이메일에 깔끔하고 간결하면서도 인상적인 서명을 넣는 것은 생각보다 훨씬 중요합니다. 주로 온라인에서 활동하는 프리랜서 작가인 저에게 이메일 서명은 90년대의 명함과 같은 역할을 합니다.
Gmail에 서명을 추가하는 방법 자체는 매우 간단합니다. 설정으로 들어가 '서명' 항목까지 스크롤한 뒤 내용을 입력하면 됩니다. 하지만 기본 기능은 선택지가 제한적입니다. 인용문 앞이나 뒤에 서명을 배치하는 옵션이 제한적일 뿐만 아니라, 서명을 켜거나 끌 때마다 설정 화면에 들어가야 한다는 점도 번거롭습니다.
이 글에서는 Gmail의 '미리 저장된 응답(Canned Responses)' 도구를 활용해 여러 개의 서명을 만들고, 메일을 보낼 때마다 원하는 서명(또는 서명 없음)을 간편하게 선택하는 방법을 소개합니다.
1단계: 미리 저장된 응답(Canned Responses) 사용 설정하기
먼저 Gmail 랩스(Labs)에서 미리 저장된 응답 기능을 활성화해야 합니다. Gmail 랩스에는 다양한 실험용 부가 기능이 모여 있습니다.
1. Gmail 받은함에서 오른쪽 상단의 톱니바퀴 아이콘을 클릭한 뒤 '설정'으로 들어가고, '랩스' 탭을 클릭합니다.
2. '랩 검색' 입력란에 canned responses를 입력하고 Enter 키를 누릅니다. '사용 가능한 랩' 목록에 미리 저장된 응답이 나타납니다. ('게으른 사람을 위한 기능'이라는 문구는 무시하세요. 자동 답장보다 훨씬 생산적인 용도로 활용하는 것이니까요!) '사용'을 클릭한 뒤 '변경사항 저장'을 누릅니다.
이제 미리 저장된 응답 기능이 활성화되었으니, 본격적으로 서명을 만들어 보겠습니다.
2단계: 서명 만들기
1. 새 메일을 작성하듯 Gmail에서 '편지 쓰기'를 클릭합니다.
2. 새 메시지 창 오른쪽 하단의 작은 화살표를 클릭한 뒤 '미리 저장된 응답' → '새 미리 저장된 응답'을 차례로 선택합니다.
3. 나타나는 입력란에 기억하기 쉬운 서명 이름을 입력하고 확인을 누릅니다.
4. 다시 새 메시지 창에서 '미리 저장된 응답'을 열고, '삽입' 하위 목록에서 방금 만든 서명 이름을 클릭합니다. 그러면 서명 이름이 메일의 '제목' 줄에 표시됩니다.
5. 이제 메일 본문 영역(평소 메시지를 입력하는 곳)에 원하는 서명 내용을 입력합니다.
서명을 더 멋있게 꾸미는 팁
저는 서명 앞에 하이픈 두 개(--)를 붙여 본문과 서명을 깔끔하게 구분하는 것을 좋아합니다. 첫 줄에는 이름, 그다음 줄에는 직함, 세 번째 줄에는 일하거나 집필하는 회사의 로고를 넣습니다. 물론 SNS 계정, 전화번호 등을 추가해도 좋습니다. 어차피 여러분의 서명이니까요!
사이트나 회사 로고를 사용하고 싶다면 웹사이트에서 로고를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 뒤 '이미지를 다른 이름으로 저장'을 선택하면 됩니다. 이 방법이 되지 않을 경우 Windows 캡처 도구(시작 메뉴에서 검색 가능)를 이용해 로고를 잘라내어 이미지로 저장할 수도 있습니다.
로고를 저장했다면, 해당 파일을 드래그해서 서명을 만들고 있는 Gmail 창으로 끌어다 놓습니다. 로고는 기본적으로 '맞춤' 크기로 삽입되며, 이미지 모서리를 드래그하면 크기를 자유롭게 조절할 수 있습니다.
3단계: 서명 저장하고 불러오기
서명 입력을 마쳤다면, 나중에 사용할 수 있도록 저장합니다. 오른쪽 하단 휴지통 아이콘 옆의 화살표를 클릭 → '미리 저장된 응답'을 선택한 뒤, '저장' 하위 목록에서 서명 이름을 선택합니다.
첫 번째 서명이 완성되었습니다! 이후 메일에 서명을 넣고 싶을 때는 편지 쓰기를 연 뒤, 오른쪽 하단의 화살표 → '미리 저장된 응답'을 클릭하고 '삽입' 하위 목록에서 원하는 서명을 선택하면 됩니다.
위 방법으로 서명을 여러 개 만들어 두면, 메일을 보낼 때마다 상황에 맞게 골라 사용할 수 있습니다. 기존 서명을 수정하고 싶다면 Gmail에서 '편지 쓰기'를 클릭하고 앞서 설명한 방법으로 서명을 삽입한 뒤 자유롭게 편집하면 됩니다.
편집이 끝나면 오른쪽 하단 휴지통 아이콘 옆의 화살표 → '미리 저장된 응답'을 클릭하고 '저장' 하위 목록에서 해당 서명을 선택해 변경 사항을 저장합니다.
다만 이 방법의 유일한 단점은 데스크톱 환경에 최적화되어 있다는 점입니다. Gmail 모바일 앱에서는 미리 저장된 응답에 빠르게 접근할 수 없기 때문에 이 방법을 그대로 사용하기 어렵습니다.
참고: 최신 Gmail에서는 기본 설정으로 여러 서명 지원
참고로 현재 Gmail에서는 과거 랩스 기능이었던 '미리 저장된 응답'이 제거되었습니다. 대신 최신 Gmail은 설정 → '일반' 탭 → '서명' 섹션에서 '새로 만들기' 버튼을 통해 여러 개의 서명을 기본적으로 지원합니다. 여기서 만든 서명은 새 메일 작성 시 하단의 펜(서명) 아이콘으로 손쉽게 전환할 수 있으며, 모바일 앱에서도 동일하게 적용됩니다. 따라서 최신 버전을 사용한다면 랩스 기능 없이도 여러 서명을 훨씬 편리하게 관리할 수 있습니다.
마무리
저는 늘 Gmail의 기본 서명 기능에 답답함을 느껴 왔는데, 주로 자동 응답용으로 쓰이는 숨겨진 기능이 내 서명 컬렉션을 만들고 관리하는 데 이렇게나 완벽하다는 사실에 놀랐습니다. 때로는 하나의 기능이나 앱이 겉보기 용도와는 전혀 다른 목적으로 활용될 수 있다는 좋은 예이기도 합니다.