여러 사용자와 워크시트를 공유할 때 특정 셀에 데이터를 입력하지 못하도록 막고 싶은 경우가 있습니다. 프로젝트 진행 중인 시트를 다른 사람이 함부로 수정하는 것을 원치 않을 수도 있고, 특정 유형의 값만 입력되도록 제한해야 할 때도 있죠. 이번 글에서는 엑셀 셀에서 데이터 입력을 제한하는 두 가지 간단한 방법을 자세히 알아보겠습니다.
엑셀 셀에서 데이터 입력을 제한하는 2가지 방법
이 튜토리얼에서는 학생 이름 목록과 각 학생에게 배정된 프로젝트 코드(Project Code) 열이 있는 데이터셋을 예시로 사용합니다. 이 중 프로젝트 코드 열(C5:C9)에 입력 제한을 적용하는 방법을 단계별로 살펴보겠습니다.
방법 1. 데이터 유효성 검사로 입력 유형 제한하기
데이터 유효성 검사(Data Validation)는 셀에 입력할 수 있는 값을 제한할 수 있는 엑셀의 강력한 기능입니다. 사용자의 접근 권한을 통제해야 하는 프로젝트를 만들 때 매우 유용합니다. 아래에서 다양한 제한 유형별 설정 방법을 확인해 보세요.
1-1. 모든 데이터 입력 차단하기
셀에 어떤 값도 입력할 수 없도록 완전히 잠그는 방법입니다.
진행 순서:
- 먼저 제한을 적용할 셀 범위(C5:C9)를 선택합니다.
- 데이터 탭 → 데이터 유효성 검사 → 데이터 유효성 검사를 클릭합니다.
- 대화상자가 열리면 설정 탭에서 제한 대기(Allow) 드롭다운 목록에서 텍스트 길이를 선택합니다.
- 데이터(Data) 드롭다운에서 같음을 선택하고, 길이 필드에 0을 입력합니다.
- 오류 경고 탭으로 이동하여 제목과 오류 메시지를 입력합니다. 이 메시지는 사용자가 해당 셀에 데이터를 입력하려고 할 때 표시됩니다.
- 확인을 클릭하면 설정이 완료됩니다.
이후 C5 셀에 숫자 1을 입력하고 Enter 키를 누르면 설정한 오류 경고 창이 나타나며 입력이 차단됩니다.
1-2. 정수만 입력 허용하기
셀에 정수만 입력할 수 있도록 제한하는 방법으로, 앞선 방법과 절차가 거의 동일합니다.
진행 순서:
- 데이터 유효성 검사 대화상자를 연 후 설정 탭으로 이동합니다.
- 제한 대기에서 정수, 데이터 드롭다운에서 다음 사이를 선택합니다.
- 최소값에 1, 최대값에 100을 입력해 허용 범위를 지정합니다.
- 오류 경고 탭에서 제목과 오류 메시지를 작성한 후 확인을 클릭합니다.
이제 C5 셀에 허용 범위를 벗어난 값(예: 음수 또는 소수)을 입력하면 오류 메시지가 표시되어 입력이 거부됩니다.
1-3. 소수만 입력 허용하기
이번에는 소수만 입력 가능하도록 제한해 보겠습니다.
진행 순서:
- 데이터 유효성 검사 대화상자를 엽니다.
- 설정 탭에서 제한 대기는 소수, 데이터는 다음 사이를 선택합니다.
- 최소값과 최대값에 각각 1과 100을 입력합니다.
- 오류 경고 메시지를 설정하고 확인을 클릭합니다.
예를 들어 C5 셀에 범위를 벗어난 값 125를 입력하면 오류 메시지 상자가 나타납니다.
1-4. 목록(List)으로 입력 제한하기
미리 정의한 목록의 값만 선택해 입력하도록 제한하는 방법입니다.
진행 순서:
- 데이터 유효성 검사 대화상자를 연 뒤 설정 탭으로 이동합니다.
- 제한 대기에서 목록을 선택합니다.
- 원본(Source) 필드에 허용할 값들을 쉼표로 구분하여 입력합니다.
- 확인을 클릭하면 선택된 셀 옆에 드롭다운 화살표가 나타납니다.
이제 사용자는 목록에 있는 값만 선택할 수 있으며, 목록에 없는 값(예: 23R)을 직접 입력하면 오류 메시지가 표시됩니다.
