구글 드라이브는 그 자체로도 매우 유용한 서비스지만, 데스크톱 기능까지 함께 활용하면 생산성을 한 차원 더 끌어올릴 수 있습니다.
데스크톱 컴퓨터를 사용한다면 구글 드라이브 데스크톱 구성 요소를 설치하지 않을 이유가 없습니다. 아직 확신이 서지 않는다면, 구글 드라이브 데스크톱을 사용해야 하는 핵심 이유들을 소개합니다.
구글 드라이브 '데스크톱'이란?
사실 '구글 드라이브 데스크톱'이라는 별도의 단일 제품이 존재하는 것은 아닙니다. 인터넷 연결 없이도 구글 드라이브를 사용할 수 있게 해주는 여러 가지 구성 요소를 통칭하는 개념입니다.
첫 번째는 크롬(Chrome)용 '구글 문서 오프라인 확장 프로그램'입니다. 구글의 공식 확장 프로그램으로, 활성화해 두면 인터넷 연결 여부와 상관없이 구글 드라이브 문서를 작업할 수 있습니다. 필수적인 기능이므로 반드시 켜두는 것이 좋습니다.
두 번째는 백업 및 동기화(Backup and Sync)입니다. 사진, 동영상 같은 주요 폴더를 자동으로 구글 드라이브에 동기화해 주며, 컴퓨터에는 드롭박스(Dropbox)처럼 구글 드라이브 내용과 실시간으로 맞춰지는 전용 폴더를 만들어 줍니다. 이 폴더에 파일을 넣기만 하면 클라우드로 자동 동기화됩니다. 참고로 현재는 백업 및 동기화 기능이 통합되어 'PC용 구글 드라이브(Google Drive for Desktop)' 하나로 제공됩니다.
인터넷이 끊겨도 계속 작업할 수 있다
클라우드 기반 생산성 도구는 여러 기기에서 작업하거나 원격 동료와 협업해야 하는 환경에서 매우 유용합니다. 하지만 어떤 이유로든 인터넷이 끊기면 작업 파일에 접근할 수 없게 됩니다. 집에서는 연결이 끊기는 일이 드물지만, 모바일 환경에서는 흔히 겪는 문제입니다.
이동이 잦은 직장인이라면 더욱 심각한 문제입니다. 비행기 안에서는 Wi-Fi를 쓸 수 없고, 기차나 지하철에서는 신호가 닿지 않을 수 있습니다. 해외에서는 한동안 인터넷에 접속하기 어려운 경우도 있습니다. 언제 어디서나 작업 파일에 접근할 수 있어야 생산성을 유지할 수 있습니다.
대용량 파일 공유가 쉬워진다
초고속 인터넷 시대에도 대부분의 이메일 서비스에는 첨부 파일 용량 제한이 있습니다. 고화질 이미지, 음성 파일 등 대용량 미디어를 공유해야 할 때는 곤란한 상황이 됩니다.
컴퓨터에 동기화된 구글 드라이브 폴더가 있다면, 파일을 해당 폴더에 넣는 것만으로 대용량 파일을 손쉽게 공유할 수 있습니다. 권한을 부여받은 사람은 자신의 컴퓨터로 동기화하거나 클라우드에서 바로 열람할 수 있고, 나머지 과정은 구글 드라이브가 알아서 처리합니다.
백업 보관으로 소중한 데이터를 지킬 수 있다
백업 및 동기화 기능을 사용하면 로컬 폴더에 거의 모든 종류의 파일을 저장하고 자동으로 동기화할 수 있습니다. 물론 충분한 저장 공간이 있어야 합니다.
예를 들어 하드디스크 백업 이미지를 동기화하고, 백업 소프트웨어의 저장 경로를 동기화 폴더로 지정할 수 있습니다. Windows나 macOS 컴퓨터마다 동기화할 폴더를 세밀하게 지정할 수 있으므로 불필요한 파일까지 옮겨질 걱정은 없습니다. 컴퓨터를 도난당하거나 하드디스크가 초기화되더라도 데이터를 언제든 되찾을 수 있습니다.
협업이 아주 쉬워진다
현대의 업무는 대부분 팀 단위로 진행됩니다. 구글 드라이브와 구글 문서(Google Docs) 같은 도구를 함께 활용하면 문서 공동 작업이 매끄럽게 이루어집니다. 문서에 댓글을 남기고, 동기화하거나 접속할 때마다 항상 최신 버전을 확인할 수 있으며, 공유받은 팀원에게 특정 업무를 할당하는 것도 가능합니다.
또한 구글 드라이브는 강력한 공유 설정을 갖추고 있어, 업무에 꼭 필요한 사람에게만 콘텐츠 접근 권한을 부여할 수 있습니다.
팀 단위 문서 스캔 및 디지털 아카이브
종이 없는 사무실은 아직 실현되지 못했습니다. 그래서 여전히 많은 서류를 디지털화해야 합니다. 구글 기술을 활용하면 팀원들이 함께 종이 문서를 효율적으로 디지털화할 수 있습니다.
구글 드라이브 모바일 앱에는 내장 문서 스캐너가 포함되어 있습니다. 팀원 각자는 스마트폰과 구글 드라이브 앱, 공유 폴더 접근 권한만 있으면 됩니다. 현장에서 문서를 스캔해 공유 폴더에 바로 저장할 수 있습니다.
그 폴더를 컴퓨터와 동기화해 두면 스캔한 자료가 자동으로 다운로드되어 쌓이므로, 필요한 용도에 바로 활용할 수 있습니다.
구글 원(Google One)으로 스토리지 업그레이드
위의 생산성 팁은 무료로 누구나 활용할 수 있지만, 일반 구글 드라이브 계정은 15GB의 저장 공간만 제공됩니다. 이 저장 공간은 구글 드라이브와 지메일(Gmail) 등 여러 서비스에서 공유됩니다. 따라서 구글 드라이브 데스크톱의 생산성을 극대화하는 가장 효과적인 방법 중 하나가 구글 원(Google One)을 통해 총 저장 용량을 늘리는 것입니다.
비용이 조금 들지만, 사실 가장 저렴한 클라우드 스토리지 중 하나입니다. 월 1.99달러에 100GB부터 시작해, 월 299.99달러면 30TB까지 이용할 수 있습니다.
이는 대용량 백업, 빠르고 안정적인 클라우드 스토리지가 필요한 팀 프로젝트 등 다양한 가능성을 열어 줍니다. 구글 드라이브 같은 클라우드 도구를 데스크톱 환경과 통합하는 것은, 조금만 새로운 발상을 받아들인다면 생산성 향상의 보물창고가 될 것입니다.