Microsoft의 OneNote는 정보를 정리하고 저장하며, 인터넷을 통해 노트를 손쉽게 공유할 수 있도록 설계된 디지털 전자 필기장입니다. 원조 격인 OneNote 2016은 Microsoft Office 2016과 함께 처음 출시된 버전으로, 이 버전의 노트는 컴퓨터에 로컬로 저장됩니다. OneNote 2016은 더 이상 새로운 기능 업데이트가 이루어지지 않지만, 로컬 저장 방식의 필기장을 선호하는 사용자라면 여전히 선택적으로 사용할 수 있습니다.
OneNote는 친구, 동료, 가족과 전자 필기장을 공유해 여러 명이 함께 협업할 수 있는 환경을 제공합니다. 노트를 공유하는 상대에게 편집 권한을 부여할 수도 있으며, 참여자는 노트를 열람하고 자유롭게 편집할 수 있고 모든 변경 사항은 자동으로 동기화됩니다. 이미 OneDrive에 OneNote 전자 필기장을 공유하고 있다면, 누가 단순히 '보기'만 할 수 있는지 아니면 '편집'까지 할 수 있는지 권한을 언제든 유연하게 조정할 수 있습니다.
이 글에서는 OneDrive에 저장된 OneNote 2016 전자 필기장의 권한을 변경하는 방법을 단계별로 소개합니다. 먼저 권한을 조정하기 전에, 로컬에 저장된 전자 필기장을 OneDrive에 공유 상태로 만들어 두어야 한다는 점을 기억하세요.
OneDrive에서 전자 필기장 권한 변경하기
시작 메뉴를 열고 OneNote를 실행한 뒤, 공유된 전자 필기장을 엽니다. 파일 메뉴로 이동하여 공유를 클릭하고, 이어서 사람과 공유를 선택합니다.
공유 대상 목록에서 권한을 변경할 사람의 이름을 찾아 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다. 드롭다운 메뉴에서 아래 두 가지 옵션 중 하나를 선택하면 됩니다.
- 보기 가능(Can View): 전자 필기장을 열람만 할 수 있는 권한을 부여합니다.
- 편집 가능(Can Edit): 전자 필기장을 수정할 수 있는 권한을 부여합니다.
특정 사용자의 접근 자체를 철회하고 싶다면, 같은 메뉴에서 사용자 제거(Remove User)를 선택하면 됩니다.
메일로 전자 필기장 보기 초대하기
OneNote 사용자는 이메일 초대장을 통해 다른 사람을 전자 필기장에 초대할 수도 있습니다. 함께 작업하고 싶은 상대에게 초대 메일만 보내면 되며, 절차는 다음과 같습니다.
OneNote를 열고 공유하려는 전자 필기장을 선택합니다. 파일 메뉴로 이동한 뒤 공유를 클릭합니다.
사람과 공유 항목에 전자 필기장을 공유할 상대의 이름 또는 이메일 주소를 입력합니다.
화면 오른쪽의 드롭다운 메뉴에서 권한을 선택합니다. 상대가 전자 필기장을 편집하도록 허용할 수도 있고, 읽기·열람만 가능하도록 설정할 수도 있습니다.
필요하다면 빈칸에 간단한 메모를 덧붙이고 공유 버튼을 클릭해 이메일 초대장을 발송하면 됩니다.
전자 필기장 공유 링크 생성하기
OneNote는 전자 필기장의 공유 링크를 생성하는 기능도 제공합니다. 링크를 받은 사람은 전자 필기장을 열람하거나 편집할 수 있으며, 참여자가 이 링크를 지인에게 다시 전달하면 그들 역시 전자 필기장에 접근할 수 있습니다. 공유 링크를 만드는 방법은 아래와 같습니다.
OneNote를 열고 공유 링크를 생성할 전자 필기장을 선택합니다. 파일 메뉴에서 공유를 클릭한 뒤, 공유 링크 가져오기(Get a Sharing Link)를 선택합니다.
링크 종류를 선택합니다. 상대가 열람만 하도록 하려면 보기 링크(View Link)를, 수정까지 허용하려면 편집 링크(Edit Link)를 고르면 됩니다.
그다음 링크 만들기(Create Link)를 클릭합니다.
만약 나중에 마음이 바뀌어 해당 링크의 사용을 중단하고 싶다면, 공유 링크를 비활성화하여 더 이상 아무도 전자 필기장을 보거나 편집하지 못하도록 할 수 있습니다.
파일 메뉴에서 공유를 클릭하고, 공유 링크 가져오기로 이동합니다.
보기 링크 또는 편집 링크 옆에 있는 링크 비활성화(Disable Link)를 클릭하면 완료됩니다.