엑셀에서 테이블 간 관계(Relationship)를 만들고 관리하는 방법을 찾고 계신가요? 이 글에서는 엑셀에서 관계를 생성하고 관리하는 전 과정을 단계별로 자세히 설명합니다. 아래의 완벽 가이드를 따라 함께 알아보세요.
엑셀에서 관계(Relationship)란 무엇인가?
두 개의 별도 테이블을 연결하면 '관계'가 생성됩니다.
관계를 설정하려면 먼저 두 테이블에 공통으로 존재하는 열(Column)을 찾아야 합니다. 단, 두 열의 이름이 반드시 같아야 하는 것은 아니며, 연결 기준이 되는 열에는 고유한 값만 포함되어야 합니다. 관계형 데이터베이스는 여러 개의 테이블이 이런 식으로 서로 연결된 구조입니다. 엑셀에서는 데이터 모델(Data Model) 기능을 활용해 간단한 관계형 구조를 손쉽게 만들 수 있습니다. 예를 들어, '제품 주문(Product Order)' 데이터 테이블과 '제품 판매(Product Sales)' 데이터 테이블이 모두 '날짜(Date)' 열을 공유하고 있다고 가정해 보겠습니다. 두 테이블의 해당 열에 동일한 데이터가 들어 있으므로, 이 경우 날짜 열은 관계 설정 시 제외하는 것이 좋습니다.
엑셀에서 관계를 만드는 것이 왜 중요한가?
기능의 중요성을 이해하면 실무에서 언제, 왜 사용해야 하는지 명확해집니다. 하나의 보고서를 작성하는 데 필요한 모든 데이터가 단일 테이블에 담겨 있는 경우는 드뭅니다. 데이터가 여러 테이블에 분산되어 있는 경우가 많기 때문에 엑셀의 관계 기능이 필수적입니다.
앞선 예시를 살펴보면, '제품 주문' 테이블에 주문을 등록한 사람의 정보는 '제품 판매' 데이터 테이블에 없을 가능성이 높습니다. 이때 두 테이블 사이에 관계를 설정하고 '주문 ID'만 있으면 해당 주문자의 이름을 불러와 제품 판매 보고서에 활용할 수 있습니다.
엑셀에서 관계를 관리하는 단계별 절차
다음 섹션에서는 엑셀에서 관계를 관리하는 효과적인 방법을 소개합니다. 먼저 관계를 생성하는 방법을 배우고, 이어서 관계 편집, 추가, 삭제까지 관리하는 방법을 차례대로 다룹니다. 내용이 매우 상세하게 구성되어 있으니 학습 후 직접 적용해 보면서 엑셀 실력을 한 단계 끌어올려 보세요. 여기서는 Microsoft Office 365 버전을 기준으로 설명하지만, 원하는 다른 버전을 사용해도 무방합니다.
1단계: 데이터셋 준비
첫 번째 단계는 관계를 만들기 위한 데이터셋을 준비하는 것입니다. 엑셀에서 관계를 생성하려면 몇 가지 규칙을 따라야 하며, 아래 순서를 참고해 진행하세요.
- 먼저 여러 셀을 병합한 뒤 큰 글씨체로 'Managing Relationships'라는 제목을 입력해 눈에 잘 띄게 만듭니다. 그다음 필요한 헤더 필드를 입력합니다.
- 제목 부분을 완성했다면 고객 ID, 판매 항목(Item Sold), 판매 방식(Sales Process), 날짜(Date), 수량(Quantity), 단가(Per Unit Price), 총액(Total Price) 열을 차례로 입력합니다.
- ID 열에는 고객 ID 번호를 입력합니다.
- 판매 항목 열에는 품목 이름을, 판매 방식 열에는 제품 판매 방식을 기록합니다.
- 총액 열은 단가에 수량을 곱해 계산합니다.
- 완성된 첫 번째 테이블은 아래와 같습니다.
- 그다음 두 번째 테이블에는 고객 ID, 이름, 국가를 입력합니다.
- 이제 첫 번째 테이블의 이름을 변경해 보겠습니다.
- 테이블 범위 안의 임의의 셀을 하나 선택합니다.
- 테이블 디자인(Table Design) 탭으로 이동해 테이블 이름란에 이름을 입력합니다. 여기서는 Product_Order로 지정했습니다. 데이터에 맞는 이름을 자유롭게 사용할 수 있으며, 이 이름은 관계 생성 시 참조값으로 활용됩니다.
- 같은 방식으로 두 번째 테이블의 이름도 변경합니다.
- 테이블 범위 안의 임의의 셀을 선택합니다.
