Microsoft Excel에서 여러 통합 문서를 동시에 다루는 것은 매우 흔한 일입니다. 통합 문서 사이에는 링크(연결)가 설정되어 있어, 원본 파일의 내용이 바뀌면 다른 통합 문서에서도 그 변경 사항을 그대로 확인할 수 있습니다. 하지만 데이터를 보여주기 위한 용도로만 파일이 필요하다면 원본과의 연결은 오히려 번거로움이 될 수 있습니다. 특히 어떤 이유로 원본 파일을 찾을 수 없게 되면 문제는 더 복잡해지는데요. 이럴 때는 통합 문서 간의 링크를 끊는 것이 좋습니다. 이 글에서는 엑셀에서 원본 파일을 찾을 수 없을 때 링크를 끊는 방법을 단계별로 자세히 살펴보겠습니다.
엑셀이 원본을 찾지 못하는 이유는?
내 데이터를 다른 통합 문서의 데이터와 연결하는 것을 외부 링크라고 부릅니다. 외부 링크가 설정된 상태에서는 원본 파일을 수정하면 연결된 통합 문서에서도 해당 내용이 함께 변경됩니다.
그런데 실무에서는 파일을 다른 사람과 공유해야 하는 경우가 많습니다. 이때는 받는 사람이 원본 파일에 접근하지 못하더라도 문서가 정상적으로 열리도록, 즉 원본과의 연결이 없는 정적 파일 형태로 만드는 것이 좋습니다. 이를 위해서는 파일 간의 링크를 끊어야 합니다.
문제는 원본 파일 자체가 더 이상 존재하지 않을 때 발생합니다. 아래 이미지처럼 Source 파일이 Destination 파일과 연결되어 있던 상황에서, 링크 상태 확인(Check Status) 버튼을 눌렀을 때 연결 상태가 '없음'으로 표시된다면 원본 파일이 이미 다른 위치로 옮겨졌거나 삭제되었다는 뜻입니다. 예기치 못한 오류를 피하려면 이런 링크를 제거(끊기)하는 것이 안전합니다.
- 단, 외부 링크를 유지하려면 연결된 통합 문서를 항상 열어 두어야 한다는 단점이 있습니다. 연결된 통합 문서의 이름을 바꾸거나 위치를 이동하거나 삭제하면 데이터가 더 이상 자동으로 업데이트되지 않습니다.
- 외부 링크가 포함된 통합 문서를 다른 사람에게 공유해야 한다면, 외부 링크를 삭제하거나 링크가 사용 불가능한 상태임을 미리 처리해 두는 것이 좋습니다.
원본을 찾을 수 없을 때 엑셀에서 링크를 끊는 4가지 방법
아래 데이터 세트를 활용해 원본 파일을 사용할 수 없는 상황에서 링크를 끊는 방법을 알아보겠습니다. 데이터 세트에는 제품별 수량(Quantity)과 비용(Cost) 정보가 들어 있습니다.
- 또 다른 시트에는 매출(Revenue)과 수익(Profit) 데이터가 있습니다.
두 파일을 서로 연결한 뒤, 원본 파일을 사용할 수 없게 되었을 때 링크가 어떻게 작동하는지, 그리고 이를 어떻게 끊을 수 있는지 하나씩 확인해 보겠습니다.
1. 이름 범위를 모두 삭제하여 링크 끊기
원본 데이터에 이름 범위(Named Range)가 설정되어 있다면, 링크를 끊기 전에 먼저 삭제하는 것이 좋습니다.
실행 방법
- 데이터에 이름 범위가 지정되어 있고 그 이름 범위를 기준으로 링크를 생성했다면, 원본 데이터가 손상되거나 접근할 수 없는 상황에서는 링크를 끊는 데 어려움을 겪을 수 있습니다.
- 따라서 링크를 끊기 전에 워크시트 내부의 이름 범위를 먼저 삭제해야 합니다.
- 리본 메뉴에서 수식(Formula) 탭으로 이동한 후 정의된 이름(Defined Names)을 클릭합니다.
- 드롭다운 메뉴에서 이름 관리자(Name Manager)를 선택합니다.
- 이름 관리자 대화 상자를 열면 등록된 이름 범위를 확인할 수 있습니다. 예제에서는 이름이 Source인 범위가 보입니다.
- 대화 상자 상단의 삭제(Delete) 버튼을 클릭합니다.
- 이후 확인(OK)을 눌러 완료합니다.
- 이제 데이터(Data) 탭에서 링크를 끊을 수 있습니다.
- 데이터 탭 > 쿼리 및 연결(Queries and Connections) 그룹으로 이동합니다.
- 링크 편집(Edit Links)을 클릭합니다.
- 링크 편집 창에서 Source.xlsx 파일과의 링크가 목록에 표시됩니다.
- 해당 링크를 선택한 상태에서 링크 끊기(Break Link) 버튼을 클릭합니다.
