Microsoft Lists 완벽 활용 가이드: 팀 협업과 생산성 극대화하기

Microsoft에는 이미 칸반 보드 방식의 애플리케이션인 Microsoft Planner가 있었지만, 새롭게 출시된 Microsoft Lists는 보다 범용적인 작업 협업 도구에 대한 수요를 충족시킵니다. 지금부터 Microsoft Lists를 직접 활용하는 방법을 자세히 살펴보겠습니다.

Microsoft SharePoint에 익숙한 사용자라면 새로운 Lists 앱과의 유사성을 눈치챘을 것입니다. 사실 Microsoft Lists는 본질적으로 기존 SharePoint 목록 기능의 업그레이드 버전입니다. SharePoint 목록이 주로 데이터 관리에 초점을 맞추고 Excel 스프레드시트를 통해 접근했다면, Microsoft Lists는 협업에 더 중점을 두고 다양하고 사용자 친화적인 방식으로 데이터를 확인할 수 있다는 점에서 차별화됩니다.

Microsoft Lists란 무엇인가?

Microsoft Lists는 이름 그대로 '목록'을 만드는 도구이지만, Microsoft 제품군 안에 비슷한 앱이 많아 처음에는 다소 혼란스러울 수 있습니다. Microsoft To-Do는 이미 할 일을 목록에 추가할 수 있고, Microsoft Planner는 제대로 된 애자일 팀 협업 도구로 작동합니다. 여기에 공유 가능한 목록을 만들 수 있는 SharePoint까지 있습니다.

Microsoft Lists는 이러한 애플리케이션들과 달리 현대적인 인터페이스, 크로스 플랫폼 지원, 그리고 놀라운 수준의 커스터마이징 기능으로 차별화됩니다. Lists는 기존 도구들을 대체하는 것이 아니라 보완하는 것을 목표로 하며, 이를 위해 Planner 및 SharePoint와의 네이티브 통합을 제공합니다.

Lists는 할 일부터 캘린더 일정, 단순한 데이터 입력까지 어떤 것이든 담을 수 있는 다목적 목록을 만들기 위한 도구입니다. 여기에 Microsoft Teams와 목록을 공유하여(역시 네이티브 통합) 각 항목에 대해 논의하고 협업할 수 있는 기능도 함께 제공됩니다.

결국 Microsoft Lists는 Office 365를 사용하는 팀에게 Trello 같은 프로젝트 관리 도구의 강력한 대안으로 작동하며, Microsoft 생태계의 주요 기능 공백을 메워주는 역할을 합니다.

크로스 플랫폼 지원

Microsoft Lists는 범용 협업 목록 도구로 설계되었기 때문에 크로스 플랫폼을 지원합니다. 데스크톱 앱은 물론, Android와 iOS 모바일 앱을 다운로드할 수 있고, 웹 브라우저만 있으면 어디서든 접속할 수 있는 웹 버전도 제공됩니다.

Lists는 Office 365 제품군의 일부이지만, 현재는 미리보기(preview) 형태로 Office 구독 없이도 Microsoft 계정만 있으면 사용해볼 수 있습니다.

Microsoft Lists 시작하기

1. 미리보기 체험: lists.live.com에 접속하면 웹 앱 버전을 바로 사용할 수 있습니다. Microsoft 계정으로 로그인해야 접근 권한이 부여됩니다.

1. 새 목록 만들기: 인터페이스는 깔끔하고 정돈되어 있으며, 상단의 '새 목록(New list)' 버튼이 눈에 띕니다. 이 버튼을 클릭하면 첫 번째 목록을 만들 수 있습니다.

1. 다양한 생성 옵션: 여기서 Microsoft Lists의 유연성을 처음 확인할 수 있습니다. 빈 목록(Blank list)을 만들거나, 미리 준비된 템플릿을 사용하거나, SharePoint처럼 .csv 파일을 가져와 목록으로 변환할 수 있습니다. 물론 특정 용도에 맞는 템플릿을 선택하는 것도 가능합니다.

1. 템플릿 미리보기: 템플릿을 선택하면 실제 데이터가 채워진 모습을 미리 볼 수 있으며, 마음에 드면 '템플릿 사용(Use template)' 버튼을 클릭해 진행하면 됩니다.

1. 목록 정보 입력: 목록 이름과 목적을 쉽게 파악할 수 있는 설명(선택 사항)을 입력합니다. 색상과 아이콘은 템플릿 유형에 따라 기본값이 지정되지만, 원한다면 언제든 변경할 수 있습니다. 만족스러우면 '만들기(Create)'를 선택하세요.

1. 필드와 항목 추가: 새 목록이 열리면 필드(열)가 이미 배치되어 있어 바로 데이터를 입력할 수 있습니다. 오른쪽의 '열 추가(Add column)' 버튼으로 필드를 추가하고, 왼쪽의 '새 항목 추가(Add new item)' 옵션으로 행을 추가할 수 있습니다.

1. 데이터 유형 자동 적용: 카테고리는 해당 데이터 유형에 맞게 이미 구성되어 있습니다. 예를 들어 날짜 필드의 경우 달력에서 날짜를 선택할 수 있습니다.

1. 항목 입력: 모든 필드를 채워 새 항목을 생성하고, 원하는 만큼 반복해서 항목을 추가하면 됩니다. 참고로 '작성자(Created by)' 필드가 누가 항목을 추가했는지 자동으로 기록해주기 때문에, 여러 명이 같은 목록을 사용할 때 정리하기가 훨씬 수월합니다.

