업무 대부분을 Google Docs로 처리한다면, 같은 문서 레이아웃을 반복해서 작성하고 있다는 사실을 눈치챘을 것입니다. 기존 문서에서 서식과 스타일을 일일이 복사해 오는 대신, 해당 유형의 문서 전용 템플릿을 미리 만들어 두는 것이 훨씬 효율적입니다. 이렇게 해두면 새 문서가 필요할 때마다 템플릿만 불러와서 반복적인 초기 작업 없이 바로 내용 작성에 집중할 수 있습니다.
사실 과거의 Google Docs에는 직접 만든 템플릿을 템플릿 갤러리에 등록할 수 있는 기능이 있었습니다. 덕분에 자주 쓰는 양식을 손쉽게 저장하고 재사용하기가 매우 간편했습니다. 하지만 Google은 이후 일반 Google Docs에서 맞춤 템플릿 기능을 제거하고, 정기적인 요금제 결제가 필요한 G Suite(현재 Google Workspace) 서비스로 이전했습니다. 일반 사용자는 여전히 Google이 기본 제공하는 템플릿은 사용할 수 있지만, 직접 만든 템플릿을 업로드하는 것은 불가능합니다. 템플릿 하나 만들자고 비용을 지불하고 싶지 않다면, 아래 방법으로 수동으로 나만의 템플릿을 만들어 활용해 보세요.
1단계: 템플릿 문서 준비하기
핵심 원리는 간단합니다. 템플릿 역할을 할 문서를 하나 만들어 관리하는 것입니다. 처음부터 새로 만들고 싶다면 Google Docs 메인 페이지에서 '새 문서' 버튼을 클릭해 빈 문서를 생성하세요.
이미 원하는 레이아웃이 적용된 문서가 있다면 그 문서를 활용하는 것도 좋은 방법입니다. 다만 향후 다른 문서에 재사용해야 하므로 기존 데이터는 모두 삭제해야 합니다. 원본 작업물을 잃어버리지 않으려면 문서를 연 뒤 [파일] → [사본 만들기]를 클릭하세요. 그러면 복제된 파일이 생성되며, 이 사본을 마음껏 편집해 템플릿으로 만들면 됩니다.
이제 이 문서를 템플릿 형태로 다듬습니다. 모든 기본 서식과 구조는 완성하되, 실제 데이터가 들어갈 자리는 비워두는 것이 핵심입니다. 그래야 나중에 템플릿을 사용할 때 필요한 데이터만 입력하면 되기 때문입니다. 예를 들어 개인 정보를 기입해야 하는 문서용 템플릿을 만든다면, 아래 스크린샷처럼 모든 입력 필드를 배치만 해두고 값은 비워둡니다.
작업 편의를 위해 자리표시자(placeholder) 텍스트를 남겨두는 것도 좋습니다. 예를 들어 편지지 템플릿이라면 '<이름>', '<회사명>' 같은 텍스트를 삽입해 어느 부분에 무엇을 입력해야 하는지 한눈에 알 수 있게 하는 식입니다. 나아가 자리표시자 텍스트 자체에 원하는 답변 스타일의 서식(글꼴, 크기, 색상 등)을 미리 적용해 두면, G Suite 없이도 매번 수동으로 서식을 고칠 필요가 없습니다.
템플릿을 원하는 대로 완성했다면, 나중에 쉽게 알아볼 수 있는 이름으로 문서를 저장하세요. 이것으로 앞으로 계속 사용할 템플릿이 완성되었습니다.
2단계: 템플릿을 쉽게 찾을 수 있게 정리하기
여기서 한 가지 문제가 있습니다. 이 템플릿 문서는 Google Drive에 있는 수많은 일반 문서와 겉보기에 다를 게 없다는 점입니다. 문서를 많이 만들다 보면 템플릿이 그 사이에 묻혀 버리기 쉽고, 매번 검색으로 찾아내는 것은 번거로운 일입니다. 템플릿이 필요할 때 바로 찾을 수 있도록 아래 두 가지 방법 중 하나를 활용해 보세요.
방법 1: 전용 폴더 만들기
첫 번째 방법은 '템플릿'이라는 이름의 전용 폴더를 만들고 그 안에 템플릿 문서를 보관하는 것입니다. 먼저 Google Drive로 이동한 뒤, 파일이나 폴더가 없는 빈 공간을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 '새 폴더'를 선택합니다.
폴더 이름을 '템플릿'으로 지정한 후 '만들기'를 클릭합니다.
그다음 템플릿 문서를 이 폴더로 옮깁니다. 파일을 드래그 앤 드롭으로 끌어다 놓거나, 파일을 오른쪽 클릭한 뒤 '이동'을 선택하고 템플릿 폴더를 지정하면 됩니다.
폴더는 일반적으로 문서 목록 위쪽에 표시되기 때문에, 문서를 아무리 많이 만들어도 항상 템플릿에 바로 접근할 수 있다는 장점이 있습니다.
방법 2: 별표(Star) 표시 활용하기
또 다른 방법은 템플릿 문서에 별표를 표시해 두는 것입니다. Google Drive에서 해당 문서를 오른쪽 클릭한 뒤 '별표 추가'를 클릭하면 됩니다.
Google Drive 왼쪽 메뉴에서 '별표' 카테고리를 클릭하면 별표 표시된 문서만 따로 모아 보여줍니다. 중요한 파일에 즉시 접근할 수 있는 아주 간편한 방법입니다.
3단계: 템플릿 실제로 사용하기
템플릿을 만들고 찾기 쉬운 위치에 보관했다면, 이제 문서 작성 시간을 크게 단축할 차례입니다. 사용 방법은 간단합니다. Google Drive에서 템플릿 파일을 오른쪽 클릭한 뒤 '사본 만들기'를 선택하세요. Google Docs 화면 안에 있다면 앞서 설명한 것처럼 [파일] → [사본 만들기] 메뉴를 이용하면 됩니다.
사본에는 작업 내용을 알 수 있는 이름을 붙여주세요.
이렇게 하면 템플릿의 깨끗한 사본이 생성되며, 원하는 대로 자유롭게 작성할 수 있습니다. 미리 만들어 둔 입력 필드를 채워 넣으면서도, 원본 템플릿은 그대로 보존되므로 다음 문서부터는 언제든 다시 활용할 수 있습니다.
마치며: 반복 업무를 줄이는 스마트한 템플릿 활용
Google이 기본 Google Docs에서 사용자 맞춤 템플릿 기능을 제거하면서, 이제는 직접 템플릿을 만들고 관리해야 합니다. 다행히 이 글에서 소개한 방법을 활용하면 템플릿을 만들고, 쉽게 찾을 수 있도록 정리하고, 새 문서 작성에 활용하는 전 과정을 무료로 해결할 수 있습니다.
여러분의 업무 흐름에서 템플릿은 얼마나 중요한가요? 아래 댓글로 의견을 남겨주세요.