보고서 준비 시간을 몇 시간 단위로 단축하는 7가지 Excel 기능

Excel에는 보석처럼 작동하는 강력하지만 종종 간과되는 기능이 있습니다. 반복적인 작업을 자동화하고 정확성을 높이며 보고서를 더 쉽게 관리할 수 있습니다. 보고서 작성에 몰두하면 효율성이 조금만 향상되어도 매주 시간을 절약할 수 있습니다.

이 튜토리얼에서는 보고서 작성 시간을 절약해 주는 7가지 숨겨진 Excel 기능을 보여드리겠습니다.

1. 플래시 채우기 – 즉시 데이터 형식 변경

Flash Fill은 입력 패턴을 감지하고 열의 나머지 부분을 자동으로 채우는 AI 기반 패턴 인식 도구입니다.

이 기능을 사용하면 수식을 사용하지 않고도 데이터를 정리하거나 변환할 수 있습니다.

• 성과 이름을 분리합니다.
• 전화번호 형식을 지정합니다.
• 텍스트에서 코드를 추출합니다.

사용 단계:

• 데이터 옆 열에 원하는 패턴을 입력하기 시작하세요.
• 변환의 몇 가지 예(2개 이상의 셀)를 입력하세요.
• Excel 365에서는 자동으로 패턴을 감지하고 열의 나머지 부분을 채웁니다.
• 이전 버전의 경우
  • 데이터 로 이동 탭>> 플래시 채우기를 선택합니다. 또는 Ctrl + E를 누르세요. .

• Excel은 전체 열을 자동으로 완성합니다.

영업사원 이름의 형식을 다시 지정해 보겠습니다.

• Adams, John을 입력하세요. , 첫 번째 행에 있습니다.
• 두 개 이상의 셀을 입력하면 Excel에서 자동으로 패턴을 감지하고 열의 나머지 부분을 제안합니다.
• Excel은 패턴에 따라 나머지 부분을 채웁니다.

절약된 시간: 보고서에는 이러한 유형의 서식이 필요한 경우가 많으며 수식이 없어도 즉시 일회성 변환이 가능합니다.

2. 사용자 정의 숫자 형식 – 값을 변경하지 않고 데이터 형식 지정

사용자 정의 숫자 형식을 사용하면 기본 데이터를 변경하지 않고도 필요한 내용을 정확히 표시하는 전문적인 보고서를 만들 수 있습니다.

기본 구문:

Positive;Negative;Zero;Text

사용 단계:

• 홈으로 이동 탭>> 숫자 형식 아이콘을 클릭합니다. .
• 또는 마우스 오른쪽 버튼을 클릭>> 셀 서식을 선택합니다. .
• Ctrl+1을 누를 수도 있습니다. 셀 서식을 열려면 대화 상자.
• 번호 선택 탭>> 맞춤 선택 .
• 맞춤 형식을 입력하세요.

색상을 사용하여 손익을 표시해 보겠습니다.

• 이익 항목을 선택하세요.
• 셀 서식 지정 열기 대화 상자>> 숫자 선택>> 맞춤을 선택하세요. .
• 다음 형식을 삽입하세요.
• 확인을 클릭하세요. .

[Green]$#,##0;[Red]($#,##0);[Blue]$0;"N/A"

이제 이익은 녹색으로, 손실은 빨간색으로 표시되며, 손익분기점은 보고서에 파란색으로 표시됩니다. 이 하나의 형식은 TEXT 수식의 여러 열과 수동 스타일 지정을 대체할 수 있습니다.

강력하고 일반적인 예:

• 설명 텍스트가 포함된 비율:

0.0% "Growth";[Red]-0.0% "Decline";0% "Flat"

이 형식은 색상 및 백분율과 함께 설명 텍스트를 추가합니다.

• 날짜 약어:

이 형식은 '2024년 1월 1일' 대신 '1월 24일'을 표시합니다.

• 큰 숫자 단순화:

이 형식은 1,500,000을 “2M”으로 표시합니다.

• 값에 따른 조건부 텍스트:

[>100]"Exceeded Target";[>50]"On Track";"Needs Attention"

절약된 시간: 표시 목적으로 수식, 수동 색상 또는 도우미 열이 필요하지 않습니다.

3. 파워 쿼리 – 데이터 정리 자동화

파워 쿼리는 다양한 데이터 원본을 가져오고 연결합니다. 사용자는 데이터 커넥터나 가져오기 도구라고 생각하지만 코딩이 필요 없는 사용자 친화적인 인터페이스로 데이터 변환을 위한 다양한 기능을 제공합니다.

