서식을 잃지 않고 PDF를 Excel로 변환하는 2가지 쉬운 방법

계산과 데이터 분석을 위해 다양한 형식의 파일을 Excel로 변환하거나 데이터를 추출해야 하는 경우가 많습니다. PDF는 전 세계적으로 가장 널리 사용되는 문서 형식 중 하나이며, 중요한 데이터의 보고이기도 합니다. 이 글에서는 원본 문서의 서식을 그대로 유지하면서 PDF 파일을 Excel로 변환하는 방법을 단계별로 자세히 안내합니다.

아래에서 실습용 워크북과 PDF 파일을 다운로드할 수 있습니다.

서식 손실 없이 PDF를 Excel로 변환하는 2가지 쉬운 방법

설명을 위해 아래의 PDF 파일을 Excel 워크시트로 변환하면서 주요 서식이 어떻게 유지되는지 살펴보겠습니다. 이 PDF에는 '구매일자(Date of Purchase)', '지역(Region)', '제품(Product)', '수량(Quantity)'이 표 머리글로 구성되어 있습니다.

1. Power Query를 활용하여 PDF를 Excel로 변환하기

Power Query는 데이터 준비 및 처리 엔진입니다. 이 기능을 사용하면 PDF에서 데이터를 추출한 뒤 Excel의 별도 창에서 가공하고, 최종 결과물을 워크시트에 한 번에 불러올 수 있습니다.

단계

• 먼저 빈 Excel 워크시트를 연 다음, 데이터(Data) 탭에서 데이터 가져오기(Get Data)를 클릭합니다.

• 데이터 가져오기 아이콘을 클릭한 후, 이미지와 같이 파일에서(From File) → PDF에서(From PDF)를 선택합니다.

• 클릭하면 새로운 찾아보기(Browse) 창이 열립니다. 이 창에서 변환하려는 PDF 파일이 저장된 위치로 이동해 해당 파일을 선택하고 열기(Open)를 클릭합니다.

• 그러면 PDF 파일 내부의 모든 표가 새 창에 불러와진 것을 확인할 수 있습니다.
• 자세히 보면 제목과 본문 표가 미리 보기 창에서 각각 별도의 테이블로 표시됩니다.

• Page001을 선택하면 문서의 첫 번째 페이지 전체, 즉 전체 데이터 세트가 포함됩니다. 이후 로드(Load)를 클릭하고 로드 대상(Load To)을 선택합니다.

• Power Query 창이 닫히면 데이터 가져오기(Import Data)라는 새 창이 나타납니다. 이 창에서 기존 워크시트(Existing Worksheet) 옵션을 선택하고, 주황색 상자에 표시된 것처럼 데이터를 불러올 위치(여기서는 $A$4)를 지정한 후 확인(OK)을 클릭합니다.

• 이제 데이터 테이블이 지정한 위치에 테이블 형태로 워크시트에 불러와진 것을 확인할 수 있습니다.

• 테이블을 선택한 후 테이블 디자인(Table Design)으로 이동하고, 도구(Tools) 그룹에서 범위로 변환(Convert to Range)을 선택하여 테이블을 일반 범위로 되돌립니다.

• 이제 PDF 파일이 Excel 워크시트에 성공적으로 불러와졌습니다.
• Excel의 셀 너비 차이 때문에 색상 조정이나 셀 너비 조정 같은 약간의 수정은 필요하지만, 기본 데이터나 텍스트는 동일하게 유지됩니다.
• 아래 이미지는 약간의 서식 작업 후 Excel 워크시트에 반영된 PDF 데이터입니다.

함께 읽으면 좋은 글: 소프트웨어 없이 PDF를 Excel로 변환하는 방법(3가지 쉬운 방법)

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• PDF에서 Excel로 데이터를 추출하는 방법(4가지 방법)

2. Adobe Acrobat 변환 도구 사용하기

Adobe Acrobat은 PDF 파일을 생성, 편집하고 다른 형식으로 변환할 수 있는 올인원 PDF 솔루션입니다. 이 제품을 통해 PDF를 Excel로 매끄럽게 변환하는 것도 가능합니다.

단계

• 먼저 아래의 PDF 파일을 사용하여 Excel 워크시트로 내보내는 과정을 살펴보겠습니다.

• Adobe Acrobat Reader를 연 후 홈페이지에서 도구(Tools)를 클릭합니다.

• 도구를 클릭하면 새로운 옵션 메뉴로 이동합니다. 해당 메뉴에서 PDF 내보내기(Export PDF)를 선택하고 아래의 열기(Open) 드롭다운 메뉴를 클릭합니다.

• 열기(Open) 드롭다운 메뉴를 클릭한 후, 드롭다운 목록에서 열기(Open)를 다시 선택합니다.

• 다음으로 새 메뉴가 나타나면, 먼저 PDF 파일을 어떤 형식으로 변환할지 선택해야 합니다. 오른쪽에서 스프레드시트(Spreadsheet)를 선택하고 스프레드시트 유형으로 Microsoft Excel 통합 문서(Microsoft Excel Workbook)를 고릅니다.
• 창 하단의 내보내기(Export) 버튼을 클릭합니다.

• 이후 Adobe Acrobat이 파일 탐색 창을 열면, Excel로 변환할 PDF 파일을 선택합니다. 파일이 있는 위치로 이동하여 파일을 고른 뒤 열기(Open)를 클릭합니다.

• 열기(Open)를 클릭하면 파일이 Adobe Reader에 불러와지며, 이제 변환된 Excel 시트를 저장할 대상 폴더를 선택해야 합니다.
• 이전에 PDF 파일을 변환한 적이 있다면 최근 폴더에 저장(Save in Recent Folder) 아래에 이전 위치가 표시됩니다.
• 변환 직후 바로 파일을 열고 싶다면 내보낸 후 파일 열기(Open file after export) 확인란에 체크하세요.

• 처음 변환하는 경우 또는 이전과 다른 위치에 저장하고 싶은 경우에는 다른 폴더 선택(Choose a Different folder)을 클릭하여 대상 폴더를 지정합니다.
• 다른 폴더 선택을 클릭한 후 파일을 저장할 위치로 이동하여 저장(Save)을 누르면 됩니다.

• 이제 PDF 파일이 Excel 워크시트로 성공적으로 내보내기(변환)된 것을 확인할 수 있습니다.

함께 읽으면 좋은 글: Excel에서 PDF를 표로 변환하는 방법(3가지 방법)

결론

정리하자면, "서식을 잃지 않고 PDF를 Excel로 변환하는 방법"이라는 질문에 대해 두 가지 방법으로 답변했습니다. 가장 유용한 방법은 Power Query를 사용해 PDF 파일에서 데이터를 가져와 Power Query 창에서 가공한 후, 이후 적절하게 서식을 지정하는 것입니다. 또 다른 방법으로는 Adobe Acrobat Reader를 사용하여 PDF 파일을 Excel 워크시트로 내보내는 것이 있습니다.

이 문제와 관련된 실습용 워크북을 다운로드할 수 있으니, 위의 방법들을 직접 연습해 보시기 바랍니다.

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