파워포인트에 PDF 삽입하는 방법 완벽 가이드

고객이나 동료가 보낸 PDF 파일의 내용을 파워포인트 프레젠테이션에 넣어야 하는 상황, 한 번쯤 겪어보셨을 겁니다. 시간도 촉박한데 프레젠테이션 전체를 처음부터 다시 만들 수는 없는 노릇이죠.

그렇다면 어떻게 해야 PDF를 파워포인트에 삽입해서 더 풍부한 발표를 만들 수 있을까요?

이 가이드에서는 PDF 파일의 활용 목적에 따라 프레젠테이션에 삽입하는 다양한 방법을 소개합니다.

파워포인트에 PDF 삽입하기

PDF 파일의 내용을 어떻게 활용하느냐에 따라 여러 가지 방법을 선택할 수 있습니다. 대표적인 방법은 다음과 같습니다.

• PDF 전체를 개체(Object)로 삽입하기
• 동작(Action) 설정 추가하기
• 화면 캡처(Screen Clipping)로 삽입하기
• PDF를 페이지별로 분할하여 삽입하기
• PDF에서 텍스트 추가 및 그래픽 복사하기
• 맥(Mac)용 파워포인트에 PDF 삽입하기

1. PDF를 개체로 삽입하기

이 방법은 PDF 파일을 프레젠테이션의 보조 자료로 유지하고 싶을 때 적합합니다. PDF 전체를 슬라이드의 개체 형태로 삽입하고, 발표 중 해당 개체를 클릭해 열어볼 수 있습니다.

참고: PowerPoint 온라인(웹 버전)에서는 프레젠테이션 편집 중 PDF 내용을 삽입하거나 수정할 수 없습니다.

• PDF를 개체로 삽입하려면 먼저 컴퓨터에서 해당 PDF 파일이 열려 있지 않은지 확인한 후, PDF를 배치할 파워포인트 슬라이드로 이동합니다.
• 메뉴 모음에서 삽입(Insert)을 클릭합니다.

• 개체(Object)를 선택합니다.

• 개체 삽입(Insert Object) 대화상자에서 파일로부터 만들기(Create from File)를 클릭합니다.
• 찾아보기(Browse)를 클릭해 원하는 PDF 파일이 있는 폴더를 엽니다.
• 파일을 선택한 후 확인(OK)을 클릭하면 개체로 삽입됩니다.

• 성공적으로 삽입되면 슬라이드에 PDF 아이콘이 나타나며, 이제 이 파일은 파워포인트 프레젠테이션의 일부가 됩니다. 일반(Normal) 보기에서 아이콘을 더블클릭하면 PDF 파일의 내용을 확인할 수 있습니다.

2. 동작(Action) 설정 추가하기

이 방법을 사용하면 발표 도중 동작 설정을 통해 PDF 파일을 바로 열어볼 수 있습니다.

• 파워포인트를 열고 일반(Normal) 보기인지 확인합니다.
• PDF 파일이 있는 슬라이드에서 파일의 이미지 또는 아이콘을 클릭합니다.
• 삽입(Insert) 탭의 연결(Links) 그룹에서 동작(Action)을 선택합니다.

• 동작 설정(Action Settings) 창에서 클릭으로 PDF를 열려면 마우스 클릭(Mouse Click) 탭을, 마우스 포인터를 올렸을 때 열리기를 원한다면 마우스 오버(Mouse Over) 탭을 선택합니다.

• 개체 동작(Object Action)을 선택하고, 목록에서 열기(Open)를 클릭한 후 확인(OK)을 누르면 설정이 완료됩니다.

3. 화면 캡처로 PDF 삽입하기

PDF 전체를 삽입하지 않고 특정 페이지 하나만 보여주고 싶다면 굳이 개체 삽입이나 동작 설정을 할 필요가 없습니다. 원하는 페이지의 내용을 화면 캡처 기능으로 이미지처럼 슬라이드에 삽입하면 됩니다.

• 먼저 PDF 파일을 열고 파워포인트에 삽입하고 싶은 내용이 있는 페이지로 이동합니다.
• 삽입(Insert)을 클릭하고 스크린샷(Screenshot)을 선택합니다.

• 사용 가능한 창(Available Windows) 갤러리에 열려 있는 PDF 파일이 표시됩니다. PDF 썸네일 이미지를 클릭하면 슬라이드에 이미지 형태로 삽입됩니다.

참고: PDF 파일의 일부 영역만 캡처하고 싶다면 사용 가능한 창 갤러리 하단의 화면 캡처(Screen Clipping)를 클릭하세요. 화면이 하얗게 변하고 포인터가 십자 모양으로 바뀌면, 마우스나 트랙패드의 왼쪽 버튼을 누른 상태로 드래그하여 원하는 영역을 선택하면 됩니다.