1-5. 날짜 범위로 입력 제한하기
특정 기간 내의 날짜만 입력되도록 제한하는 방법입니다.
진행 순서:
- 데이터 유효성 검사 대화상자의 설정 탭에서 날짜와 다음 사이를 선택합니다.
- 시작 날짜와 종료 날짜 필드에 업무 기간의 시작일과 종료일을 입력합니다.
- 오류 경고 메시지를 설정한 후 확인을 클릭합니다.
정의된 범위를 벗어난 날짜를 입력하면 오류 메시지 상자가 나타납니다.
1-6. 시간 범위로 입력 제한하기
날짜와 마찬가지로 특정 시간대의 값만 입력되도록 제한할 수도 있습니다.
진행 순서:
- 설정 탭에서 시간과 다음 사이를 선택합니다.
- 시작 시간에 오전 9:00:00, 종료 시간에 오후 5:00:00을 입력합니다.
- 오류 경고 메시지를 설정하고 확인을 클릭합니다.
범위 밖의 시간(예: 오후 6:00:00)을 입력하면 정의된 시간 범위를 벗어났다는 오류 메시지가 표시됩니다.
1-7. 사용자 지정 수식으로 텍스트만 허용하기
기본 제공 옵션 외의 조건이 필요하다면 사용자 지정(Custom) 데이터 유효성 검사를 활용해야 합니다. 여기서는 텍스트 값만 입력 가능하도록 설정해 보겠습니다.
진행 순서:
- 제한 대기에서 사용자 지정을 선택합니다.
- 수식(Formula) 필드에 아래 수식을 입력합니다.
=ISTEXT(C5:C9)
- 오류 경고 메시지를 설정한 후 확인을 클릭합니다.
ISTEXT 함수는 값이 텍스트인지 판별하여 텍스트면 TRUE, 아니면 FALSE를 반환합니다. 따라서 C5 셀에 숫자 222를 입력하면 오류 메시지가 나타나 입력이 차단됩니다.
1-8. 사용자 지정 수식으로 숫자만 허용하기
반대로 숫자만 입력 가능하도록 제한할 수도 있습니다.
진행 순서:
- 제한 대기에서 사용자 지정을 선택합니다.
- 수식 필드에 아래 수식을 입력합니다.
=ISNUMBER(C5:C9)
- 오류 경고 메시지를 설정하고 확인을 클릭합니다.
ISNUMBER 함수는 값이 숫자인지 확인하는 함수로, C5 셀에 텍스트 ASD를 입력하면 오류 메시지 상자가 나타납니다.
방법 2. 시트 보호로 데이터 입력 제한하기
데이터 유효성 검사가 가장 편리한 방법이지만, 워크시트 보호 기능을 사용해서도 특정 셀의 입력을 제한할 수 있습니다.
진행 순서:
- 워크시트 좌측 상단의 삼각형 아이콘(전체 선택 버튼)을 클릭해 시트 전체를 선택합니다.
- 선택 영역에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 셀 서식을 선택합니다.
- 셀 서식 대화상자에서 보호 탭으로 이동한 뒤 잠금 옵션의 체크를 해제하고 확인을 클릭합니다.
- 이번에는 입력을 허용할 셀(B5:B9)만 선택한 후 마우스 오른쪽 버튼 → 셀 서식을 클릭합니다.
- 보호 탭에서 잠금 옵션을 체크하고 확인을 클릭합니다.
- 검토 탭 → 시트 보호를 선택합니다.
- 비밀번호(예: 1234)를 입력하고 확인을 누르면, 비밀번호 확인 대화상자가 한 번 더 나타나므로 같은 비밀번호를 다시 입력합니다.
설정이 완료되면 잠긴 셀(B5)에 값을 입력하려고 할 때 "보호된 셀"이라는 알림 상자가 나타나며 입력이 차단됩니다.
마무리
지금까지 엑셀 셀에서 데이터 입력을 제한하는 두 가지 간단한 방법, 즉 데이터 유효성 검사와 시트 보호 기능을 살펴보았습니다. 실습 파일을 다운로드해 직접 따라 해 보면서 실력을 점검해 보세요. 궁금한 점이 있다면 댓글로 남겨주시면 최대한 빠르게 답변드리겠습니다. 앞으로도 더욱 유용한 엑셀 활용 팁으로 찾아뵙겠습니다.
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