- 테이블 디자인 탭에서 테이블 이름을 Identity_1로 지정합니다. 역시 원하는 이름을 사용할 수 있으며, 관계 생성 시 참조값으로 사용됩니다.
2단계: 관계 만들기
이번 단계에서는 엑셀에서 관계를 만드는 방법을 알아보겠습니다. 아래 과정을 순서대로 따라 해 보세요.
- 먼저 삽입(Insert) 탭으로 이동한 뒤 피벗 테이블(Pivot Table)을 선택하고, 테이블/범위에서(From Table/Range)를 클릭합니다.
- 그러면 피벗 테이블(테이블/범위) 창이 나타납니다.
- 테이블/범위 입력란에 Product_Order 테이블을 지정합니다.
- 피벗 테이블을 배치할 위치 선택 옵션에서 새 워크시트(New Worksheet)를 선택합니다.
- 그다음 이 데이터를 데이터 모델에 추가(Add this data to the Data Model) 옵션을 체크합니다.
- 마지막으로 확인(OK)을 클릭합니다.
- 새 워크시트에 피벗 테이블 필드(PivotTable Fields) 창이 나타납니다.
- 이제 피벗 테이블을 구성해 보겠습니다.
- Product_Order 테이블의 Name 필드를 선택해 행(Rows) 영역으로 드래그합니다. 테이블 이름 옆의 화살표를 클릭하면 필드 목록을 펼쳐볼 수 있습니다.
- 그다음 Identity_1 테이블에서 Total Price를 선택해 값(Values) 영역으로 드래그합니다.
- 필드 목록 옆에 "테이블 간 관계가 필요할 수 있습니다"라는 안내 메시지가 표시됩니다. 여기서 자동 검색(Auto-Detect)을 선택하면 엑셀이 자동으로 관계를 만들어 주고, 만들기(Create)를 선택하면 원하는 방식대로 직접 관계를 설정할 수 있습니다.
- 예를 들어 자동 검색(Auto-detect)을 선택하면 아래와 같은 자동 관계 검색(Auto-Detect Relationships) 창이 나타납니다.
- 그다음 닫기(Close)를 클릭합니다.
- 피벗 테이블 필드에서 만들기(Create)를 선택하면 다음과 같은 창이 열립니다.
- 여기서는 원하는 대로 관계를 직접 구성할 수 있습니다.
- 테이블(Table) 옵션에서 Product_Order 테이블을 선택합니다.
- 관련 테이블(Related Table) 옵션에서 Identity_1 테이블을 선택합니다.
- 열(외래)(Column Foreign) 옵션에서 ID를 선택합니다.
- 관련 열(기본)(Related Column Primary) 옵션에서 ID를 선택합니다.
- 마지막으로 확인(OK)을 클릭합니다.
- 결과적으로 아래와 같은 피벗 테이블이 완성됩니다.
3단계: 관계 관리하기
이번 단계에서는 엑셀에서 만든 관계를 관리하는 방법을 알아보겠습니다. 아래 과정을 따라 진행하세요.
- 먼저 테이블 범위 안의 임의의 셀을 선택합니다.
- 그다음 데이터(Data) 탭으로 이동해 데이터 도구(Data Tools) 그룹의 관계(Relationships) 옵션을 클릭합니다.
- 그러면 관계 관리(Manage Relationships) 창이 나타납니다.
- 여기서 원하는 대로 관계 테이블을 사용자 지정할 수 있습니다.
- 앞서 만든 Product_Order와 Identity_1 테이블을 활용해 새 관계를 추가하려면 새로 만들기(New) 버튼을 클릭하세요.
- 편집(Edit) 옵션을 선택하면 현재 관계의 내용을 수정할 수 있습니다.
- 삭제(Delete) 옵션을 선택하면 현재 설정된 관계를 제거할 수 있습니다.
- 또한 비활성화(Deactivate) 옵션을 활용해 관계를 일시적으로 끌 수도 있습니다.
- 모든 설정을 마친 후 닫기(Close)를 클릭하면 됩니다.
- 이것으로 엑셀에서 관계를 관리하는 방법을 모두 익혔습니다.
마치며
오늘 내용은 여기까지입니다. 이 가이드를 따라 했다면 이제 엑셀에서 테이블 간 관계를 자유롭게 만들고 관리할 수 있을 것입니다. 궁금한 점이나 공유하고 싶은 팁이 있다면 아래 댓글로 남겨 주세요.
다양한 엑셀 관련 문제와 해결 방법은 Exceldemy.com 웹사이트에서 확인할 수 있습니다. 계속해서 새로운 방법을 배우며 성장하시길 바랍니다!