구글 캘린더는 구글이 제공하는 기능 중에서도 가장 과소평가된 서비스 중 하나입니다. 많은 사람들이 단순한 일정 관리 도구로만 사용하지만, 사실 다양한 방식으로 활용할 수 있는 인터랙티브한 앱입니다.
예를 들어, 그룹 회의에 늦을 것 같을 때 구글 캘린더를 활용하면 다른 참석자들에게 자동으로 알림을 보낼 수 있습니다. 아래에서 구글 캘린더에서 이 기능을 활성화하는 방법을 단계별로 살펴보겠습니다.
동료에게 지각 알리기
구글 캘린더 앱을 열고 구글 계정으로 로그인합니다. 그러면 구글에 저장된 일정과 약속 정보가 모두 표시됩니다.
PC에서 구글 캘린더를 사용하면 내 일정이 나타나며, 회의에 참석할 예정인 참석자 목록과 연락 수단도 함께 확인할 수 있습니다.
'참석' 옵션 세 가지(예, 아니요, 미정) 중 하나를 선택합니다.
오른쪽 상단의 '참석자에게 이메일 보내기' 아이콘을 클릭합니다.
늦게 도착한다는 내용을 담은 이메일을 작성해 다른 참석자들에게 보냅니다.
또는 일정 알림 상단의 연필 아이콘을 누르면 일정을 수정할 수 있는 다양한 옵션 페이지로 이동합니다. 여기서 '메모/참석자 추가'를 클릭하면 그룹 멤버들에게 지각 소식을 전달할 수 있습니다.
안드로이드 앱으로 알리기
안드로이드 스마트폰에서 구글 캘린더 앱을 실행합니다.
'설정 → 일반 → 빠른 응답' 메뉴로 이동합니다.
미리 설정된 메시지 중 하나를 선택하거나, 새 메시지를 직접 작성합니다.
알림 메뉴에서 '참석자에게 이메일'을 터치하면, 그룹 멤버들에게 일일이 연락하는 번거로움 없이 한 번에 소식을 전할 수 있습니다.
회의 연기하기
늦는 것은 물론 아예 참석이 어려운 상황이라면 회의 자체를 연기해야 할 수도 있습니다. 이럴 때 구글 캘린더를 활용하면 그룹 멤버들이 각자 가능한 새 회의 시간을 제안하도록 할 수 있습니다.
새 일정을 만들고 모든 멤버를 참석자로 추가한 뒤, 각 참석자 이름 아래에 있는 '추천 시간'을 탭해 보세요. 드롭다운 메뉴가 열리며 모든 참석자가 회의 가능한 시간 목록이 표시됩니다.
마무리
지각 사실을 알리는 것과 별개로, 참석자들에게 메시지를 보내는 것은 기본적인 예의로 여겨집니다. 이 메시지 역시 구글 캘린더로 미리 설정해 둘 수 있습니다. 내용은 '늦을 것 같다'는 간단한 한마디부터 지각 사유 설명, 사과 인사까지 자유롭게 작성할 수 있습니다. 핵심은 다른 참석자들이 내 상황을 파악하고, 나 없이 회의를 먼저 진행할지 결정할 수 있도록 하는 것입니다.