Mac에서 문서, 스프레드시트 또는 프레젠테이션을 함께 작업해야 하는 상황이라면 여러 가지 방법을 활용할 수 있습니다. Pages, Numbers, Keynote는 재택근무든 사무실이든 훌륭한 협업 기능을 제공하며, 이 글에서는 그 핵심 기능들을 하나씩 살펴보겠습니다.
문서 공유를 위한 참여자 초대하기
문서로 협업을 시작하려면 먼저 참여자를 초대해야 합니다. Mac의 공유 메뉴 설정에 따라 몇 가지 방법으로 초대할 수 있으며, 세 가지 앱 모두 동일한 절차를 따릅니다.
- 공유할 문서, 스프레드시트 또는 프레젠테이션을 엽니다.
- 도구 막대에서 공동 작업(Collaborate) 버튼을 클릭하거나, 메뉴 막대에서 공유(Share) > 다른 사람과 공동 작업(Collaborate With Others)을 선택합니다.
- 공유 방식을 선택하기 전에 공유 옵션(Share Options)을 클릭하여 파일에 접근할 수 있는 대상과 부여할 권한을 지정합니다. 접근 가능 대상은 초대한 사람만으로 설정하는 것이 권장되며, 권한은 보기만 허용할 경우가 아니라면 변경 가능을 선택하는 것이 좋습니다.
- 참여자를 초대할 방식을 선택하고 공유(Share)를 클릭한 뒤, 안내에 따라 절차를 완료합니다.
공유 옵션 변경하기
위 3단계에서 실수로 잘못된 공유 옵션을 선택했거나 나중에 변경하고 싶다면, 몇 번의 클릭만으로 손쉽게 수정할 수 있습니다.
- 공유한 문서를 연 뒤 도구 막대의 공동 작업 버튼을 클릭하거나, 메뉴 막대에서 공유 > 공동 작업 세부 정보(Collaboration Details)를 선택합니다.
- 특정 참여자 한 명의 옵션을 조정하려면 해당 이름 옆의 더 보기(점 세 개) 버튼을 클릭하고 변경 사항을 적용합니다.
- 모든 참여자의 옵션을 한꺼번에 조정하려면 공유 옵션 섹션을 확장한 후 변경하면 됩니다.
암호로 문서 보호하기
문서에 민감한 정보가 담겨 있다면, 링크를 통한 접근 제한만으로는 부족하게 느껴질 수 있습니다. 이럴 때 모든 참여자가 문서를 열기 위해 반드시 입력해야 하는 암호를 빠르게 설정할 수 있습니다.
- 공유한 문서를 열고 메뉴 막대에서 파일(File) > 암호 설정(Set Password)을 선택합니다.
- 암호를 입력하고 확인란에 다시 입력합니다.
- 원한다면 암호 힌트를 추가하고, 이 암호를 내 키체인에 기억 옵션에 체크할 수도 있습니다.
- 암호 설정을 클릭합니다.
암호 보호는 협업에 필수적인 것은 아니지만, 기밀 문서를 다룰 때 유용하게 활용할 수 있는 선택적 기능입니다.
누가 문서를 편집 중인지 확인하기
참여자들과 실시간으로 함께 문서를 편집할 수 있기 때문에, 누가 어떤 부분을 작업 중인지 쉽게 파악할 수 있는 방법이 마련되어 있습니다.
첫째, 현재 문서를 편집 중인 사람의 이름이 화면에 잠깐 표시됩니다.
둘째, 공동 작업 버튼을 클릭하거나 메뉴 막대에서 공유 > 공동 작업 세부 정보를 선택한 후, 이름 옆의 색상 점을 클릭하면 해당 참여자가 현재 편집 중인 위치가 바로 표시됩니다. 각 참여자에게는 서로 다른 색상이 자동으로 배정되어 구분이 쉽습니다.
실시간 협업은 Pages, Numbers, Keynote의 강력한 기능입니다. 하지만 인터넷 연결이 끊기더라도 걱정하지 마세요. 오프라인에서도 문서를 계속 편집할 수 있습니다!