- 이렇게 하면 원본을 찾을 수 없는 상황에서도 엑셀의 링크를 성공적으로 끊을 수 있습니다.
2. 차트에서 외부 링크 제거하기
외부 파일의 데이터를 기반으로 만든 차트가 있다면, 파일을 공유하기 전에 반드시 해당 링크를 끊어야 합니다.
실행 방법
- 아래는 외부 데이터 세트와 연결된 차트가 포함된 데이터입니다.
- 원본 데이터 세트를 사용할 수 없으므로 이 연결을 끊어야 합니다.
- 먼저 원본 통합 문서의 Revenue 열 데이터와 연결된 차트를 만들어 둔 상태입니다.
- 차트가 참조하는 통합 문서를 확인하려면 차트를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 뒤 데이터 선택(Select Data)을 선택합니다.
- 데이터 선택 창을 보면 통합 문서 이름은 Destination으로 되어 있지만, 실제 데이터 원본은 Source라는 통합 문서와 연결되어 있는 것을 확인할 수 있습니다.
- 이제 원본 파일을 다른 폴더로 이동시켜 보겠습니다.
- 데이터 탭의 링크 편집(Edit Links)을 열면 원본 통합 문서와 대상 통합 문서 사이에 연결이 표시됩니다.
- 링크의 상태 확인(Check Status)을 실행하면 상태가 '오류: 원본을 찾을 수 없음(Error: Source not found)'으로 변경된 것을 볼 수 있습니다.
- 확인(OK)을 클릭합니다.
- 이 상태에서 원본 파일의 값을 변경해도 대상 파일은 더 이상 함께 업데이트되지 않습니다.
- 따라서 데이터 탭의 링크 편집에서 두 파일 간의 기존 링크를 삭제해야 합니다.
- 링크 편집을 클릭한 뒤, 대화 상자에서 링크 끊기(Break Link) 버튼을 누릅니다.
- 이렇게 하면 원본을 찾을 수 없는 상황에서도 차트의 외부 링크를 깨끗하게 제거할 수 있습니다.
3. 엑셀 파일을 ZIP 파일로 변환하기
엑셀 파일을 ZIP 파일로 변환하면 파일 내부 구조에 직접 접근할 수 있습니다. 이를 활용하면 외부 링크 정보가 담긴 폴더를 직접 삭제함으로써 링크를 완전히 끊을 수 있습니다.
실행 방법
- 엑셀 파일의 이름을 변경하는 방식으로 파일 형식을 ZIP으로 바꿀 수 있습니다.
- 파일 탐색기에서 해당 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 컨텍스트 메뉴에서 이름 바꾸기(Rename)를 선택합니다.
- 파일 확장자를 .xlsx에서 .zip으로 변경합니다.
- 이때 '파일을 사용할 수 없게 될 수 있습니다'라는 경고 창이 나타납니다.
- 예(Yes)를 클릭해 진행합니다.
- 이제 파일이 ZIP 형식으로 전환된 것을 확인할 수 있습니다.
- ZIP 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 컨텍스트 메뉴에서 WinRAR로 열기(Open with WinRar)를 선택합니다.
- WinRAR 프로그램 안에는 여러 개의 폴더가 보입니다.
- xl 폴더를 더블클릭합니다.
- xl 폴더 안에서 externalLinks 폴더를 찾습니다.
- 해당 폴더를 선택한 후 상단의 삭제(Delete) 버튼을 클릭해 폴더를 삭제합니다.
- 이것으로 외부 링크 정보가 모두 제거되어 링크가 완전히 끊어졌습니다.
4. 파일 확장자 변경하기
앞선 방법들이 모두 통하지 않을 경우의 최후의 수단은 엑셀 파일의 형식 자체를 변경하는 것입니다. 파일을 구버전 확장자인 XLS로 되돌리면 기존의 연결 정보가 제거됩니다.
실행 방법
- 파일 확장자를 변경하는 방법으로도 링크를 끊을 수 있습니다.
- 먼저 해당 파일을 선택하고 마우스 오른쪽 버튼을 클릭합니다.
- 컨텍스트 메뉴에서 이름 바꾸기(Rename)를 선택합니다.
- 파일 확장자를 .xlsx에서 .xls로 변경합니다.
- 역시 '파일이 손상될 수 있다'는 경고 메시지가 표시됩니다.
- 예(Yes)를 클릭해 경고를 무시하고 진행합니다.
- 이제 파일 확장자가 .xls로 바뀌었습니다.
- 기존 파일 버전에 존재하던 모든 링크가 사라진 것을 확인할 수 있습니다.
마무리
지금까지 엑셀에서 원본 파일을 찾을 수 없을 때 링크를 끊는 4가지 방법을 알아보았습니다. 이름 범위 삭제, 차트의 외부 링크 제거, ZIP 변환을 통한 내부 폴더 삭제, 그리고 파일 확장자 변경까지 상황에 맞는 방법을 선택해 활용해 보세요.
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