현대인들은 누구나 바쁘게 살아가고 있습니다. 그래서 대부분의 사람들이 제한된 시간 안에 더 많은 일을 해내기 위한 방법을 끊임없이 찾고 있죠. 시중에 무수히 많은 생산성 앱이 존재하지만, 그중에서도 Microsoft To-Do는 무료로 사용할 수 있고 배우기 쉬워 부담 없이 시작하기 좋은 선택지입니다. 이미 Microsoft To-Do를 사용하고 있다면, 아래 소개하는 7가지 팁을 통해 업무 효율을 한층 더 끌어올려 보세요.
1. 마감일 설정으로 우선순위 관리하기
할 일을 목록에 추가할 때 아무 조건 없이 등록할 수도 있지만, 마감일(due date)을 함께 지정해 두면 완료해야 하는 시점을 기준으로 작업의 우선순위를 정하기가 훨씬 수월합니다. 다행히 Microsoft To-Do에서는 작업을 새로 만들 때든, 목록에 추가한 후에든 손쉽게 마감일을 설정할 수 있습니다.
새 작업을 추가할 때는 화면 왼쪽 하단의 '마감 날짜 설정' 버튼을 눌러 날짜를 지정하면 됩니다. 이때 반복되는 작업이라면 반복 주기를 설정하고, 필요하다면 미리 알림(리마인더)까지 함께 등록할 수 있습니다.
이미 만들어 둔 작업에 마감일을 추가하거나 수정하려면 해당 작업을 클릭한 뒤 '마감 날짜 추가'를 눌러 원하는 날짜를 선택하세요. 기존에 마감일이 설정되어 있다면 그 날짜를 탭하여 언제든 변경할 수 있습니다.
2. '나의 하루(My Day)'로 하루 계획 세우기
Microsoft To-Do에는 '나의 하루(My Day)'라는 독특한 목록이 기본으로 제공됩니다. 이 목록을 활용하면 여러 목록에 흩어져 있는 작업들을 한곳에 모아 정리할 수 있고, 다른 목록에 따로 등록하지 않고도 당장 처리해야 할 일회성 작업을 바로 추가할 수도 있습니다. 여러 개의 할 일 목록을 동시에 관리하는 사람이라면 '나의 하루'를 통해 시간을 체계적으로 배분하고 중요한 작업이 누락되는 일을 예방할 수 있습니다.
'나의 하루'에 새 항목을 추가하려면 화면 오른쪽 하단의 플러스(+) 버튼을 누르면 됩니다. 이후 다른 목록과 동일한 방식으로 작업 내용을 입력하고 체크 표시를 눌러 저장하면 됩니다. 별도의 목록을 지정하지 않으면 해당 작업은 자동으로 '작업(Tasks)' 목록에도 함께 저장됩니다.
기존 목록에 있는 작업을 '나의 하루'로 가져오고 싶다면 화면 하단 중앙의 '추천(Suggestions)' 버튼을 활용하세요. 추천 목록에 원하는 항목이 보이지 않는다면, 해당 작업이 저장된 목록으로 이동해 작업을 연 뒤 제목 아래 옵션 중 '나의 하루에 추가'를 선택하면 됩니다.
주의할 점은 '나의 하루' 목록이 매일 자정마다 초기화된다는 것입니다. 당일에 완료하지 못한 작업은 목록에서 사라지지만, 걱정하지 않아도 됩니다. 사라진 작업은 '추천' 섹션에 나타나므로 언제든 다시 목록에 추가할 수 있습니다.
3. 목록 꾸미기로 한눈에 구분하기
여러 개의 할 일 목록을 사용하다 보면 빠르게 훑어볼 때 어떤 목록이 어떤 용도인지 헷갈릴 때가 있습니다. Microsoft To-Do는 이런 불편을 줄일 수 있도록 다양한 목록 커스터마이징 옵션을 제공합니다.
먼저 각 목록의 이름은 자유롭게 정할 수 있으며, 제목에 이모지(emoji)까지 넣을 수 있습니다. 예를 들어 업무용 목록, 집안일 목록, 장보기 목록에 서로 다른 이모지를 넣어두면 한눈에 구별하기 쉬워집니다. 이모지는 두 가지 위치에 추가할 수 있는데, 하나는 목록의 기본 체크리스트 아이콘 대신 넣는 방법이고, 다른 하나는 목록 제목 자체에 포함시키는 방법입니다.
아이콘에 이모지를 넣으려면 목록 이름 변경 메뉴를 연 뒤 이모지 버튼(플러스 표시가 있는 얼굴 아이콘)을 눌러 원하는 이모지를 선택하면 됩니다. 제목에 이모지를 넣고 싶다면 스마트폰 키보드에서 이모지를 열어 일반 글자처럼 입력하면 됩니다.
이모지 외에도 각 목록의 테마를 변경해 시각적으로 돋보이게 할 수 있습니다. Microsoft에서 제공하는 14가지 색상 중 하나를 골라 목록 색을 바꾸거나, 사진 테마(Microsoft 제공 옵션 중에서만 선택 가능)를 적용할 수도 있습니다.
4. 하위 작업(Steps)으로 큰 일을 쪼개기
할 일 목록의 작업 중에는 단순하게 끝낼 수 있는 것도 있지만, 여러 단계를 거쳐야 하는 복잡한 작업도 있습니다. 연구에 따르면 큰 작업을 작은 단계로 나누면 생산성이 실제로 향상되는 것으로 알려져 있습니다. Microsoft To-Do의 하위 작업(단계, Steps) 기능을 활용하면 이 과정을 아주 간편하게 처리할 수 있습니다.
