아직 구글 문서(Google Docs)를 사용해 본 적이 없다면, 기능이 풍부하고 편리한 클라우드 기반 워드 프로세서라는 최고의 도구를 놓치고 있는 셈입니다.
구글 문서는 마이크로소프트 워드(Microsoft Word)처럼 문서를 편집할 수 있으며, 브라우저를 통해 온라인은 물론 오프라인에서도 사용할 수 있고, 모바일 기기에서는 구글 문서 앱을 이용해 언제 어디서나 작업할 수 있습니다.
구글 문서에는 배워두면 유용한 기능이 정말 많습니다. 이 글에서는 구글 문서 사용법의 기본적인 팁부터 여러분이 아직 모르실 수 있는 고급 기능까지 차근차근 소개해 드리겠습니다.
구글 문서 로그인하기
구글 문서 페이지에 처음 방문하면, 구글 계정에 로그인되어 있지 않은 경우 사용할 구글 계정을 선택해야 합니다.
사용 가능한 계정이 목록에 보이지 않으면 다른 계정 사용(Use another account)을 선택하세요. 아직 구글 계정이 없다면 먼저 회원가입을 진행하시기 바랍니다.
로그인에 성공하면 상단 리본 메뉴 왼쪽에 '빈 문서(Blank)' 아이콘이 보입니다. 이 아이콘을 선택하면 백지 상태에서 새 문서를 만들 수 있습니다.
참고로 상단 리본 메뉴에는 처음부터 작업하지 않아도 되는 유용한 구글 문서 템플릿들도 포함되어 있습니다. 전체 템플릿 갤러리를 보려면 리본 메뉴 오른쪽 상단의 템플릿 갤러리(Template gallery)를 선택하세요.
여기에서 이력서, 편지, 회의록, 뉴스레터, 법률 문서 등 다양한 종류의 구글 문서 템플릿 라이브러리를 확인할 수 있습니다.
원하는 템플릿을 선택하면 해당 템플릿이 적용된 새 문서가 열립니다. 만들고 싶은 문서의 형태는 알지만 어떻게 시작해야 할지 막막할 때 많은 시간을 절약해 줍니다.
구글 문서에서 텍스트 서식 지정하기
구글 문서에서 텍스트 서식을 지정하는 방법은 마이크로소프트 워드만큼 간단합니다. 워드와 달리 상단의 아이콘 리본 메뉴는 선택한 메뉴에 따라 바뀌지 않고 항상 동일하게 유지됩니다.
리본 메뉴에서 다음과 같은 서식 옵션들을 모두 사용할 수 있습니다:
- 굵게, 기울임꼴, 색상, 밑줄
- 글꼴 크기 및 스타일
- 제목 스타일(헤더 유형)
- 텍스트 강조 도구
- URL 링크 삽입
- 댓글 삽입
- 이미지 삽입
- 텍스트 정렬
- 줄 간격 조정
- 목록 및 목록 서식
- 들여쓰기 옵션
하지만 리본 메뉴를 한눈에 훑어보는 것만으로는 알기 어려운 매우 유용한 서식 옵션들도 있습니다.
구글 문서에서 취소선 넣는 방법
텍스트에 선을 그어야 할 때가 있습니다. 이유야 어떻든, 리본 메뉴에는 취소선 옵션이 없다는 것을 눈치채셨을 겁니다.
구글 문서에서 취소선을 적용하려면, 먼저 취소선을 넣고 싶은 텍스트를 드래그하여 선택합니다. 그런 다음 형식(Format) 메뉴를 열고 텍스트(Text), 취소선(Strikethrough)을 차례로 선택하면 됩니다.
이제 선택했던 텍스트에 가운데 선이 그어진 것을 확인할 수 있습니다.
구글 문서에서 위첨자와 아래첨자 사용하는 방법
위의 같은 메뉴에서 텍스트를 위첨자(superscript) 또는 아래첨자(subscript)로 서식 지정하는 옵션도 찾을 수 있습니다.
