Gmail은 사람들이 받은 메일을 정리하는 데 도움이 되도록 만들어졌습니다. 이메일이 도착하면 자동으로 조치를 취하는 필터를 설정할 수 있습니다. 중요한 메시지를 별표 표시하거나 테마 레이블을 만들 수도 있습니다.
그러나 아직 모르는 또 다른 기능이 있습니다. Gmail의 여러 받은편지함 .
사용 시 Gmail의 기본 보기에서 여러 받은편지함을 화면의 창으로 볼 수 있습니다. 이러한 접근 방식을 사용하면 클릭 몇 번으로 필요한 항목을 확인할 수 있습니다.
Gmail에서 여러 받은편지함을 설정하는 방법
먼저 Gmail을 열고 오른쪽 상단의 톱니바퀴 아이콘을 클릭한 다음 받은편지함 구성을 선택합니다. . Google의 자동 탭 받은편지함 시스템을 꺼야 합니다.
그런 다음 소셜, 프로모션, 업데이트 및 포럼 상자를 선택 취소합니다. 그런 다음 변경 사항을 저장하십시오.
설정으로 이동 톱니바퀴 메뉴에서 실험실을 찾습니다. 화면 상단의 링크. Labs에 표시되는 모든 것은 공식적으로 실험적인 기능입니다.
실험실에서 여러 받은편지함까지 아래로 스크롤합니다. 사용 라디오 버튼을 클릭합니다. .
마지막으로 실험실 페이지 상단으로 돌아가서 변경사항 저장을 클릭합니다. .
다음에 설정 페이지를 로드하면 새로운 파란색 여러 받은편지함이 표시됩니다. 상단을 따라 링크하십시오. 여러 받은 편지함이 가장 잘 작동하도록 조정하려면 이 항목을 클릭하세요. 시스템은 최대 5개의 받은편지함을 허용합니다.
각 창에 레이블을 지정하고 해당 창에 표시되는 콘텐츠 종류를 지정합니다. 예를 들어 임시 보관함을 표시하는 항목과 보낸 편지함을 표시하는 항목을 원할 수 있습니다. 레이블이 지정된 모든 메시지는 여러 받은 편지함 창 중 하나에 표시될 수도 있습니다.
여러 받은 편지함에 대한 설정 내에서 기본 받은 편지함과 관련된 창 위치도 변경합니다. 마지막으로 창의 각 페이지에 표시되는 메시지 수를 선택할 수 있습니다.
이제 다중 받은 편지함 기능의 기능과 설정 방법을 알았습니다. 다음으로 이를 효과적으로 사용하는 몇 가지 방법을 살펴보겠습니다.
1. 칸반의 각 단계에 대한 레이블 지정
Kanban은 각 작업과 전체 워크플로에 맞는 방식을 보여주는 시각적 기반 시스템입니다. 사람들은 Kanban 보드를 사용하여 수행할 작업과 해당 책임이 진행 중인 위치를 표시합니다. 각 작업은 상태가 변경됨에 따라 다른 보드로 이동하는 카드입니다.
Kanban 워크플로의 각 단계에 대해 Gmail 레이블을 만드는 것이 좋습니다. New Projects라고 표시된 것과 Pending Approval이라는 다른 것이 있을 수 있습니다. 팀이 Kanban을 통해 완료된 작업에 대한 알림을 보내는 경우 각 팀 구성원은 특정 키워드 또는 구문을 사용할 수 있습니다. 각 라벨을 적용 가능하고 정확하게 만드는 방법을 배우려면 해당 항목에 주의를 기울이십시오.
그런 다음 기본 받은 편지함에서 Kanban과 관련된 모든 메시지를 확인하는 대신 여러 받은 편지함 창에서 프로세스 흐름을 볼 수 있습니다. 이 방법을 사용하면 필요한 것을 더 쉽게 찾을 수 있어 시간을 절약할 수 있습니다. 또한 프로세스와 관련된 메시지를 추적할 가능성이 줄어듭니다.
2. 부서 또는 사람에 대한 레이블 만들기
아마도 당신은 대기업에 속해 있고 다양한 부서나 사람들과 정기적으로 의사소통을 하고 있을 것입니다. 이 경우 각각에 대해 이메일 주소 기반 레이블을 만드십시오. 예를 들어 Accounting Department, Human Resources, My Boss라고 하는 것을 만들 수 있습니다.
해당 사람들의 이메일을 전용 창에 표시하면 메시지를 간과할 가능성이 줄어듭니다. 또한 이메일이 언제 도착하는지 더 잘 알 수 있습니다. 그러면 문제를 처리하고 그에 따라 행동할 수 있는 더 많은 자유가 있습니다.
3. 한 화면에서 모든 받은 편지함 보기
많은 사람들과 마찬가지로 여러 가지 목적으로 Gmail 받은편지함을 정렬할 수 있습니다. 직장 계정과 개인 계정이 있을 수 있습니다. 그러나 여러 가지 이유로 특수 주소를 설정하는 것이 일반적입니다. 회사에서 세미나를 주최하고 이벤트 등록을 처리하는 경우 주소는 [회사 이름]SeminarRegistration@gmail.com일 수 있습니다.
각 Gmail 계정에 대해 "보낸사람:" 레이블을 만들 수 있습니다. 이렇게 하면 여러 받은 편지함에 해당 메시지가 표시됩니다. 일반적으로 Gmail 오른쪽 모서리에 있는 계정 아이콘을 클릭하여 계정을 전환해야 합니다. 그런 다음 드롭다운 메뉴에서 계정을 선택합니다.
