에 표시됩니다. [변경] 링크를 클릭해 라이브러리를 저장할 PC 내 폴더를 지정할 수 있습니다.
설정을 마친 후 [지금 동기화]를 누르면 라이브러리 내 파일 다운로드가 시작됩니다. 해당 사이트에서 한 번도 동기화한 적이 없다면 Office 365 또는 SharePoint 자격 증명으로 로그인하라는 요청이 표시될 수 있습니다.
동기화가 진행되는 동안 비즈니스용 OneDrive가 실시간으로 진행 상황을 알려줍니다. 완료되면 개인 또는 회사 계정으로 OneDrive를 사용하는 것처럼 파일 탐색기에서 바로 파일에 접근할 수 있습니다.
동기화 중지 또는 관리하기
나중에 라이브러리를 제거해야 한다면 시스템 트레이의 비즈니스용 OneDrive 아이콘을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후 [폴더 동기화 중지]를 선택하면 됩니다. 동기화를 일시 중지하거나, URL을 입력해 새 라이브러리를 직접 추가하는 것도 가능합니다.
알아두어야 할 제한 사항
문서 라이브러리 동기화에는 몇 가지 제한이 있으므로 미리 숙지해 두는 것이 좋습니다.
- 선택적 동기화 불가: 최신 OneDrive 클라이언트와 달리 라이브러리 내 특정 폴더만 골라 동기화할 수 없습니다. 파일이 많은데 일부만 오프라인으로 쓰고 싶다면 '오프라인'용과 '온라인'용 라이브러리 두 개로 나눠 관리하는 방법을 시도해 보세요.
- 항목 수 제한: 단일 라이브러리당 최대 5,000개, 전체 20,000개 항목까지만 동기화됩니다.
- 파일 크기 제한: 파일 하나당 최대 2GB까지 업로드할 수 있습니다.
이러한 제약은 온라인에 많은 데이터를 보관하고 있다면 실질적인 장애물이 될 수 있습니다. 이를 우회할 간편한 방법은 없기 때문에, 제한에 걸리지 않도록 파일 저장 구조를 사전에 계획해 두는 것이 중요합니다.
마무리: 향후 전망
SharePoint 문서 라이브러리를 PC에 동기화하는 과정은 다소 번거롭지만, 웹 브라우저 없이 모든 파일에 네이티브하게 접근할 수 있다는 큰 장점이 있습니다. 문서 라이브러리 동기화는 현재 이전 세대 비즈니스용 OneDrive 클라이언트만이 가진 고유 기능이며, Microsoft가 향후 이 기능을 최신 OneDrive 앱에 통합해 절차를 단순화할 것으로 예상됩니다.
그때까지는 문서 라이브러리를 다운로드하려면 두 가지 동기화 클라이언트를 모두 설치해 두어야 합니다. 주요 사용 사례별로 어떤 OneDrive 버전을 사용해야 하는지는 Microsoft 공식 지원 페이지에서 자세히 확인할 수 있습니다.