이 두 기능을 사용하려면 한 단계가 더 필요합니다. 예를 들어 문서에 X의 2제곱처럼 지수를 표현하고 싶다면, 먼저 X2라고 입력한 후 숫자 2만 따로 선택(드래그)해서 서식을 지정해야 합니다.
이제 형식(Format) 메뉴를 열고 텍스트(Text), 위첨자(Superscript)를 선택하세요.
그러면 "2"가 지수(위첨자) 형태로 변환된 것을 볼 수 있습니다.
반대로 2를 아래쪽에 작게 표시하고 싶다면(아래첨자), 형식 > 텍스트 메뉴에서 아래첨자(Subscript)를 선택하면 됩니다.
사용법은 간단하지만 메뉴를 몇 번 더 클릭해야 한다는 점이 번거로울 수 있습니다.
구글 문서에서 문서 서식 지정하기
리본 메뉴의 들여쓰기, 좌우 정렬, 줄 간격 조정 외에도 구글 문서에서 문서 서식을 다듬는 데 도움이 되는 유용한 기능들이 더 있습니다.
구글 문서에서 여백 변경하는 방법
먼저, 선택한 템플릿의 여백이 마음에 들지 않는다면 어떻게 해야 할까요? 구글 문서에서 문서 여백을 변경하는 것은 아주 간단합니다.
페이지 여백 설정에 접근하려면 파일(File) 메뉴와 페이지 설정(Page setup)을 선택하세요.
페이지 설정 창에서 문서의 다음과 같은 서식 옵션들을 변경할 수 있습니다.
- 문서를 세로(Portrait) 또는 가로(Landscape) 방향으로 설정
- 페이지 배경색 지정
- 위, 아래, 왼쪽, 오른쪽 여백을 인치 단위로 조정
설정을 마친 후 확인(OK)을 선택하면 페이지 서식이 즉시 적용됩니다.
구글 문서에서 내어쓰기(매달린 들여쓰기) 설정하는 방법
구글 문서에서 사람들이 자주 어려워하는 단락 서식 중 하나가 첫 줄 들여쓰기와 내어쓰기(hanging indent)입니다. 첫 줄 들여쓰기는 단락의 첫 번째 줄만 들여쓰는 것이고, 내어쓰기는 첫 번째 줄만 들여쓰지 않고 나머지 줄을 들여쓰는 방식입니다.
이것이 까다로운 이유는 첫 줄이나 단락 전체를 선택한 상태에서 리본 메뉴의 들여쓰기 아이콘을 사용하면 단락 전체가 들여쓰기되기 때문입니다.
구글 문서에서 첫 줄 들여쓰기 또는 내어쓰기를 설정하는 방법은 다음과 같습니다:
- 내어쓰기를 적용할 단락을 선택합니다.
- 형식(Format) 메뉴를 열고 정렬 및 들여쓰기(Align & indent), 들여쓰기 옵션(Indentation options)을 선택합니다.
- 들여쓰기 옵션 창에서 특수 들여쓰기(Special indent)를 내어쓰기(Hanging)로 변경합니다.
기본값은 0.5인치로 설정되어 있으며, 원하는 값으로 조정한 후 적용(Apply)을 선택하면 선택한 단락에 설정이 반영됩니다.
아래 예시는 내어쓰기가 적용된 모습입니다.
구글 문서에서 페이지 번호 매기는 방법
마지막으로 이해하거나 사용하기 쉽지 않은 서식 기능은 페이지 번호 매기기입니다. 이 역시 메뉴 안에 숨겨져 있는 구글 문서 기능입니다.
구글 문서 페이지에 번호를 매기려면(번호 서식 포함), 삽입(Insert) 메뉴를 열고 페이지 번호(Page numbers)를 선택하세요. 그러면 페이지 번호 서식을 간단히 지정할 수 있는 작은 팝업 창이 나타납니다.
네 가지 옵션은 다음과 같습니다:
- 모든 페이지 오른쪽 상단에 번호 매기기
- 모든 페이지 오른쪽 하단에 번호 매기기
- 두 번째 페이지부터 오른쪽 상단에 번호 매기기
- 두 번째 페이지부터 오른쪽 하단에 번호 매기기
이 옵션들이 마음에 들지 않으면 추가 옵션(More options)을 선택하세요.