이것으로 기본적인 시작은 끝입니다. Excel이나 SharePoint에 능숙한 사용자라면 열 단위 데이터 정렬이나 필터(Filters)를 활용한 목록 조회 등 익숙한 기능들이 많다는 것을 금방 알아차릴 것입니다.

또한 상단의 내보내기(Export) 버튼을 사용하면 어떤 목록이든 CSV 파일 또는 Microsoft Power BI 파일로 내보낼 수도 있습니다.

목록 공유하기

Microsoft Lists의 핵심은 다른 사람들과의 협업에 있습니다. 그렇다면 만든 목록을 어떻게 공유할 수 있는지 살펴보겠습니다.

1. 기존 Microsoft 목록을 엽니다.

1. 상단 바에서 공유(Share) 버튼을 클릭합니다.

1. 작은 창이 나타나며, 공유 대상의 이름과 메시지를 추가할 수 있습니다. 물론 이 과정은 모두 선택 사항이며, 필수 작업은 링크 복사(Copy link) 후 팀원들에게 전달하는 것뿐입니다.

1. 기본적으로 링크 권한은 로그인한 사람이라면 누구나 목록을 편집할 수 있도록 설정되어 있지만, 이를 수정할 수도 있습니다. 창 상단의 공유 설정(Sharing settings) 버튼(톱니바퀴 아이콘)을 클릭하면 사용 가능한 모든 옵션을 확인할 수 있습니다.

1. 여기서 로그인 요구를 해제하거나 조직에 등록된 사람으로 접근을 제한하는 등 공유 권한을 조정할 수 있습니다. 추가 보안을 위해 비밀번호를 설정하거나, 필요하다면 링크 권한을 '보기 전용'으로 제한하는 것도 가능합니다. 설정을 마친 후 적용(Apply)을 선택하면 변경 사항이 즉시 반영됩니다.

설정 중 실수가 걱정되더라도 안심하세요. 언제든지 오른쪽 상단의 액세스 관리(Manage access) 버튼을 통해 특정 목록의 사용자 권한을 수정할 수 있습니다.

Microsoft Lists에서 다양한 보기(View) 만들기

기본 목록 형태가 Microsoft 목록을 확인하는 유일한 방법은 아닙니다. 목록(List), 캘린더(Calendar), 갤러리(Gallery), 보드(Board) 네 가지 보기를 선택할 수 있습니다.

이러한 시각화 유연성은 Lists가 SharePoint보다 갖는 또 하나의 장점입니다. 완벽한 보기란 없으며, 목록의 내용에 따라 더 적합한 보기가 달라집니다.

1. 새 보기를 만들려면 목록을 연 후 오른쪽의 보기 추가(Add a view) 버튼(+ 아이콘)을 클릭합니다.

1. 여기서 보기 유형을 선택하고 필요한 추가 정보를 입력합니다. 갤러리와 기본 목록 보기는 이름만 입력하면 되지만, 보드 보기는 목록을 분류할 열을 지정해야 합니다. 캘린더 보기는 레이아웃(월간 또는 주간)과 시작·종료 날짜를 요구합니다.

1. 정보를 입력한 후 만들기(Create) 버튼을 클릭하면 새 보기가 자동으로 생성됩니다.

1. 새 항목은 해당 보기에서 바로 편집할 수도 있고, 왼쪽 상단의 전용 버튼을 사용해 그리드 보기로 돌아갈 수도 있습니다.

1. 여러 개의 보기를 만들었다면 오른쪽의 점 세 개 메뉴를 열어 원하는 보기로 손쉽게 전환할 수 있습니다.

규칙(Rules)으로 작업 자동화하기

협업 목록 앱의 필수 기능 중 하나는 특정 작업을 자동화하는 것입니다. 다행히 Microsoft Lists에도 이 기능이 포함되어 있습니다.

'작업'이라고 말했지만, 현재 자동화할 수 있는 것은 알림뿐입니다. 목록에 특정 변경 사항이 발생하면 알림을 받도록 설정하여, 팀원들이 목록을 어떻게 사용하고 있는지 추적할 수 있습니다.

1. 상단 바의 규칙(Rules) 버튼을 클릭하고 규칙 만들기(Create a rule)를 선택합니다.

1. 새 창이 열리면 어떤 조건에서 알림을 받을지 유형을 선택하라는 안내가 표시됩니다. 필요에 맞는 아이콘을 선택하세요.

1. 추적할 열 이름이나 추가 조건 등 필요한 정보를 입력하고, 알림을 받을 사람의 이름 또는 이메일 주소를 지정합니다.

1. 모두 완료되면 만들기(Create)를 선택하여 새 규칙을 활성화합니다.

1. 언제든지 규칙 > 규칙 관리(Manage rules)로 이동하면 목록에서 실행 중인 규칙을 확인하고 클릭 한 번으로 비활성화할 수 있습니다.

Microsoft Lists, 사용할 가치가 있을까?

Office 365 생태계에 이미 익숙한 사용자라면 Microsoft Lists는 소규모 팀이든 회사 전체 부서든 모든 업무를 체계적으로 정리할 수 있는 훌륭한 도구입니다.

업무를 만들고, 캘린더 일정을 나열하고, 팀원들과 모든 항목을 논의할 수 있습니다. 목록은 매우 유연하게 커스터마이징할 수 있으며, 신규 직원 온보딩부터 경비 추적기까지 다양한 템플릿으로 자신에게 딱 맞는 목록을 만들 수 있습니다.

여기에 Teams나 Planner 같은 다른 Office 365 앱과의 네이티브 통합까지 더해져, Microsoft 애플리케이션에 익숙한 사용자에게는 그야말로 완벽한 업무 정리 도구라고 할 수 있습니다.