작업을 생성한 뒤 해당 작업을 클릭해 편집 화면으로 들어가면 '단계 추가' 옵션이 보입니다. 이곳에서 필요한 만큼 하위 작업을 자유롭게 추가할 수 있고, 각 단계를 완료할 때마다 체크하며 전체 진행 상황도 '완료한 단계 수 / 전체 단계 수' 카운터로 한눈에 확인할 수 있습니다.
하위 작업을 활용하면 복잡한 작업을 진행하는 과정에서 특정 단계를 놓치는 실수를 확실히 줄일 수 있습니다. 다만 주의할 점이 하나 있습니다. 모든 하위 단계를 체크해도 메인 작업은 자동으로 완료 처리되지 않으므로, 단계를 모두 끝낸 후 최종적으로 메인 작업도 직접 체크해 주어야 합니다.
5. 해시태그(#태그)로 작업 분류하기
서로 다른 목록에 있는 작업들이 같은 집중력, 같은 도구, 또는 같은 장소를 필요로 하는 경우가 종종 있습니다. 이런 작업들은 한꺼번에 몰아서 처리하는 것이 효율적이지만, 모든 목록을 동시에 볼 수 없다면 이런 연관성을 파악하기 어렵습니다. Microsoft To-Do에서는 해시태그(#)를 활용하면 이 문제를 간단히 해결할 수 있습니다.
태그는 작업을 처음 만들 때 추가하거나, 생성 후 편집 화면에서 나중에 추가할 수 있습니다. 태그는 작업의 어느 부분에든 넣을 수 있습니다. 제목, 메모, 심지어 메인 작업 안의 하위 작업에도 가능합니다. 태그를 어디에 추가했든 상관없이, 앱 메인 화면 오른쪽 상단의 검색창에서 해당 태그를 검색하면 관련된 모든 작업을 한 번에 확인할 수 있습니다.
6. 목록 공유로 함께 관리하기
팀 단위로 협업하거나 가족과 함께 장보기 목록을 관리하는 경우처럼, Microsoft To-Do의 목록을 다른 사람과 공유해야 할 때가 있습니다. 다행히 문자나 이메일을 통해 비교적 간단하게 공유할 수 있습니다.
목록을 공유하려면 목록 화면 오른쪽 상단의 '공유' 아이콘을 클릭하세요. 그러면 이메일, 문자 메시지는 물론 슬랙(Slack) 같은 메신저 앱이나 소셜 미디어 앱을 통해서도 초대장을 보낼 수 있습니다.
목록을 공유받은 사람은 직접 작업을 추가할 수 있고, 공유한 쪽에서는 목록에 접근 권한이 있는 사람에게 특정 작업을 할당(assign)할 수도 있습니다. 또한 '액세스 관리' 설정에서 언제든 특정 사용자의 접근 권한을 회수할 수 있습니다.
7. Siri 단축어 설정하기 (iPhone 사용자용)
iPhone을 사용한다면 Microsoft To-Do에 Siri 단축어를 등록해 생산성을 한 단계 더 끌어올릴 수 있습니다. 음성 명령만으로 작업을 추가하거나 목록을 열 수 있어 시간을 크게 절약할 수 있습니다. Siri 단축어를 추가하는 방법은 다음과 같습니다.
- To-Do 설정 화면에서 'Siri 단축어'를 선택합니다.
- 단축어를 만들고 싶은 항목(작업 추가, 목록 열기 등) 옆의 플러스(+) 아이콘을 탭합니다.
- Siri에게 말할 실행 문구를 정하고, 'to do' 항목에서 해당 작업이 추가될 목록을 선택합니다. '더 보기' 버튼을 누르면 세부 설정을 추가할 수도 있습니다.
- 모든 설정을 마쳤다면 '뒤로 -> Siri에 추가'를 눌러 완료합니다.
자주 묻는 질문(FAQ)
1. Microsoft To-Do는 어떻게 업무 효율을 높여주나요?
Microsoft To-Do는 다양한 기능을 무료로 제공하는 간결한 작업 관리 앱입니다. 할 일 목록 생성, 하위 작업 추가, 목록 공유 및 협업은 물론 Outlook 캘린더 등 다른 애플리케이션과의 연동까지 지원합니다.
2. Microsoft To-Do와 연동 가능한 앱은 무엇인가요?
대부분의 Microsoft 앱과 마찬가지로, Microsoft To-Do는 Office 365 계열 앱과는 손쉽게 연동됩니다. 다만 Microsoft 생태계 밖의 앱과 연동하려면 Zapier와 같은 서드파티 자동화 도구가 필요한 경우가 많습니다.
3. Microsoft To-Do의 단점이나 제한 사항이 있나요?
훌륭한 기능이 많지만 몇 가지 한계도 존재합니다. 우선 서드파티 앱 연동 지원이 다소 부족합니다. 또한 하위 작업에는 메모나 마감일을 추가할 수 없고, 이런 정보는 메인 작업에만 입력할 수 있습니다. 아울러 자신의 생산성을 분석해주는 리포트 기능이 없다는 점을 아쉬워하는 사용자도 있습니다.