구글 캘린더(Google Calendar)는 잘만 활용하면 수정구슬처럼 다가올 며칠의 모습을 미리 보여주는 강력한 도구입니다. 다만 캘린더 자체보다 중요한 것은 여러분의 시간 관리 습관입니다.
일정이 과도하게 몰리면 캘린더는 오히려 통제 불능 상태가 되기 쉽습니다. 그럴 때야말로 한 발 물러나 일정 스트레스를 덜어낼 필요가 있습니다. 아래에서 소개하는 구글 캘린더 활용 팁으로 캘린더를 체계적으로 정리하고 소중한 시간을 절약해 보세요.
1. 나에게 맞는 화면 보기 방식으로 변경하기
구글 캘린더는 키 하나만 눌러도 원하는 보기 방식으로 전환할 수 있습니다. 하루 단위로 확대해서 세부 일정을 살펴볼 수도 있고, 연간 보기로 축소해 큰 그림을 파악할 수도 있습니다.
보기 방식을 바꾸려면 화면 오른쪽 위의 드롭다운 화살표를 클릭하세요. 일별, 주별, 월별, 연간 보기를 지원하며, 키보드 단축키로도 손쉽게 전환할 수 있습니다. 더 간단하게 하고 싶다면 당일 일정에만 집중하는 것도 좋은 방법입니다.
또한 중요한 일정에만 집중하고 싶다면 주말과 거절한 일정을 화면에서 제거할 수 있습니다.
설정에서 더 많은 옵션을 확인할 수 있습니다. 오른쪽 위의 톱니바퀴(설정) 아이콘을 클릭한 후 설정 > 일반 > 보기 옵션으로 이동하세요.
여러 개의 구글 캘린더를 나란히 비교하는 것도 어렵지 않습니다. 일별 보기를 선택한 뒤 왼쪽 사이드바에서 함께 표시하고 싶은 캘린더의 체크박스를 선택하기만 하면 됩니다.
2. '일정' 보기로 하루 일정 빠르게 확인하기
원격 팀으로 일한다면 '일정(Schedule)' 보기가 특히 유용합니다. 겹치는 일정을 한눈에 잡아낼 수 있기 때문입니다. 공유 캘린더가 있다면 왼쪽 사이드바에서 팀원들의 캘린더를 추가할 수 있습니다.
그런 다음 오른쪽 위 드롭다운 메뉴에서 일정을 선택하세요.
이렇게 합쳐진 캘린더를 통해 팀 전체의 바쁨과 여유를 새의 눈처럼 한눈에 파악할 수 있습니다. 물론 같은 방식으로 내 여러 캘린더를 묶어 서로 충돌하는 업무가 있는지 점검할 수도 있습니다.
이러한 이유로 구글 캘린더는 원격 팀 협업 도구 세트에 반드시 포함되어야 하는 필수 요소입니다.
3. 색상 코드로 놓치기 싫은 일정 구분하기
색상을 활용하면 일정의 성격을 한눈에 구분할 수 있습니다. 일정의 우선순위에 따라 색상을 지정해 보세요.
예를 들어 긴급한 일정에는 빨간색처럼 진한 색을, 우선순위가 낮은 일정에는 연한 노란색을 배정하는 식입니다.
캘린더에서 해당 일정을 열고 일정 색상 선택 옆의 아래 화살표를 클릭한 후 원하는 색상을 고르면 됩니다.
여러 개의 구글 캘린더를 사용한다면 캘린더마다 고유한 색상을 지정해 구분하는 것이 좋습니다. 캘린더 이름 옆의 점 세 개 메뉴를 클릭하고 팔레트에서 색상을 선택하세요.
4. 시간 블록으로 집중할 시간 확보하기
시간 블록(Time Blocking)은 일정 스트레스를 관리하는 데 놀랍도록 효과적인 기법입니다. 구글 캘린더에서는 특정 시간대를 '바쁨'으로 표시할 수 있어, 그 시간 동안에는 누구도 회의나 알림으로 방해하지 못하게 만들 수 있습니다.
- 자신을 바쁜 상태로 설정하고 싶은 시간대를 클릭합니다.
- 일정 대화상자에 일정 제목을 입력합니다.
- 아래로 스크롤해 바쁨(또는 한가함) 드롭다운을 찾습니다. 기본값은 '바쁨'입니다.
- 공개 범위를 전체 공개로 설정합니다.
5. 근무 시간을 팀원들에게 알리기
근무 시간 외의 회의 요청을 피하고 싶다면 캘린더에 근무 시간을 설정하세요. 주 단위 또는 요일별로 근무 가능 시간을 지정하면, 팀원들이 그 이후 시간대에는 회의를 잡지 않게 됩니다.
