'인박스 제로(Inbox Zero)'를 달성해 본 경험이 있다면, 그것이 얼마나 방대한 과제인지 잘 아실 겁니다. 설령 달성하더라도 수십 개의 Gmail 라벨, Evernote 노트북, 할 일 관리 카테고리를 끊임없이 관리해야 하죠. 이제 새로운 메일 클라이언트가 등장해 이 모든 문제를 바꾸려고 합니다.
저희는 이전에 Outlook을 GTD 오거나이저로 활용하는 방법과 할 일을 체계적으로 정리하는 데 도움이 되는 여러 앱들을 소개한 적이 있지만, 이번에 소개할 앱은 완전히 다른 차원의 것입니다.
IQTELL은 iOS와 Android, 웹에서 사용할 수 있는 이메일 앱으로, GTD(Getting Things Done) 시스템에 맞춰 특별히 설계되었습니다. 대시보드를 살펴보면 실행 항목(actions), 다음 행동(next actions), 상황(contexts), 프로젝트(projects), 언젠가(someday) 등 GTD 카테고리가 모두 갖춰져 있습니다. IQTELL의 진짜 매력은 이러한 카테고리들을 이메일 계정과 얼마나 자연스럽게 통합하는가에 있습니다.
메일과 할 일의 완벽한 통합
이메일 관리를 돕겠다는 앱은 많고, 프로젝트와 할 일까지 관리해 주는 앱도 있지만, 이렇게 깊이 통합된 사례는 드뭅니다. IQTELL은 여러 계정의 이메일을 실행 항목, 프로젝트 등 다양한 유형의 항목으로 변환하는 동시에 보관 처리할 수 있습니다. 덕분에 할 일 관리 앱에는 해당 이메일 기록이 남고, 받은 편지함은 깔끔하게 유지됩니다.
실제 예시를 살펴보겠습니다. 아래 화면에는 받은 편지함에 보도자료가 도착해 있는데, 이에 대한 글을 작성해야 하는 상황입니다. 이런 경우 '액션(Action)'으로 만들기 좋은 후보죠. 메시지 창 하단의 다른 버튼들과 마찬가지로, Action 버튼을 누르면 두 가지 일이 동시에 일어납니다. 이메일 본문이 새 액션의 메모 섹션으로 복사되고, 원본 이메일은 보관함으로 이동합니다.
이제 할 일 관리 앱에는 새 항목이 생겼고, 받은 편지함에서는 이메일 하나가 줄었습니다. 인박스 제로가 눈앞입니다!
액션이 생성된 후에는 세부 정보를 추가할 수 있습니다. 상위 프로젝트(여기서는 'Writing'), 소속 컨텍스트, 하위 작업, 마감일, 알림, 메모 등을 지정할 수 있죠. 생성된 액션은 자동으로 대시보드의 Actions 카테고리에 추가되어 나중에 처리할 준비를 마칩니다. 또한 이메일이 액션과 연결되어 있어 몇 번의 탭만으로 언제든 원본을 다시 확인할 수 있습니다.
기존에 만들어 둔 액션에 이메일을 추가할 수도 있습니다. 이메일은 보관 처리되고, 해당 액션 항목에서 링크로 연결되므로 특정 주제와 관련된 모든 메일을 한곳에 모으기 쉽습니다.
웹 인터페이스: 최대한의 기능성
웹 인터페이스는 모바일에서 가능한 모든 기능을 포함할 뿐만 아니라, 생산성 시스템의 세부적인 부분까지 관리할 수 있는 추가 기능을 제공합니다. 북마크와 노트를 관리하고, 이메일을 캘린더 일정으로 변환하며, 전화 통화와 회의 내용을 기록할 수도 있습니다.
브라우저에서 IQTELL에 접속하면 모바일 클라이언트보다 훨씬 많은 옵션을 사용할 수 있고, 휴대폰에서 수행하는 일부 동작을 직접 커스터마이징할 수도 있습니다. 이 앱에는 기능이 워낙 많아 넉넉한 화면 공간에서 사용하는 것이 좋습니다. 온라인 인터페이스는 서로 다른 뷰를 탭으로 열 수 있어 대시보드, 받은 편지함, 캘린더, 프로젝트 사이를 손쉽게 전환할 수 있습니다.
IQTELL의 웹 인터페이스는 Evernote 계정과도 연동됩니다. Evernote로 GTD 지식 베이스를 관리하는 사용자에게는 큰 장점입니다. 이메일을 노트에 바로 클립하거나, 노트를 액션과 프로젝트에 첨부하고, 노트를 실행 항목으로 변환하며, 나중에 다시 확인할 수 있도록 리마인더를 설정할 수 있습니다.
