윈도우가 등장한 이래로 마이크로소프트 엑셀은 숫자 계산, 스프레드시트 작성, 청구서 관리 등 무수한 행과 열의 그리드로 정리하고 싶은 모든 작업을 위한 필수 프로그램으로 자리 잡아 왔습니다.
하지만 클라우드가 주류가 되면서 구글 스프레드시트(Google Sheets)는 많은 사람들이 선택하는 프로그램이 되었습니다. 엑셀만큼 풍부한 기능을 갖추지는 못했지만, 겉보기보다 훨씬 더 많은 기능을 숨기고 있습니다.
여기서 소개하는 구글 스프레드시트 활용 팁과 요령을 익혀 두면 한결 수월하게 시작할 수 있을 것입니다.
1. 다른 스프레드시트에서 데이터 가져오기
구글 스프레드시트는 한 스프레드시트에서 다른 스프레드시트로 데이터를 동적으로 가져오도록 손쉽게 설정할 수 있습니다. 특정 결과의 합계를 다른 시트에 표시하거나, 표의 일부 영역 전체를 옮기고 싶을 때 아주 유용합니다. 단순 복사와는 달리 원본 시트의 데이터를 수정하면 가져온 시트의 데이터도 자동으로 함께 업데이트된다는 점이 특징입니다.
이때 사용하는 함수는 ImportRange이며, 형식은 다음과 같습니다.
=IMPORTRANGE("1CwAtNKfeZ1IywYofZBVVsUZ9FJGB7uX6C0x3RMzW0VE","SheetName!A1:D200")
길고 암호처럼 보이는 코드는 해당 스프레드시트의 URL 이름으로, 브라우저 주소창에서 "spreadsheets/d/" 바로 뒤에 있는 값입니다. 위 예시의 "SheetName" 부분은 데이터를 가져올 시트의 정확한 이름으로 교체하고, 느낌표(!) 뒤의 부분은 데이터를 불러올 행/열 범위를 나타냅니다.
2. 행과 열 고정하기
스프레드시트를 만들 때는 대부분 특정 정보를 항상 화면에 표시해 두고 싶어집니다. 예를 들어 프리랜서 업무를 관리한다면 페이지를 아래로 스크롤해도 "지급 금액", "청구일", "웹사이트" 같은 머리글 정보가 계속 보이기를 원할 것입니다.
이렇게 하려면 항상 화면에 두고 싶은 행이나 열을 '고정'하면 됩니다. 메뉴에서 [보기] → [고정]을 클릭한 후 고정할 행 또는 열의 개수를 선택하세요. [보기]를 클릭하기 전에 셀을 미리 선택하면 그 셀까지의 모든 행 또는 열을 한 번에 고정할 수 있는 옵션도 나타납니다.
3. 구글 스프레드시트로 설문 폼 만들기
구글 스프레드시트에는 잘 알려지지 않았지만 놀랄 만큼 강력한 기능이 하나 있습니다. 바로 설문 폼과 설문지를 만들 수 있다는 점입니다. 새 구글 스프레드시트를 연 뒤 [도구] → [폼 만들기]를 클릭하면 구글의 폼 제작 앱으로 이동합니다.
사용법은 매우 간단합니다. 폼에 제목과 설명을 입력하고, '무제 질문'이라고 표시된 곳에 질문을 입력한 후, 답변 형식을 변경하고 싶다면 '객관식' 버튼을 클릭해 객관식, 체크박스, 드롭다운 등 원하는 형식으로 바꾸면 됩니다.
폼 화면 오른쪽 상단에는 설문지의 디자인을 더욱 세밀하게 꾸밀 수 있는 세 가지 옵션도 준비되어 있습니다.
4. 셀에 이미지 삽입하기
[삽입] → [이미지] 메뉴로 이미지를 넣으면 되지 않느냐고 지적하기 전에 알아두세요. 이 방법으로는 이미지가 셀 안에 깔끔하게 들어가는 것이 아니라 스프레드시트 위에 떠 있게 됩니다.