다음 창에서는 페이지 번호의 위치를 정확하게 지정할 수 있습니다.
- 머리글 또는 바닥글에 배치
- 첫 페이지부터 번호를 매길지 여부
- 페이지 번호를 시작할 페이지 지정
설정을 마친 후 적용(Apply)을 선택하면 페이지 번호 설정이 적용됩니다.
알아두면 좋은 구글 문서의 기타 유용한 기능
구글 문서를 막 시작하는 분이라면 꼭 알아두어야 할 몇 가지 중요한 기능이 더 있습니다. 이 기능들을 활용하면 구글 문서를 훨씬 더 효과적으로 사용할 수 있습니다.
구글 문서 글자 수 확인하기
지금까지 몇 단어를 썼는지 궁금하신가요? 도구(Tools) 메뉴에서 단어 수(Word count)를 선택하기만 하면 됩니다. 총 페이지 수, 단어 수, 문자 수, 공백 제외 문자 수를 확인할 수 있습니다.
입력할 때 단어 수 표시(Display word count while typing)를 활성화하고 확인(OK)을 선택하면, 화면 왼쪽 하단에 문서의 실시간 단어 수가 업데이트되어 표시됩니다.
구글 문서 다운로드하기
문서를 다양한 형식으로 다운로드할 수 있습니다. 파일(File) 메뉴에서 다운로드(Download)를 선택하면 모든 형식을 확인할 수 있습니다.
워드 문서(.docx), PDF 문서, 일반 텍스트, HTML 등 원하는 형식을 선택하여 문서 사본을 저장할 수 있습니다.
구글 문서 찾기 및 바꾸기
구글 문서의 찾기 및 바꾸기(Find and Replace) 기능을 활용하면 문서 내 특정 단어나 문구를 빠르게 찾아 새 단어나 문구로 교체할 수 있습니다.
구글 문서에서 찾기 및 바꾸기를 사용하려면 수정(Edit) 메뉴를 열고 찾기 및 바꾸기(Find and replace)를 선택하세요. 그러면 찾기 및 바꾸기 창이 열립니다.
대소문자 일치(Match case)를 활성화하면 대소문자를 구분하여 검색할 수 있습니다. 다음(Next) 버튼으로 검색어의 다음 항목을 찾고, 바꾸기(Replace)를 선택해 교체를 진행하세요.
실수가 없다고 확신한다면 모두 바꾸기(Replace all)를 선택해 한 번에 모든 항목을 교체할 수도 있습니다.
구글 문서 목차 만들기
여러 페이지와 섹션으로 구성된 긴 문서를 작성했다면, 문서 상단에 목차를 포함하는 것이 좋습니다.
방법은 간단합니다. 커서를 문서 최상단에 위치시킨 후 삽입(Insert) 메뉴를 열고 목차(Table of contents)를 선택하세요.
표준 번호식 목차 또는 문서 내 각 제목으로 연결되는 링크 목록, 두 가지 형식 중에서 선택할 수 있습니다.
그 외에도 구글 문서에서 확인해 볼 만한 기능들은 다음과 같습니다:
- 변경 기록 추적: 파일 메뉴에서 버전 기록, 버전 기록 보기를 선택하세요. 모든 변경 사항을 포함한 과거 수정 이력을 확인할 수 있으며, 이전 버전을 클릭하기만 하면 손쉽게 복원할 수 있습니다.
- 구글 문서 오프라인 사용: Google Drive 설정에서 오프라인을 활성화하면 작업 중인 문서가 로컬 컴퓨터에 동기화됩니다. 인터넷 연결이 끊겨도 작업을 계속할 수 있으며, 다음에 인터넷에 연결되면 자동으로 동기화됩니다.
- 구글 문서 앱: 스마트폰에서 구글 문서를 편집하고 싶으신가요? Android 또는 iOS용 구글 문서 모바일 앱을 설치하세요.