많은 사람들이 Evernote로 GTD 카테고리(그리고 삶 전반)를 관리하기 때문에, 이 연동 기능은 IQTELL이 성공적인 GTD 앱이 되는 데 중요한 요소입니다.
전반적으로 웹 인터페이스가 이 앱을 가장 잘 활용하는 방법으로 보이며, Android 클라이언트는 할 수 있는 작업 면에서 아직 조금 떨어집니다. 물론 간단한 작업을 수행하거나 이메일을 읽을 때는 충분히 쓸 만합니다.
역대 최고의 GTD 앱일까?
이 앱은 정말 세련되었습니다. 메일 클라이언트로서 필요한 거의 모든 기능을 갖추고 있습니다. 곧 설명할 한 가지 예외를 빼면요. 여러 개의 받은 편지함을 하나로 통합하고, 연결된 어떤 주소로든 손쉽게 메일을 보낼 수 있습니다. 동시에 대부분의 할 일 관리 앱보다 강력한 GTD 조직화 기능을 제공합니다. 이 둘이 결합되면 생산성을 크게 끌어올릴 수 있는 단 하나의 앱이 완성됩니다.
그렇다면 IQTELL에 없는 단 하나의 기능은 무엇일까요? 바로 Gmail 라벨링 기능입니다. 다른 많은 이메일 클라이언트와 마찬가지로 현재 Gmail 라벨은 폴더처럼 취급되어, 받은 편지함에서는 적용할 수 없고 각 이메일에는 하나의 라벨만 붙일 수 있습니다. 다만 IQTELL 팀이 이 문제를 해결할 방법을 구상 중이라고 합니다.
모바일에서 Evernote 접근, Google Drive 및 Dropbox 연동, 더 많은 모바일 기능도 준비 중입니다. 이러한 업데이트가 이루어지면 모바일 앱의 활용도가 한층 높아질 것으로 보입니다. 현재로서는 모바일 앱은 이메일을 읽고 연결하는 용도로, 복잡한 작업은 웹 앱에서 처리하는 것이 좋습니다.
멀티 라벨링 기능이 없음에도 불구하고, IQTELL은 필자가 사용해 본 최고의 생산성 앱 중 하나입니다. 이메일을 프로젝트와 액션으로 직접 변환할 수 있다는 발상은 정말 훌륭해서, 왜 먼저 생각하지 못했는지 의심스러울 정도입니다. 또한 커스터마이징 폭이 넓어 자신의 워크플로우에 맞게 앱을 활용할 수 있습니다. GTD를 사용하든 아니든, 이 앱 하나로 이메일과 할 일 목록을 그 어느 때보다 효율적으로 관리할 수 있습니다.
다만 잠재적인 단점이 하나 있습니다. 앱을 제대로 익혀 최대 속도로 가동하기까지 최소 며칠은 걸릴 수 있다는 점입니다. 구조가 복잡하고 익숙해지는 데 시간이 필요하지만, IQTELL이 제공하는 방대한 온라인 데모, 튜토리얼, 아티클이 큰 도움이 될 것입니다.
현재 IQTELL의 모든 기능은 무료입니다. 하지만 이것이 영원히 그럴 것 같지는 않습니다. 팀은 60일 무료 체험 후 적용될 가격 정책을 개발 중이며, 이후에도 앱은 계속 작동하지만 이메일과 Evernote 동기화가 중단되어 무료 계정의 실질적 가치는 크게 떨어집니다.
프리미엄 서비스 비용은 연간 약 50달러로 예상되며, 최대 5개의 이메일 계정을 동기화할 수 있을 가능성이 높습니다. 가격 정책에 대한 추가 소식은 IQTELL 웹사이트를 계속 확인해 보세요.
IQTELL은 최고의 생산성 앱 반열에 오를 잠재력을 지니고 있습니다. 현재는 모바일 앱의 타 서비스 연동 부족과 Gmail 라벨 호환성 문제가 아쉽지만, 이런 부분들이 개선되면 연간 구독료와 최적화에 들이는 시간이 결코 아깝지 않을 것입니다.
어떻게 생각하시나요? 이 앱이 드디어 받은 편지함을 통제할 수 있게 도와줄까요? 무료 앱을 조합해 쓸 수 있는데 연 50달러를 지불할 가치가 있을까요? 아래에 의견을 남겨주세요!
사진 출처: USPS via Wikipedia