누구나 한 번쯤 자신만의 할 일 목록을 만들어 본 적이 있을 것입니다. 특히 같은 집에 사는 가족, 하나의 업무를 함께하는 동료, 프로젝트를 진행하는 학생 그룹처럼 여러 명이 함께 무언가를 할 때는 할 일 목록을 모든 구성원과 공유할 수 있다면 훨씬 편리합니다.
이를 위한 협업 도구는 셀 수 없이 많지만, 굳이 서드파티 앱을 다운로드할 필요가 있을까요? 이미 기기에 내장된 기능으로 충분히 해결할 수 있습니다. 이번 글에서는 Mac의 미리 알림(Reminders) 앱으로 목록을 공유하고, 공동 작업하고, 업무를 나누는 방법을 자세히 알아보겠습니다.
미리 알림 목록 공유를 위해 필요한 조건
본격적으로 시작하기 전에, 이 기능을 사용하려면 다음 두 가지 조건이 충족되어야 합니다.
iCloud 계정
Mac은 iCloud를 통해 미리 알림 목록을 공유합니다. 따라서 iCloud를 사용하는 친구나 지인과만 목록을 공유하고 공동 작업을 할 수 있습니다.
모든 기기에 동일한 Apple ID로 iCloud에 로그인되어 있다면, macOS Catalina, iOS 13, iPadOS 13 이상을 실행하는 어떤 기기에서도 업그레이드된 미리 알림을 만들고 편집할 수 있습니다.
미리 알림 업그레이드
또한 이 기능은 미리 알림 앱의 업그레이드된 기능에 포함되어 있기 때문에, 공동 작업에 참여할 모든 사람이 iCloud 계정에서 미리 알림을 업그레이드해야 합니다.
미리 알림을 업그레이드하려면 운영체제를 최신 버전으로 업데이트하기만 하면 됩니다. 앱을 처음 열면 미리 알림을 업그레이드하라는 안내 창이 나타나는데, 이때 업그레이드(Upgrade) 버튼을 클릭하면 됩니다.
만약 이 안내 창이 보이지 않는다면 시스템 환경설정 > Apple ID로 이동한 후, 사이드바에서 iCloud 탭을 클릭하고 미리 알림 항목에 체크되어 있는지 확인하세요.
주의할 점은 업그레이드된 미리 알림이 이전 버전과 하위 호환되지 않는다는 것입니다. 즉, 한번 업그레이드하면 역시 업그레이드를 마친 사람들과는 목록을 공유할 수 있지만, 예전 버전의 미리 알림으로 되돌릴 수는 없습니다.
마찬가지로, 상대방이 먼저 미리 알림을 업그레이드하지 않으면 그 사람이 공유한 목록을 내 화면에서 확인할 수 없습니다.
Mac에서 미리 알림 목록 공유하는 방법
공유에 필요한 준비가 끝났다면, 아래 순서대로 따라 해보세요.
- 미리 알림 앱을 실행합니다.
- 사이드바에서 공유할 목록을 선택한 뒤 공유(Share) 버튼을 클릭합니다. 이 버튼은 목록에 마우스 커서를 올렸을 때 나타나는 사람 모양 아이콘입니다. 아이콘이 항상 표시된다면 해당 목록이 이미 공유 중이라는 의미입니다.
- 초대장을 보낼 방법을 선택합니다.
- 초대받은 사람들이 다른 사람을 추가로 초대할 수 있게 하려면 누구나 더 많은 사람을 추가할 수 있음 옆의 체크박스를 선택합니다.
- 공유(Share) 버튼을 눌러 마무리합니다.
초대가 수락되면, 초대받은 사람들도 해당 미리 알림 목록을 직접 수정하고 관리할 수 있게 됩니다.
공유 목록에 새 멤버 추가하는 방법
설정 과정에서 몇몇 사람을 빠뜨렸더라도 걱정하지 마세요. 언제든 추가할 수 있습니다.
- 미리 알림 앱에서 공유 중인 목록을 선택하고 공유 버튼을 클릭합니다.
- 창 하단의 사람 추가를 클릭합니다.
- 초대장 전송 방식을 선택하고, 다른 사람 초대를 허용할지 여부를 설정합니다.
- 공유 버튼을 클릭합니다.
공유 목록 접근 권한 세부 설정하기
목록 소유자라면 누가 다른 사람을 초대할 수 있는지 직접 관리할 수 있습니다.
모두 또는 아무도 초대하지 못하게 설정
앞서 언급했듯이 누구나 사람을 추가할 수 있음 옵션에 체크하면 초대받은 모든 사람이 자유롭게 다른 사람을 초대할 수 있습니다. 본인 외에는 아무도 멤버를 추가하지 못하게 하려면 이 체크박스를 해제하면 됩니다.
특정인에게만 초대 권한 부여
특정 사람에게만 초대 권한을 주고 싶다면, 미리 알림 목록의 사람 창으로 이동하세요. 권한을 주고 싶은 사람을 선택한 뒤 옵션(...) 버튼을 클릭하고 다른 사람 추가 허용을 누르면 됩니다. 정상적으로 적용되면 해당 옵션 옆에 체크 표시가 나타납니다.
초대 권한을 주고 싶지 않은 사람에게는 이 옵션의 체크를 해제해 두세요.
미리 알림 목록 공유 중단하는 방법
목록 소유자라면 언제든 원하는 시점에 멤버를 제거하거나 공유를 완전히 중단할 수 있습니다. 사람 창으로 이동한 후 공유 중단을 클릭하세요. 확인 창이 나타나면 계속을 누릅니다. 이렇게 하면 모든 참여자의 기기에서 해당 목록이 삭제됩니다.
특정인의 접근 권한만 제거하기
공유를 완전히 중단하는 대신, 더 이상 목록을 공유하고 싶지 않은 개별 멤버만 제거할 수도 있습니다. 아래 단계를 따라 해보세요.
- 공유 목록의 사람 창으로 다시 이동합니다.
- 제거하고 싶은 사람을 선택합니다.
- 옵션(...) 버튼을 클릭한 후 접근 권한 제거를 누릅니다. 해당 인원이 목록에서 즉시 제거됩니다.
목록을 공유하고 업무를 위임해 보세요
미리 알림 앱을 활용하면 할 일 목록을 손쉽게 공유하여 더욱 원활한 협업이 가능합니다. 여기에 두뇌풍기나 리서치까지 함께할 수 있는 Apple 메모(Apple Notes)의 공동 작업 기능을 결합하면, 팀워크를 한 단계 더 끌어올릴 수 있습니다.