사용 단계:

• 데이터로 이동 탭>> 데이터 가져오기 선택 .
• 소스 선택(Excel 파일, 데이터베이스, 웹페이지 등)

• 데이터 소스 선택>> 데이터 변환 클릭 .

• 파워 쿼리 편집기 사용 여분의 공백을 제거하고, 대소문자를 변경하고, 열을 분할합니다.
• 닫기 및 로드를 클릭하세요. 한 번의 클릭으로 Excel에 데이터를 로드하고 언제든지 새로 고칠 수 있습니다.

일반적인 변환 및 정리:

• 홈으로 이동 탭>> 행 제거 선택>> 빈 행 제거를 선택합니다. .
• 홈으로 이동 탭>> 열 분할 선택>>구분자별 선택 .
• 변환 으로 이동 탭>> 첫 번째 행을 헤더로 사용을 선택합니다. .

• 변환 으로 이동 탭>> 형식을 선택합니다.>> 각 단어를 대문자로 시작을 선택하세요. .

• 변환 으로 이동 탭>> 데이터 유형을 선택합니다. (날짜, 정수, 통화 설정).

여러 파일 결합:

수십 개의 유사한 Excel 파일을 하나의 마스터 보고서로 자동 병합합니다.

• 데이터 로 이동 탭>> 데이터 가져오기 선택>> 파일에서를 선택하세요.>> 폴더에서를 선택합니다. .
• 폴더 찾아보기>>파일 결합을 선택합니다.>> 변환을 선택합니다. 필요에 따라 데이터를 수집합니다.

절약된 시간: 매달 반복적인 수동 정리 작업을 제거합니다. 2~3시간의 월별 데이터 통합 작업을 자동으로 실행되는 5분 설정으로 단축합니다.

4. 빠른 분석 도구 – 빠른 차트, 합계 및 서식

빠른 분석 도구는 Excel에서 표시되지만 숨겨진 도구입니다. 선택 항목에 따라 자동으로 차트, 표 및 서식을 즉시 제안합니다.

사용 단계:

• 데이터를 선택하세요.
• 빠른 분석 아이콘을 클릭합니다. (오른쪽 하단).
• 서식 선택 , 차트 , 총계 , 표 , 스파크라인 .
• 클릭 한 번으로 모든 기능을 탐색하여 보고서에 삽입할 수 있습니다.

매출 상위 10%를 강조해 보겠습니다:

• 판매액 열을 선택합니다(예:H2:H101).
• 빠른 분석 아이콘을 클릭하세요. .
• 서식 선택>> 상위 10% 선택 .

절약된 시간: 명령을 검색하지 않고도 몇 초 만에 원시 데이터를 통찰력으로 전환할 수 있습니다. 다양한 기능과 옵션을 제공합니다.

5. 동적 배열 – 즉각적인 유출 공식

하나의 수식으로 여러 셀을 자동으로 채웁니다. 변경 사항이 발생할 때마다 동적으로 업데이트됩니다. 효과적이고 유용한 동적 배열 기능은 UNIQUE, XLOOKUP, FILTER, SORT, TEXTSPLIT 등입니다.

고유:

• 독특한 영업사원을 한 번에 확보하세요.

새 이름이 추가되면 목록이 자동으로 업데이트됩니다.

다중 조회를 위한 XLOOKUP:

• 특정 지역의 특정 제품에 대한 판매 데이터를 가져옵니다.

=XLOOKUP(1,(B2:B101="East")*(C2:C101="Laptop Pro 15")*(D2:D101="Computers"), I2:I101,"No match")

이 수식은 TRUE/FALSE 배열을 곱하여 모든 기준이 일치하는 1을 만듭니다. 그런 다음 지역, 제품 및 카테고리가 일치하는 단가를 반환합니다.

XLOOKUP은 VLOOKUP의 더욱 강력하고 유연한 사촌으로 어떤 방향으로든 작동하고 여러 기준을 손쉽게 처리합니다.

절약된 시간: 필터링된 값을 수동으로 복사하여 붙여넣을 필요가 없습니다. 이는 도우미 열을 하나의 실시간 범위(#)로 대체합니다. 변경사항이 발생하면 자동으로 업데이트됩니다.

6. 데이터 분석 – 즉각적인 AI 생성 통찰력 확보

데이터 분석 기능은 홈 탭의 맨 오른쪽에 있습니다. 이 기능은 데이터 세트를 스캔하고 차트, 요약 및 주요 통찰력을 자동으로 제안합니다. Excel의 AI 엔진으로 구동됩니다.