여러 받은 편지함을 사용하여 창당 다른 이메일 주소의 받은 편지함을 표시하면 시간이 절약됩니다. 또한 주의가 산만해지고 아직 계정을 확인했는지 궁금해하지 않도록 합니다.
4. 액션 기반 레이블 만들기
인터넷에는 사람들이 Inbox Zero에 도달하는 데 도움이 되는 제안이 가득합니다. 그 중 하나는 @ 기호로 시작하는 레이블을 만드는 것입니다. 그리고 행동이나 상태. @Awaiting reply, @Complete 또는 @Action이라는 메시지가 있을 수 있습니다.
@Action 폴더의 경우 완료하는 데 2분 이상 걸리는 항목만 추가하고 짧은 작업을 즉시 수행합니다. 그렇지 않으면 @Action 폴더가 불필요한 것들로 막힐 위험이 있습니다.
@ 기호를 사용하면 해당 레이블이 레이블 목록의 시작 부분에 나타납니다. 화면 왼쪽에 있는 Gmail의 표준 라벨 바로 아래에 표시됩니다. 그러나 여러 받은 편지함을 사용하면 레이블의 순서에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 가장 일반적인 각 작업에 하나의 창을 사용할 수 있습니다. 이 방법은 완료된 작업의 시각적 증거가 동기를 부여하는 경우에 탁월합니다.
작업을 완료한 후 받은 편지함 메시지를 여러 받은 편지함으로 두 배로 늘리는 적절한 작업별 레이블로 이동합니다. 그런 다음 하루가 끝나면 각 이메일에 있는 모든 이메일을 살펴보십시오. 결과를 생산성의 전체 척도로 사용하고 개선 방법에 대해 생각해 보세요.
5. 레이블에 중요한 알림 이메일 제공
오늘날의 많은 주요 프로젝트 관리 도구는 이메일과 프로그램 인터페이스 내에서 사용자에게 알립니다. 이 시스템은 특히 사람들이 프로그램과 상호 작용하지 않을 때 가시성의 기회를 높입니다. 이메일만 사용하는 경우에도 계속해서 정보를 확인할 수 있습니다.
먼저 알림 이메일을 제공하는 사용하는 모든 프로그램에 대해 생각해 보십시오. 그런 다음 메시지가 일반적으로 볼 수 있을 만큼 중요한지 확인합니다. 예를 들어, 일부 프로그램은 사용량에 대한 주간 측정항목만 제공하므로 필수적이지 않을 수 있습니다. 그러나 다른 경우에는 응용 프로그램이 귀하에게 적용되는 프로그램에서 일어나는 모든 일에 대해 경고합니다.
알림 이메일을 보내는 관련 프로그램이 5개 이하인 경우 각 프로그램에 다중 받은 편지함 창을 제공합니다. 특정 이메일만 라벨로 보내도록 Gmail 필터를 설정할 수 있습니다.
신용 카드 회사의 알림으로 게시된 지불 또는 신용 점수 변경에 대한 업데이트가 필요할 수 있습니다. 그러나 이자 비용과 관련된 알림 메시지에 대해 걱정하지 않아도 됩니다. 필터를 사용하면 내가 만든 레이블로 보낼 이메일과 삭제되거나 다른 곳으로 이동할 이메일을 지정할 수 있습니다.
사용하는 서비스의 제목 줄에 키워드가 포함되어 있는지 조사하는 것이 유용합니다. Gmail 내에서 해당 회사로부터 받은 모든 이메일을 검색하여 시작합니다. 단어 사용 패턴을 발견하면 필터를 변경하여 해당 단어를 인식하도록 합니다. 그런 다음 필터가 원하는 방식으로 작동하도록 할 수 있습니다. 여기서 가장 중요한 문구가 포함된 이메일은 여러 받은 편지함에 해당하는 레이블로 이동합니다.
6. 우선 순위 받은편지함 설정
받은 편지함을 보면서 무엇을 언제 해야 하는지 파악하기 어려운 경우가 많습니다. 그 결과 가치 있는 행동을 하는 것보다 결정을 내리는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 긴급 수준에 따라 여러 개의 받은 편지함을 만들면 의무를 이해하는 데 도움이 될 수 있습니다.
우선순위가 높은 받은편지함을 만든 다음 중간 우선순위 및 낮은 우선순위 받은편지함을 시작점으로 만들 수 있습니다.
또한 일부 우선순위 기반 메시지가 프로젝트와 관련된 경우 레이블 내에 이를 명시할 수 있습니다.
Gmail 받은 편지함을 어떻게 구성합니까?
이러한 제안을 읽은 후 여러 받은 편지함을 사용할 가치가 있는 기능이라고 생각할 수 있습니다. 불필요한 클릭을 중지하고 레이블 지정 규칙에 따라 필수 메시지를 표시합니다. 직장에서 두 대 이상의 컴퓨터를 사용합니까? 그렇다면 특히 이 Gmail 기능을 사용하여 여러 출처의 메시지를 볼 수 있다는 사실에 감사하게 될 것입니다.
설정하고 나면 전략적으로 분리된 화면이 제공하는 정보의 양을 좋아하게 될 것입니다. 조정하기 어렵다면 한 번의 클릭으로 기능을 비활성화하면 쉽게 다시 켤 수 있습니다.
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