SharePoint의 버전 관리(Versioning) 기능을 활용하면 라이브러리에 변경 사항이 발생할 때마다 항목을 손쉽게 저장하고, 추적하며, 필요할 때 이전 버전으로 복원할 수 있습니다. 이 기능은 사용자가 자신의 사이트에 게시되는 콘텐츠를 직접 통제할 수 있게 해주는 강력한 도구입니다. 이번 글에서는 SharePoint 2016 환경에서 라이브러리와 목록 각각에 대해 버전 관리를 구성하는 방법을 자세히 살펴보겠습니다.
SharePoint에서 라이브러리 또는 목록의 버전 관리 활성화하기
SharePoint 목록과 라이브러리의 버전 관리 기능을 사용하면 시간의 흐름에 따라 정보를 추적하고 관리할 수 있습니다. 항목의 기록에서 이전 버전을 조회하고 복구하는 것도 가능합니다. 버전 관리가 활성화되면 변경 사항이 저장될 때마다 새 버전이 항목 기록에 추가됩니다. 저장되는 버전 수와 초안(부 버전)의 표시 여부는 목록 및 라이브러리별로 조정할 수 있습니다. — Office.com
버전 관리는 특정 항목이나 파일의 과거 버전을 확인하거나 복원해야 할 때 그 진가를 발휘합니다. SharePoint에서 목록이나 라이브러리의 버전 관리를 활성화하는 전체 과정은 다음과 같습니다.
- 설정 그룹에서 목록 설정 또는 라이브러리 설정에 접근합니다.
- 버전 설정 페이지로 이동합니다.
- 문서 라이브러리의 버전 관리를 구성합니다.
- 목록(List)의 버전 관리를 구성합니다.
참고로, 비즈니스용 OneDrive 사이트에 이미 만들어져 있는 라이브러리 중 버전 관리가 꺼져 있는 곳이 있다면 언제든지 원하는 시점에 활성화할 수 있습니다.
1단계: 목록 설정 또는 라이브러리 설정 열기
버전 관리를 활성화하려는 SharePoint 라이브러리 또는 목록으로 먼저 이동합니다.
상단 리본 메뉴에서 라이브러리(Library) 또는 목록(List) 탭을 선택합니다.
그다음 '설정(Settings)' 그룹에서 '라이브러리 설정' 또는 '목록 설정' 옵션을 클릭합니다.
2단계: 버전 설정 페이지로 이동
'라이브러리 설정' 창이 열리면 파란색 링크로 표시된 '버전 설정(Versioning settings)' 항목을 클릭합니다.
3단계: SharePoint 문서 라이브러리의 버전 관리 구성
[이미지 출처 – Office.com]
'버전 설정' 페이지로 이동하면 아래 항목들에 해당하는 옵션에 체크하여 버전 관리를 활성화할 수 있습니다.
- 제출된 항목에 대한 콘텐츠 승인 요구 여부 설정
- 문서 라이브러리에서 파일을 편집할 때마다 버전 생성 — 주 버전만 생성하거나 주 버전과 부 버전을 모두 생성하도록 선택
- 보관할 버전 및 초안 수 제한 설정
- 초안 항목을 볼 수 있는 사용자 범위 지정
- 편집 전 문서 체크아웃 필수 여부 설정
4단계: SharePoint 목록(List)의 버전 관리 구성
목록의 경우에도 마찬가지로 '버전 설정' 페이지에서 원하는 옵션에 체크하면 버전 관리를 활성화할 수 있습니다.
만약 나중에 SharePoint 목록이나 라이브러리의 버전 관리를 비활성화하고 싶다면 어떻게 해야 할까요?
위에서 안내한 동일한 단계를 반복한 뒤, '버전 설정' 페이지에서 '버전 관리 안 함(No versioning)'을 선택하면 됩니다. 필요에 따라 '콘텐츠 승인 요구' 항목도 '아니요'로 변경할 수 있습니다.
목록 관리 권한이 있는 사용자라면 누구든지 라이브러리의 버전 관리를 켜거나 끌 수 있습니다. 버전 관리는 일정 달력, 문제 추적 목록, 사용자 지정 목록 등 모든 기본 목록 유형의 목록 항목에서 사용 가능합니다.