재택근무를 해야 한다고 해서 실시간으로 함께 일할 수 없는 것은 아닙니다. 구글 문서(Google Docs)를 활용하면 팀원들이 하나의 문서에서 동시에 작업할 수 있고, 각자 진행 상황을 확인하면서 디지털 페이지 위에 직접 제안과 의견을 남길 수 있습니다. 이 글에서는 구글 문서에서 공동작업하는 다양한 방법을 소개합니다.
공유 문서를 활용하는 두 가지 대표적인 방법
공유 문서로 협업하는 가장 흔한 방식은 두 가지입니다. 바로 브레인스토밍 세션과 여러 명이 한 보고서를 함께 작성하는 것입니다.
브레인스토밍 시에는 하나의 문서에 팀원 모두가 자신의 아이디어를 나열하는 방식으로 의견을 모을 수 있습니다.
최종 보고서를 여러 명이 작성해야 한다면, 각자 맡은 부분을 나누어 집필하면 됩니다. 모든 팀원이 동시에 문서에서 작업하면서도 다른 사람이 쓰고 있는 내용을 검토하고 실시간으로 코멘트를 남길 수 있습니다.
문서 공유 방법
구글 문서에서 협업의 첫 번째 단계는 문서를 함께 사용할 사람들과 공유하는 것입니다. 프로젝트에서의 역할에 따라 사람마다 다른 권한을 부여할 수 있으며, 접근 권한은 "편집 가능", "댓글 가능", "보기 가능" 세 가지 수준으로 나뉩니다.
- "편집 가능(Can edit)" 권한이 있는 사람은 팀원의 승인 없이도 문서를 직접 자유롭게 수정할 수 있습니다.
- "댓글 가능(Can comment)" 권한자는 문서를 직접 수정할 수 없으며, 의견을 남기는 댓글만 추가할 수 있습니다.
- "보기 가능(Can view)" 권한자는 다른 사람들의 작업 내용을 볼 수만 있고, 수정이나 댓글 작성은 불가능합니다.
문서 소유자(즉, 문서를 만든 사람)는 세 가지 권한을 모두 가집니다. 문서를 열어둔 상태에서 작업하면 모든 변경 사항이 실시간으로 반영되며, 기여자마다 서로 다른 색상의 커서로 표시되어 누가 어느 부분을 편집 중인지 한눈에 알 수 있습니다.
공유 문서로 작업하기
문서를 공유했거나 공유받았다면, 이제 본격적으로 작업에 참여할 차례입니다.
편집 모드
편집 모드에서 작업하면 변경 사항이 즉시 문서에 반영됩니다. 커서를 원하는 위치에 놓고 입력하기만 하면 되며, 다른 팀원에게 별도의 알림 없이 내용이 그대로 수정됩니다.
댓글 달기
댓글 기능을 사용하면 문서에 가상 포스트잇을 붙이듯 의견을 남길 수 있습니다. 댓글을 다는 방법은 다음과 같습니다.
1. 댓글을 달고 싶은 텍스트 구간을 드래그하여 선택합니다.
2. 페이지 오른쪽 끝에 나타나는 작은 더하기(+) 아이콘을 클릭합니다.
3. 댓글 내용을 입력합니다.
4. 파란색 '댓글' 버튼을 클릭합니다.
댓글에 답변하려면 해당 댓글을 클릭하고 답글을 입력하면 됩니다. 댓글에서 언급된 문제가 해결되었다면, 문서를 깔끔하게 유지하기 위해 댓글을 정리할 수 있습니다. 댓글 상자의 '해결' 옵션을 클릭하면 해당 댓글이 화면에서 사라집니다.
삭제된 댓글을 다시 확인하려면 댓글 아이콘(줄이 그려진 말풍선 모양)을 클릭하세요. 해당 댓글과 관련된 모든 대화 내역을 확인할 수 있습니다.
댓글의 또 다른 유용한 기능은 특정 담당자를 태그하는 것입니다. 질문이나 아이디어를 특정 사람에게 직접 전달할 수 있습니다.
1. 댓글 입력란에 @를 입력합니다.
2. 목록에서 선택하거나 태그할 사람의 이메일을 입력합니다.
3. 특정 업무를 요청하는 경우 이름 옆의 체크박스를 선택하세요. 해당 담당자가 항목을 완료하고 완료 처리까지 담당하게 됩니다.
제안 모드
제안 모드(Suggesting mode)를 사용하면 협업자가 수정 내용을 제안하고, 이것이 승인받은 후에야 문서에 반영되도록 할 수 있습니다.
파일에 수정을 제안하려면 문서에 직접 변경 내용을 입력하면 됩니다. 입력한 내용은 원본 텍스트와 다른 색상으로 표시되고, 삭제한 내용은 취소선으로 표시되며, 오른쪽 여백에는 수정 내용을 설명하는 댓글 상자가 나타납니다.
버전 기록(수정 기록)
구글 문서의 버전 기록 기능을 사용하면 문서의 여러 버전과 시점별 변경 내역을 확인할 수 있습니다.
버전 기록에서는 색상 구분을 통해 누가 어떤 변경을 했는지 확인할 수 있습니다. 또한 특정 버전의 이름을 바꾸거나, 이전 버전을 복원하여 그 이후의 모든 변경 사항을 되돌릴 수도 있습니다.
버전 기록을 확인하는 방법은 다음과 같습니다.
1. 파일 메뉴를 클릭합니다.
2. '버전 기록'에 마우스 커서를 올립니다.
3. '버전 기록 보기'를 클릭합니다.
이전 버전을 보려면 해당 버전의 제목을 클릭하세요. 그 버전으로 복원하려면 페이지 상단의 파란색 버튼을 클릭합니다.
버전 이름을 바꾸려면 해당 버전 옆의 점 3개(⋮) 아이콘을 클릭하세요.
이것으로 끝입니다. 구글 문서에서의 공동작업은 생각보다 쉽고 간단합니다. 게다가 이 서비스는 무료이며 최대 100명까지 함께 협업할 수 있습니다. 공동작업 외에도 구글 문서에서 두 문서를 비교하거나 목차를 삽입하는 등 다양한 기능을 활용할 수 있습니다. 구글 문서 활용 팁이 더 필요하다면 관련 튜토리얼 라이브러리를 확인해 보세요.