이미지를 셀 안에 직접 삽입하려면 해당 셀을 클릭한 후 =image("삽입할 이미지의 URL")을 입력합니다. 기본적으로 이미지는 가로세로 비율을 유지하면서 셀 크기에 맞게 조절되며, 수식에 몇 가지 변형을 추가하면 원하는 크기로 조정할 수도 있습니다.
=image("이미지 URL",2)– 이미지를 기존 셀 크기에 맞게 재조정합니다.=image("이미지 URL",3)– 셀 크기는 그대로 두고 이미지를 원래 크기로 표시합니다.
5. 숫자 빠르게 합산하기
스프레드시트의 고전적인 기능이지만 의외로 잊기 쉬운 기능입니다. 다행히 구글 스프레드시트는 이 작업을 비교적 쉽게 해줍니다. 행이나 열의 숫자를 빠르게 합산하고 싶다면 마우스 왼쪽 버튼으로 계산할 범위를 드래그하여 선택하기만 하면 됩니다. 그러면 구글 스프레드시트 우측 하단에 해당 숫자들의 합계가 즉시 표시됩니다.
우측 하단의 합계를 클릭하면 평균, 최솟값, 최댓값 등 다른 통계 옵션 목록이 나타나 손쉽게 전환할 수 있습니다.
행이나 열의 숫자 그룹의 합계를 특정 셀에 표시하고 싶다면, 합계를 표시할 셀을 클릭한 후 =sum(A1:A13)을 입력하세요. 여기서 A1과 A13은 합산할 숫자가 있는 시작 셀과 끝 셀입니다.
6. 조건부 서식
화면에 표시되는 방대한 시트 데이터를 한눈에 파악하는 데는 색상 코딩만큼 좋은 방법이 없습니다. 셀의 서식과 색상에 자동 규칙을 적용하려면 [서식] → [조건부 서식]을 클릭하세요.
화면 오른쪽 창에 '조건부 서식 규칙' 목록이 나타납니다. 여기에서 예를 들어 셀이 비어 있으면 자동으로 빨간색으로 칠하거나(미수금 독촉 대상을 즉시 파악하는 데 매우 유용), 특정 단어가 포함된 셀을 원하는 색으로 표시하는 등의 자동화를 설정할 수 있습니다.
선택할 수 있는 옵션이 무척 다양하니 마음껏 활용해 보세요. 스프레드시트는 당신의 캔버스입니다.
7. 셀에 드롭다운 옵션 추가하기
특정 셀에 입력할 수 있는 값을 두 가지(또는 그 이상)로 제한하고 싶다고 가정해 봅시다. 이를 구현하는 가장 좋은 방법은 드롭다운 옵션을 추가하는 것이며, 이를 위해서는 옵션 값을 저장할 새 시트를 먼저 만들어야 합니다.
1. 하단 도구 모음에서 "+" 아이콘을 클릭해 새 시트를 만듭니다.
2. 새 시트의 첫 번째 열에 옵션 값을 입력합니다.
3. 원래 작업 중이던 시트로 돌아가 드롭다운을 삽입할 셀을 선택합니다.
4. 해당 셀을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후 컨텍스트 메뉴 맨 아래에 있는 '데이터 확인'을 선택합니다.
5. '조건' 필드에서 '범위의 목록'을 선택하고, '데이터' 필드에서 시트, 열, 셀 범위를 지정합니다. 이후 '셀에 드롭다운 목록 표시' 옵션에 체크합니다.
6. 확인을 클릭합니다. 이제 셀 내용을 특정 값 범위로 제한할 수 있는 드롭다운 필드가 생성됩니다.
스프레드시트를 활용하는 이상적인 상태는 색상 코딩과 계산 같은 작업을 자동화하는 규칙을 충분히 설정해 두어 최대한 빠르고 효율적으로 작업할 수 있는 환경을 만드는 것입니다. 이번 팁들이 그러한 환경을 조성하고, 시트에 담긴 정보를 훨씬 명확하게 드러내며, 때로는 지루하게 느껴질 수 있는 스프레드시트 관리 작업에 활력을 불어넣는 데 도움이 되기를 바랍니다.