PDF는 편집이 거의 불가능한 문서 형식으로 다양한 용도로 활용됩니다. 많은 사용자가 PDF를 엑셀로 변환해야 하는 상황에 자주 직면합니다. 온라인 무료 변환 도구나 전용 프로그램이 많이 존재하지만, 이 글에서는 별도의 소프트웨어 설치 없이 PDF를 엑셀 파일로 변환하는 방법을 소개합니다.
예를 들어 도매업체가 제품 단가 목록을 PDF 파일로 보내왔다면, 내용을 엑셀 파일로 옮겨 편리하게 관리하고 싶을 것입니다.
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아래 워크북을 활용해 엑셀에서 PDF로, 또는 PDF에서 엑셀로 변환하는 과정을 직접 연습해 보세요.
소프트웨어 없이 PDF를 엑셀로 변환하는 3가지 방법
PDF(Portable Document Format)는 휴대용 문서 형식을 의미합니다. PDF 파일은 가격처럼 민감한 정보를 담은 제품에 널리 사용되며, 제조사나 기업들은 수정이 어려운 PDF를 통해 레이아웃, 제품 매뉴얼, 가격 관련 문서 등을 전달합니다. PDF의 주요 장점은 다음과 같습니다:
🔄 손쉬운 교환, 공유 및 열람
🔄 내용 변조 없이 신뢰성 유지
🔄 다른 문서 형식에서 PDF로 간편하게 변환 가능
🔄 다양한 뷰어 프로그램에서도 동일한 데이터 형식 유지
하지만 사용자가 PDF의 내용을 엑셀 파일에 입력해야 할 때는 PDF를 엑셀 파일로 변환하는 것이 훨씬 효율적입니다. 아래에서 소프트웨어 없이 PDF를 엑셀로 변환하는 방법을 확인해 보세요.
방법 1: 수동 복사-붙여넣기로 PDF를 엑셀로 변환
1단계: 엑셀로 변환하려는 PDF 파일을 엽니다. CTRL+A 또는 마우스 커서로 전체 내용을 선택합니다.
2단계: 빈 엑셀 워크시트를 엽니다.
➧ 아무 셀이나 우클릭하면 컨텍스트 메뉴가 나타납니다.
➧ 메뉴에서 선택하여 붙여넣기를 클릭합니다.
3단계: 선택하여 붙여넣기 창이 나타나면 붙여넣기 항목에서 텍스트를 선택하고 확인을 클릭합니다.
🔼 잠시 후 엑셀이 어떠한 서식도 유지하지 않은 채 복사한 내용을 붙여넣습니다. 아래 이미지에서 볼 수 있듯이 모든 내용이 한 열에 붙여넣어집니다.
또는 CTRL+V를 사용해 2~3단계를 대체할 수 있습니다. 물론 복사한 데이터를 요구 사항에 맞게 정리해야 합니다. 이 방법은 데이터 양이 적고 단순한 PDF에는 유용하지만, 대량이거나 구조가 복잡한 PDF를 변환하기에는 적합하지 않습니다.
방법 2: Microsoft Word를 활용해 PDF를 엑셀로 변환
PDF 파일을 다룰 때 가장 까다로운 부분은 편집이나 서식 변경입니다. 더 나은 결과를 얻으려면 복사해서 엑셀 워크시트에 붙여넣기하기 전에 PDF를 편집 가능한 상태로 만들어야 합니다. 이때 Microsoft Word를 중간 도구로 활용할 수 있습니다.
1단계: Microsoft Word를 실행한 후 파일 > 열기로 이동합니다. 또는 PDF 파일을 우클릭한 뒤 연결 프로그램에서 Microsoft Word를 선택해도 됩니다.
2단계: 저장된 위치에서 해당 PDF 파일을 선택하고 열기를 클릭합니다.
3단계: Microsoft Word가 PDF를 편집 가능한 Word 문서로 변환하며 결과가 원본과 다를 수 있다는 경고가 표시됩니다. 확인을 클릭합니다.
🔼 잠시 후 Microsoft Word가 편집 가능한 Word 문서로 내용을 열어 줍니다.
4단계: 키보드 단축키(CTRL+A) 또는 마우스 커서로 전체 내용을 선택한 후 CTRL+C 또는 컨텍스트 메뉴의 복사를 실행합니다.
5단계: 빈 엑셀 워크시트를 연 뒤 CTRL+V 또는 붙여넣기를 실행합니다.
방법 1과 방법 2를 비교해 보면, 방법 2가 원본 데이터 형식에 훨씬 가깝습니다. 따라서 Microsoft Word로 PDF를 편집 가능한 버전으로 만든 후 엑셀 워크시트에 붙여넣는 것이 훨씬 효과적입니다.
방법 3: 데이터 가져오기 기능으로 PDF를 엑셀로 변환
엑셀은 외부 소스에서 데이터를 불러오는 데이터 가져오기(Get Data) 기능을 기본 제공합니다. 이 기능은 데이터 탭에서 찾을 수 있습니다.
1단계: 데이터 탭 > 데이터 가져오기(데이터 가져오기 및 변환 섹션) > 파일에서 > PDF에서 순서로 클릭합니다.
2단계: 엑셀이 파일 탐색 창을 엽니다. 가져올 해당 PDF 파일을 선택하고 가져오기를 클릭합니다.
3단계: 엑셀이 탐색기(Navigator) 창을 표시합니다. 표시 옵션에서 사용 가능한 페이지를 선택하세요. 여러 항목 선택을 체크하면 여러 페이지를 한 번에 선택할 수 있습니다. 엑셀이 가져올 데이터의 미리보기를 보여 줍니다. 미리보기를 확인한 후 데이터 변환을 클릭합니다.
PDF가 한 페이지로만 구성되어 있다면 탐색기 창에는 하나의 페이지만 표시됩니다. 여러 항목 선택 기능을 사용하면 여러 페이지를 미리보기할 수 있습니다.
4단계: 데이터 변환을 선택하면 아래 그림과 같이 Power Query 편집기가 열립니다. Power Query 편집기 창에서 홈 > 닫기 및 로드 > 닫기 및 로드를 차례로 선택합니다.
5단계: 마지막으로 엑셀이 모든 내용을 아래 그림과 같이 표 형식으로 불러옵니다.
불러온 전체 데이터가 원본 PDF 내용과 동일함을 확인할 수 있습니다. 이후 원하는 형식에 맞춰 필요한 데이터를 자유롭게 수정하면 됩니다.
마무리
PDF 파일에서 데이터를 추출하는 작업은 매우 흔합니다. 이 글에서는 소프트웨어 설치 없이 PDF를 엑셀로 변환하는 가장 쉬운 방법들을 살펴보았습니다. 복사-붙여넣기, 중간 도구로서의 Microsoft Word, 그리고 엑셀의 데이터 가져오기 기능을 활용하면 PDF 내용을 엑셀 데이터로 손쉽게 변환할 수 있습니다. 특히 결과물의 품질을 고려한다면 데이터 가져오기 기능과 Microsoft Word를 활용한 방법이 가장 유용합니다. 위에서 소개한 방법들이 실무에 도움이 되길 바랍니다. 추가 문의 사항이나 덧붙이고 싶은 내용이 있다면 댓글로 남겨 주세요.
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