Gmail은 받는 메일을 체계적으로 정리할 수 있도록 설계된 이메일 서비스입니다. 메일이 도착하면 자동으로 특정 작업을 수행하는 필터를 설정할 수 있고, 중요한 메시지에 별표를 표시하거나 주제별 라벨을 만들어 관리할 수도 있습니다.
하지만 아직 많은 분들이 모르는 숨겨진 기능이 하나 더 있습니다. 바로 Gmail의 다중 받은편지함(Multiple Inboxes)입니다.
이 기능을 사용하면 Gmail 기본 화면에서 여러 개의 받은편지함을 패널 형태로 한 번에 볼 수 있습니다. 필요한 메일을 확인하기 위해 클릭하는 횟수를 크게 줄여주는 방식이죠.
Gmail 다중 받은편지함 설정 방법
먼저 Gmail을 열고 오른쪽 상단의 톱니바퀴 아이콘을 클릭한 후 받은편지함 구성을 선택하세요. Google의 자동 탭 분류 시스템을 꺼야 합니다.
그다음 소셜, 프로모션, 업데이트, 포럼 탭의 체크박스를 모두 해제하고 변경사항을 저장합니다.
톱니바퀴 메뉴에서 설정으로 이동해 화면 상단의 Labs 링크를 찾으세요. Labs에 있는 기능들은 공식적으로 실험 단계에 있는 기능들입니다.
Labs 페이지에서 아래로 스크롤해 다중 받은편지함(Multiple Inboxes)을 찾은 뒤 사용 라디오 버튼을 클릭합니다.
마지막으로 Labs 페이지 상단으로 돌아가 변경사항 저장을 클릭하면 됩니다.
설정 페이지를 다시 불러오면 상단에 파란색 다중 받은편지함 링크가 새로 생긴 것을 확인할 수 있습니다. 이를 클릭해 자신에게 맞게 세부 설정을 조정하세요. 시스템은 최대 5개의 받은편지함까지 허용합니다.
각 패널에 라벨 이름을 지정하고 어떤 내용이 표시될지 결정합니다. 예를 들어 하나는 임시보관함(Drafts), 다른 하나는 보낸메일(Sent Mail)을 보여주도록 설정할 수 있습니다. 라벨이 지정된 메시지도 다중 받은편지함 패널 중 하나에 표시할 수 있습니다.
다중 받은편지함 설정 안에서 패널 위치를 기본 받은편지함과의 상대적 배치에 따라 변경할 수도 있습니다. 마지막으로 각 패널 페이지당 표시할 메시지 수도 선택할 수 있습니다.
이제 다중 받은편지함 기능이 무엇인지, 그리고 설정 방법을 알았습니다. 다음으로 이 기능을 효과적으로 활용하는 방법들을 살펴보겠습니다.
1. 칸반 워크플로우 단계별 라벨 지정하기
칸반(Kanban)은 각 작업과 전체 워크플로우에서의 위치를 시각적으로 보여주는 시스템입니다. 사람들은 칸반 보드를 통해 해야 할 작업과 그 진행 상황을 파악합니다. 각 작업은 카드 형태로 표현되며, 상태가 변하면 다른 보드로 이동합니다.
칸반 워크플로우의 각 단계마다 Gmail 라벨을 만들어 보세요. 예를 들어 '신규 프로젝트', '승인 대기' 같은 라벨을 만들 수 있습니다. 팀이 칸반을 통해 완료된 업무 알림을 보낸다면, 각 팀원이 특정 키워드나 문구를 사용하도록 하세요. 해당 키워드들을 주의 깊게 살펴 각 라벨이 정확하게 적용되도록 만드세요.
그러면 주요 받은편지함에서 칸반 관련 메일을 일일이 찾아볼 필요 없이, 다중 받은편지함 패널에서 프로세스 흐름을 한눈에 확인할 수 있습니다. 필요한 것을 빠르게 찾을 수 있어 시간을 절약할 수 있고, 프로세스와 관련된 메일을 놓칠 가능성도 줄어듭니다.
2. 부서 또는 담당자별 라벨 만들기
대기업에 재직 중이거나 여러 부서, 여러 사람과 자주 소통한다면 각 대상별로 이메일 주소 기반 라벨을 만들어 보세요. 예를 들어 '회계부', '인사팀', '상사' 같은 라벨을 만들 수 있습니다.
특정 사람들의 메일이 전용 패널에 표시되면 메일을 놓칠 가능성이 줄어듭니다. 메일이 언제 도착했는지도 더 잘 인식하게 되어, 처리 방법을 더 여유 있게 결정하고 적절히 대응할 수 있습니다.
3. 모든 받은편지함을 한 화면에서 확인하기
많은 사람들이 여러 목적으로 Gmail 계정을 여러 개 사용합니다. 업무용 계정과 개인용 계정을 따로 두는 경우가 대표적이죠. 다양한 이유로 특수 목적의 주소를 만드는 것도 흔합니다. 회사에서 세미나를 개최하고 행사 등록을 담당한다면 [회사명]SeminarRegistration@gmail.com 같은 주소를 사용할 수 있습니다.
각 Gmail 계정마다 '보낸 사람:' 라벨을 만들면 다중 받은편지함이 해당 계정의 메일을 각각 보여줍니다. 평소에는 Gmail 오른쪽 상단의 계정 아이콘을 클릭하고 드롭다운 메뉴에서 계정을 선택해야 계정을 전환할 수 있습니다.
