구글 드라이브(Google Drive)는 클라이언트, 동료, 친구에게 상대방이 직접 다운로드하지 않고도 파일을 공유할 수 있게 해주는 가장 대중적이고 편리한 방법 중 하나로 자리 잡았습니다.
10년 전만 해도 파일을 이메일 첨부파일로 보내거나 Megaupload, MediaFire 같은 사이트의 링크를 통해 전달해야 했습니다. 그런 시절이 지나갔다는 것을 우리 모두 다행으로 여겨야겠죠.
Pastebin과 같은 오늘날의 인기 공유 서비스에도 이어지고 있는 예전 사이트들의 유용한 기능 중 하나가 바로 일정 기간이 지나면 링크를 무효화하거나 파일 공유를 자동으로 해제하는 기능입니다. 이메일로는 이런 작업이 불가능하지만, 의외로 구글 드라이브에서도 동일한 기능을 사용할 수 있다는 사실을 모르시는 분들이 많습니다.
민감한 정보가 담긴 파일이라면 인터넷상에 영원히 남아 있어서는 안 됩니다. 이 글에서는 구글 드라이브에서 공유 파일 접근 권한에 만료 날짜를 설정하는 방법을 자세히 알아보겠습니다.
공유 파일 접근 만료 기능의 제약 사항
먼저 알아두어야 할 중요한 점은 이 기능이 유료 G Suite(현 Google Workspace) 조직 계정에서만 제공된다는 것입니다. 즉, 일반 무료 구글 계정이나 레거시(구버전) 무료 G Suite를 사용하는 계정에서는 공유 파일 접근 만료 기능을 활용할 수 없습니다.
유료 G Suite 조직에 소속되지 않은 사용자도 만료 날짜가 설정된 파일을 받는 것은 가능하지만, 만료 날짜를 설정하려면 반드시 위 조건을 충족해야 합니다. 회사에서 커스텀 Gmail 도메인으로 개인 업무용 이메일 계정을 발급받아 사용하고 있다면, 해당 계정을 통해 이 기능을 사용할 수 있을 가능성이 높습니다.
구글 드라이브에서 공유 파일 접근 만료 설정하기
당연히 첫 번째 단계는 누군가와 파일을 공유하는 것입니다. 구글 드라이브에서 파일을 공유하는 가장 쉬운 방법은 해당 파일을 연 뒤 화면 오른쪽 상단에 있는 파란색 공유(Share) 버튼을 클릭하는 것입니다. 버튼이 크기 때문에 놓치기 어렵습니다.
버튼을 클릭하면 팝업 창이 나타나며, 여기에 파일을 공유할 이메일 주소 목록을 입력할 수 있습니다.
공유할 준비가 되면 확인(OK) 버튼을 눌러 초대장을 발송합니다. 그다음 같은 파일을 다시 열고 파란색 공유 버튼을 한 번 더 클릭하거나, 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후 '공유'를 선택합니다. 이번에는 팝업 창 오른쪽 하단의 고급(Advanced)을 클릭하세요.
여기서 파일을 공유 중인 사용자 행 위에 마우스 커서를 올리면, 커서를 올렸을 때 '만료 날짜 설정(Set expiration)'이라는 문구가 표시된 타이머 아이콘이 나타납니다. 이 아이콘이 보이지 않는다면 호환되는 G Suite 조직 소속 계정이 아니라는 의미일 수 있습니다. 아이콘이 보인다면 클릭하세요.
아이콘이 보이지 않는 또 다른 이유는 구글이 드라이브의 UI를 개편했기 때문일 수 있습니다. 이 경우에는 사용자 이름 옆의 작은 드롭다운 메뉴를 클릭한 후 임시 액세스 권한 부여(Give temporary access)를 선택해야 할 수도 있습니다.
그러면 아래 두 가지 화면 중 하나가 나타납니다. 첫 번째 이미지가 최신 버전의 구글 드라이브 화면이며, 대부분의 사용자가 접하게 될 인터페이스입니다.
이렇게 하면 접근 권한 만료 옵션이 표시됩니다. 드롭다운 메뉴를 클릭하면 자주 사용되는 7일, 30일 옵션이 나타나고, 직접 날짜를 지정하고 싶다면 맞춤 날짜(Custom date…)를 선택하면 됩니다.
맞춤 날짜를 선택하면 달력 보기에서 원하는 날짜를 고를 수 있습니다. 다만 시간은 지정할 수 없고 날짜만 선택 가능하며, 선택한 날짜의 자정 1분 전에 파일 접근 권한이 만료된다는 점에 유의하세요.
설정이 완료되면 변경사항 저장(Save changes)을 클릭한 후 완료(Done)를 누르면 끝입니다!
다운로드로 인한 파일 유출 방지하기
꼭 기억해야 할 중요한 사항이 있습니다. 사용자는 만료 날짜가 지나기 전에 파일을 다운로드해 사실상 영구적으로 보관할 수 있습니다. 이를 방지하려면 해당 사용자의 접근 권한을 편집이 아닌 보기 전용으로 설정하고, '댓글 작성자 및 조회자의 다운로드, 인쇄, 복사 옵션 사용 안 함' 옵션을 활성화해야 합니다.
레거시가 아닌 G Suite 조직 계정을 사용하고 있다면, 공유 파일 접근 만료 기능은 제대로 활용하지 못하는 숨겨진 혜택 중 하나입니다. 설정하는 데 몇 초밖에 걸리지 않으니, 민감한 파일이 인터넷에 영원히 남아 있게 두지 마세요!
만약 G Suite가 충분히 안전하지 않다고 느껴지거나 기준에 미치지 못한다면, 개인 클라우드 스토리지를 직접 구축하는 방법을 안내하는 별도의 가이드도 참고해 보세요. 클라우드 공유를 완전히 통제하고 싶다면 큰 도움이 될 것입니다.