오프라인에서 문서 편집하기
인터넷이 되지 않는 환경에 있거나 갑자기 연결이 끊긴 경우에도 Pages, Numbers, Keynote에서 공유 문서를 계속 편집할 수 있습니다. 이 기능은 기본적으로 활성화되어 있어 별도로 설정을 켤 필요가 없다는 점이 장점입니다.
문서를 편집하다가 연결이 끊기면 오프라인 상태이지만 계속 편집할 수 있다는 짧은 안내 메시지가 표시되고, 연결이 복구되면 역시 알림 메시지로 알려줍니다.
오프라인에서 수정한 내용은 최소 30일간 저장되며, iCloud에 다시 연결되면 자동으로 업로드됩니다. 업로드 상태를 확인하려면 메뉴 막대에서 보기(View) > 동기화 상태 표시(Show Sync Status)를 클릭하세요.
오프라인 편집과 관련해 한 가지 유의할 점이 있습니다. Apple의 설명에 따르면:
협업 중인 다른 사람이 내가 오프라인에서 편집한 개체, Keynote 슬라이드 또는 Numbers 시트를 삭제했다면, 온라인으로 복귀해 문서가 iCloud와 동기화될 때 해당 편집 내용은 문서에 반영되지 않습니다.
공동 작업자 추가 및 제거하기
새 참여자를 추가하거나 특정 참여자와의 협업을 중단하거나 전체 공유를 종료하는 것도 간단합니다.
모든 경우에 공동 작업 버튼을 클릭하거나 메뉴 막대에서 공유 > 공동 작업 세부 정보를 선택한 후 아래 중 하나를 실행하면 됩니다.
참여자 추가: 사람 추가(Add People)를 클릭하고 처음 참여자를 초대했을 때와 동일한 단계를 진행합니다.
참여자 제거: 해당 이름 옆의 더 보기(점 세 개) 버튼을 클릭하고 접근 권한 제거(Remove Access)를 선택합니다.
전체 공유 중단: 공동 작업 버튼 사용 시에는 공유 중단(Stop Sharing)을 클릭하고, 메뉴 막대의 공유 > 공동 작업 세부 정보를 사용할 경우에는 공유 옵션 > 공유 중단을 선택합니다.
Mac에서 Pages, Numbers, Keynote 협업 시 유의 사항
Mac의 Pages, Numbers, Keynote에서 문서로 협업할 때는 몇 가지 요구 사항을 충족해야 합니다.
- macOS Mojave 이상을 사용해야 합니다.
- Pages, Numbers, Keynote 버전 10.0 이상을 사용해야 합니다.
- Mac에서 iCloud에 로그인하고 iCloud Drive를 활성화해야 합니다.
또한 생산성 도구의 협업 기능에는 다음과 같은 제약이 있습니다.
- 50MB보다 큰 미디어 파일은 편집할 수 없습니다.
- 스타일을 생성, 삭제 또는 재정렬할 수 없습니다.
- 언어 및 지역 설정을 변경할 수 없습니다.
- 셀이나 지역 등의 사용자 지정 서식을 변경할 수 없습니다.
그 밖에 앱별 협업 제한 사항이나 참여자가 다른 기기 또는 iCloud.com을 사용하는 경우의 요구 조건이 있습니다. 필요하다면 Apple의 협업 지원 페이지에서 추가 정보를 확인할 수 있습니다.
사용자 지정 스타일, 언어 및 지역 설정 등에 대한 더 자세한 내용은 Pages, Numbers, Keynote 고급 팁을 참고하시기 바랍니다.
Mac에서의 협업은 생각보다 쉽습니다
여러 사람이 함께 문서, 스프레드시트 또는 슬라이드쇼를 작성해야 할 때, Mac의 Pages, Numbers, Keynote는 협업을 무척 간편하게 만들어 줍니다. 초대부터 권한 관리, 오프라인 편집까지 이 글에서 안내한 기능들을 활용하면 팀워크가 한층 매끄러워질 것입니다.
더 많은 협업 방법이 궁금하다면 Gmail에서 활용할 수 있는 협업 도구나 Google Maps 공동 작성 방법도 함께 살펴보세요.