다중 받은편지함을 사용해 패널마다 다른 이메일 주소의 받은편지함을 표시하면 시간을 절약할 수 있습니다. 주의가 산만해지는 것을 막고, 특정 계정을 확인했는지 헷갈리는 일도 없어집니다.
4. 실행 기반 라벨 만들기
인터넷에는 받은편지함 제로(Inbox Zero)를 달성하기 위한 다양한 방법들이 넘쳐납니다. 그중 하나는 @ 기호로 시작하는 라벨에 작업이나 상태를 붙이는 것입니다. '@답변 대기', '@완료', '@실행' 같은 라벨을 만들 수 있습니다.
'@실행' 폴더에는 2분 이상 걸리는 작업만 추가하고, 짧은 작업은 즉시 처리하세요. 그렇지 않으면 불필요한 항목들로 '@실행' 폴더가 금방 복잡해질 수 있습니다.
@ 기호를 사용하면 해당 라벨들이 라벨 목록 맨 앞에 표시됩니다. 화면 왼쪽의 Gmail 기본 라벨 바로 아래에 위치하게 되죠. 하지만 다중 받은편지함을 사용하면 라벨 순서를 걱정할 필요가 없습니다. 가장 자주 하는 작업마다 패널을 하나씩 할당하면 됩니다. 완료된 업무를 시각적으로 확인하는 것이 동기부여가 된다면 이 방법이 특히 효과적입니다.
작업을 끝낸 후에는 해당 메일을 알맞은 실행 전용 라벨(다중 받은편지함 역할)로 옮기세요. 그리고 하루를 마무리할 때 각 라벨의 메일을 모두 확인하며, 결과를 종합적인 생산성 지표로 삼고 개선 방안을 고민해 보세요.
5. 중요 알림 메일에 라벨 지정하기
오늘날 주요 프로젝트 관리 도구 대부분은 프로그램 인터페이스뿐 아니라 이메일로도 사용자에게 알림을 보냅니다. 이런 방식은 특히 프로그램을 직접 사용하지 않을 때 알림을 놓치지 않게 해주며, 이메일만 사용하는 상황에서도 최신 소식을 접할 수 있게 해줍니다.
먼저 알림 메일을 보내는 프로그램들을 모두 생각해 보세요. 그다음 해당 메일들이 확인할 가치가 있을 만큼 중요한지 판단합니다. 예를 들어 어떤 프로그램은 주간 사용량 지표만 제공하는데, 이는 필수적이라고 느끼지 않을 수 있습니다. 반면 어떤 애플리케이션은 자신과 관련된 모든 활동에 대해 알려주기도 합니다.
알림 메일을 보내는 관련 프로그램이 5개 이하라면 각각에 대해 다중 받은편지함 패널을 하나씩 할당하세요. 참고로 Gmail 필터를 설정해 특정 메일만 라벨로 보내도록 할 수 있습니다.
예를 들어 신용카드 회사의 알림이라면 결제 내역이나 신용점수 변화에 대한 업데이트는 원할 수 있지만, 이자 관련 알림은 덜 중요하게 느껴질 수 있습니다. 필터를 사용하면 어떤 메일을 만든 라벨로 보낼지, 삭제하거나 다른 곳으로 보낼지 지정할 수 있습니다.
자주 사용하는 서비스가 제목 줄에 특정 키워드를 포함하는지 조사해 보는 것도 유용합니다. 먼저 Gmail에서 해당 회사로부터 받은 모든 메일을 검색해 보세요. 단어 사용 패턴을 발견하면 필터가 그 단어들을 인식하도록 수정하세요. 그러면 필터가 원하는 대로 작동하게 됩니다. 즉, 가장 중요한 문구가 포함된 메일만 다중 받은편지함에 연결된 라벨로 들어가는 것이죠.
6. 우선순위별 받은편지함 설정하기
받은편지함을 들여다보면 무엇을 언제 처리해야 할지 파악하기 어려울 때가 많습니다. 그 결과 정작 가치 있는 행동을 실행하는 것보다 결정하는 데 더 많은 시간을 쓰게 되기도 하죠. 긴급도에 따라 다중 받은편지함을 만들면 해야 할 일을 명확하게 정리하는 데 도움이 됩니다.
시작점으로 '높음 우선순위' 받은편지함을 만들고, 이어서 '중간 우선순위', '낮음 우선순위' 받은편지함을 만들어 보세요.
또한 우선순위 기반 메일 중 프로젝트와 관련된 것이 있다면 라벨 이름에 그 사실을 명시할 수도 있습니다.
당신은 Gmail 받은편지함을 어떻게 정리하고 있나요?
이 팁들을 읽고 나면 다중 받은편지함이 충분히 활용할 가치가 있는 기능이라고 생각하게 될 것입니다. 불필요한 클릭을 없애고, 라벨 규칙에 따라 중요한 메시지를 한눈에 보여주기 때문입니다. 업무에서 여러 대의 컴퓨터를 사용하시나요? 그렇다면 여러 출처의 메일을 동시에 볼 수 있는 이 Gmail 기능을 특히 유용하게 느끼실 겁니다.
설정을 마치고 나면 하나의 전략적으로 분할된 화면이 얼마나 많은 정보를 제공하는지 감탄하게 될 것입니다. 적응하기 어렵다고 느껴지더라도 기능을 비활성화하는 데는 클릭 한 번이면 충분하고, 다시 켜는 것도 마찬가지로 쉽습니다.
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