이 기능은 Google Workspace(구 G Suite) 계정에서 제공됩니다.
- 데스크톱에서 구글 캘린더를 엽니다.
- 톱니바퀴 아이콘을 클릭한 후 설정으로 들어갑니다.
- 일반 항목에서 근무 시간을 클릭합니다.
- 해당 섹션에서 근무 시간 사용을 활성화합니다.
- 근무 요일을 선택하고 각 요일의 가능 시간을 설정합니다.
6. 페이스북 일정을 캘린더로 가져오기
페이스북 일정을 구글 캘린더에 추가하고 동기화할 수 있다는 사실을 알고 계셨나요? 이렇게 해두면 굳이 SNS를 열어 확인하지 않아도 일정을 놓치지 않을 수 있습니다.
- 페이스북에 로그인한 후 일정 페이지로 이동하고, 아래로 스크롤해 작은 안내 문구를 찾습니다.
- 예정된 일정을 클릭해 캘린더 파일을 다운로드합니다.
- 구글 캘린더로 이동해 왼쪽 사이드바의 다른 캘린더 옆 플러스(+) 버튼을 클릭합니다.
- 가져오기를 클릭하고 페이스북의 예정된 일정 iCal 파일을 업로드합니다.
- 가져오기가 완료되면 '다른 캘린더' 목록에 새 캘린더가 표시됩니다.
이후 페이스북에 새 일정이 추가되면 구글 캘린더와 자동으로 동기화됩니다.
7. 구글 캘린더를 저널처럼 활용하기
각 일정의 메모 필드는 형식만 잘 갖추면 생각보다 많은 정보를 담을 수 있습니다. 간단한 불렛 저널이나 메모장처럼 활용할 수 있으며, 첨부파일을 추가해 더 풍부한 기록을 남길 수도 있습니다.
예를 들어 예정된 작업을 마친 뒤 생산성 점수를 간단히 적어두면, 향후 개선점을 찾는 데 큰 도움이 됩니다.
이런 자기 피드백 습관은 시간 활용 능력을 높이고 스트레스를 줄이는 데 효과적입니다.
8. 시간대가 달라도 약속을 놓치지 않기
국제적인 팀과 협업한다면 구글 캘린더의 보조 시간대 기능을 활성화하세요. 구글이 시간대 변환을 자동으로 처리해 주기 때문에 어떤 약속도 놓치지 않을 수 있습니다.
캘린더 설정으로 이동한 후 시간대 항목에서 보조 시간대 표시 체크박스를 선택하고 원하는 시간대를 설정하세요.
각 시간대에 라벨을 붙여두면 캘린더를 한눈에 볼 때 훨씬 직관적입니다. 위 스크린샷에서 볼 수 있듯이, 세계 시계를 표시해 여러 지역의 현재 시간을 동시에 확인하는 것도 가능합니다.
9. 알림 끄기
쏟아지는 알림은 눈에 보이지 않는 스트레스를 유발합니다. 가장 현명한 방법은 알림을 최소화하거나 아예 끄는 것입니다.
구글 캘린더 알림은 분명 유용하지만, 일정이 너무 많거나 여러 캘린더를 운영하면 오히려 집중을 방해하는 요소가 될 수 있습니다.
일정 설정에서 알림을 끄거나 조절할 수 있습니다.
10. 꼭 기억해야 할 구글 캘린더 단축키
특정 날짜로 한 번에 이동하고 싶다면 어떤 보기 화면에서든 G 키를 누르세요. 작은 입력창이 뜨는데, 여기에 이동하고 싶은 날짜를 입력하면 즉시 해당 날짜로 건너뛸 수 있습니다.
날짜 형식은 숫자 표기("5/15/20")와 텍스트 표기("2020년 5월 15일") 모두 지원합니다.
T 키를 누르면 언제든 오늘 날짜 화면으로 돌아올 수 있습니다.
마무리: 구글 캘린더를 꾸준히 채워가세요
구글 캘린더는 똑똑한 도구지만, 결국 필요한 데이터를 입력하는 사람이 있어야 진가를 발휘합니다. 좋은 시간 관리 습관과 함께라면 구글 캘린더는 최고의 온라인 캘린더가 되어줄 것입니다. 브라우저나 모바일 앱도 훌륭하지만, 데스크톱용 구글 캘린더 역시 손쉽게 설정해 사용할 수 있습니다. 여러분만의 구글 캘린더 활용 노하우가 있다면 댓글로 공유해 주세요.