사용하시면 됩니다;

• 데이터세트가 있지만 그것이 어떤 이야기를 전달하는지 확실하지 않은 경우
• 피벗 테이블을 구축하지 않고도 빠른 보고서가 필요합니다.
• 프레젠테이션에 바로 사용할 수 있는 차트를 원합니다.

사용 단계:

• 데이터세트 내부를 클릭하세요.
• 홈으로 이동 탭>> 데이터 분석을 선택합니다. .
• Excel에서는 '지역별 총 매출' 또는 '제품별 매출 추세'를 제안합니다.
• 삽입을 클릭하세요. 보고서에 즉시 추가할 수 있습니다.

기존 데이터를 분석해 보겠습니다.

• 데이터세트 내부 아무 곳이나 클릭하세요.
• 홈으로 이동 탭>> 데이터 분석을 선택합니다. (리본의 오른쪽).
• Excel은 다음을 포함하는 측면 창을 엽니다.
  • 추천 피벗 테이블 (예:제품명 및 영업사원별 이익)
  • 추천 차트 (예:날짜별 단가)
  • 데이터를 기반으로 거의 모든 유형의 분석을 포함하는 37개 이상의 분석을 보여줍니다.
• 피벗 테이블/차트 삽입을 클릭하세요. 당신이 좋아하는 제안 옆에.

• '영업사원을 위한 원형 차트 만들기' 등 보고서와 관련된 질문을 입력할 수 있습니다.
• Excel은 그 자리에서 답변을 생성합니다.

• 추천 질문을 살펴보세요.
• Excel은 클릭 한 번으로 자동으로 보고서를 생성합니다.

절약된 시간: 트렌드를 즉시 파악하고 생각하지 못한 분석을 제안합니다. 수식이나 피벗 테이블 지식이 필요하지 않습니다. 자연어로 질문을 입력할 수 있습니다.

7. 카메라 도구 – 주요 지표의 실시간 스냅샷

이 도구는 리본에 없습니다. 빠른 액세스 도구 모음에 수동으로 추가해야 합니다. 자동으로 업데이트되는 범위의 그림을 만들 수 있습니다. 복잡한 링크 없이 대시보드에 보고서의 실시간 업데이트 섹션을 배치할 수 있습니다.

사용하시면 됩니다;

• 실시간 차트로 대시보드 구축
• 하나의 보기에 여러 시트의 KPI 표시.

추가 및 사용 단계:

카메라 를 추가하려면 도구;

• 툴바를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭>> 맞춤설정 선택 .

• 리본 맞춤설정을 선택합니다.>> 카메라를 선택하세요.>> 추가를 클릭하세요. 새 탭에 삽입하세요. .
• 확인을 클릭하세요. .

도구를 사용하려면;

• 셀 범위를 선택하세요.
• 새 탭으로 이동>> 카메라를 클릭하세요. .
• + 아이콘을 배치하세요. 필요한 곳에.

• + 아이콘 배치 새 시트에.
• 소스가 변경되면 스냅샷이 즉시 업데이트됩니다.

절약된 시간: 복잡한 연결 없이 실시간 측정항목을 통합할 수 있습니다. 이미지 편집이 셀 편집보다 쉽기 때문에 대시보드가 보기 좋게 보입니다.

보너스 숨겨진 기능

그룹화 및 개요 – 보고서 섹션 확장/축소:

일일 세부정보를 유지하는 데 도움이 되지만 기본적으로 요약이 표시됩니다.

• 분기별 총계로 집계되는 월별 분석
• 경영 보고서에서 세부 행을 숨깁니다.

사용 단계:

• 그룹화하려는 행을 선택하세요.
• 데이터로 이동 탭>> 그룹 선택 .
• +/-를 사용하세요. 펼치거나 접을 수 있는 버튼입니다.

마무리

Excel에는 광범위한 기능 모음이 있습니다. 모든 기능 중에서 이 7가지 기능을 사용하면 보고서 작성 시간을 절약할 수 있습니다. 이러한 7가지 숨겨진 Excel 기능을 구현하면 데이터 프로세서에서 데이터 분석가로 변신하여 시간을 절약할 뿐만 아니라 더 깊은 통찰력과 더 나은 사용자 경험을 제공하는 보고서를 만들 수 있습니다. 개별적으로는 이러한 기능이 몇 분 정도 단축되는 것처럼 보일 수 있지만, 보고 워크플로와 결합하면 보고 시간을 50% 이상 단축할 수 있습니다. 진짜 마법은 반복적인 작업을 식별하고 Excel에서 이를 처리하도록 하는 것입니다.