4. PDF를 페이지별로 분할하여 삽입하기

프레젠테이션에 사용하려는 PDF 파일에 필요한 내용이 모두 들어 있다면, 파일을 분할해 페이지별로 삽입하거나 아예 파워포인트 파일로 변환하는 방법을 사용할 수 있습니다.

PDF를 파워포인트 프레젠테이션으로 변환하려면 Adobe Acrobat DC 또는 서드파티 도구가 필요합니다. 이렇게 하면 편집 가능한 파워포인트(.ppt 또는 .pptx) 파일로 변환한 뒤 PDF 페이지를 프레젠테이션에 삽입하거나, 변환된 파일 자체를 메인 프레젠테이션으로 활용할 수 있습니다.

Adobe Acrobat DC가 있다면 몇 번의 클릭만으로 PDF를 서식이 유지된 파워포인트 프레젠테이션으로 변환할 수 있습니다. 모바일 기기나 웹 브라우저를 통해 어디서든 프레젠테이션을 업데이트할 수 있고, 서식 작업에 시간을 낭비하거나 변환 오류를 걱정할 필요도 없습니다. 필요한 부분만 골라 내보내기도 더 빠르고 쉬워집니다.

• Adobe Acrobat DC에서 PDF를 파워포인트로 변환하려면 먼저 PDF 파일을 엽니다.

• PDF 내보내기(Export PDF)를 클릭합니다.

• 내보내기 형식으로 Microsoft PowerPoint를 선택합니다.
• 내보내기(Export)를 클릭합니다.

• 화면 하단의 파란색 내보내기 버튼을 클릭합니다.
• 새 파일로 저장하고 이름을 지정한 후 저장(Save)을 클릭하면 내보내기를 위한 사전 처리가 진행됩니다.

참고: PDF 파일에 스캔된 텍스트가 포함되어 있다면 Acrobat이 자동으로 텍스트 인식을 실행합니다.

서드파티 도구를 사용해 PDF를 페이지별로 변환하는 것도 마찬가지로 쉽습니다. Smallpdf 같은 무료 온라인 도구를 활용하면 스캔 문서를 포함한 모든 PDF 파일을 개별 페이지 또는 파워포인트 같은 편집 가능한 형식으로 변환할 수 있습니다.

• Smallpdf에서 변환하려면 PDF to PPT 옵션을 클릭합니다.

• 온라인 Smallpdf 인터페이스로 PDF 파일을 드래그 앤 드롭하거나, 파일 선택(Choose Files)을 클릭해 업로드할 PDF를 선택합니다.

• 업로드와 변환이 완료되면 다운로드(Download)를 클릭해 변환된 파일을 원하는 위치에 저장합니다. 이후 변환된 PDF 페이지들을 열어 프레젠테이션에 추가할 슬라이드를 골라 사용하면 됩니다.

5. PDF에서 텍스트 추가 및 그래픽 복사하기

이 방법을 사용하면 Adobe Acrobat Reader를 통해 PDF 파일에서 원하는 텍스트 일부를 복사해 파워포인트에 붙여넣을 수 있습니다.

• 원하는 텍스트를 삽입하려면 Adobe Reader에서 PDF를 연 후 복사할 텍스트를 드래그하여 선택합니다.
• 편집(Edit) 메뉴에서 복사(Copy)를 클릭하거나, 키보드의 Ctrl + C 키를 눌러 텍스트를 클립보드에 복사합니다. 선택한 텍스트 위에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭해 복사를 선택할 수도 있습니다.

• 파워포인트 프레젠테이션을 열고 텍스트를 삽입할 슬라이드로 이동한 후, 홈(Home) 탭에서 붙여넣기(Paste)를 클릭합니다.

PDF 파일에서 특정 이미지나 그래픽만 삽입하고 싶다면 문서 전체를 가져올 필요가 없습니다. Adobe Reader에서 PDF를 열고 삽입할 그래픽을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후 이미지 복사(Copy Image)를 선택하세요.

그런 다음 파워포인트 프레젠테이션에서 그래픽을 삽입할 슬라이드를 선택하고, 홈(Home) 탭에서 붙여넣기(Paste)를 클릭하면 PDF의 그래픽이 삽입됩니다.

맥(Mac)용 파워포인트에 PDF 삽입하기

윈도우에서는 PDF를 개체로 삽입할 수 있지만, 맥에서는 같은 단계를 따라 해도 "파일을 사용할 수 없다"거나 "파일 형식이 지원되지 않는다"는 오류 메시지가 나타날 수 있습니다. 이는 Mac용 Office 애플리케이션이 Microsoft Office의 OLE(개체 연결 및 포함) 기능을 동일하게 지원하지 않기 때문입니다.

하지만 앞서 윈도우에서 설명한 방법과 동일하게 맥용 파워포인트에서도 PDF의 그래픽과 텍스트를 삽입할 수 있습니다. 또는 삽입 > 하이퍼링크(Hyperlink)를 사용한 후 웹 페이지 또는 파일(Web Page or File)을 선택해 PDF에 링크를 거는 방법도 있습니다.

발표 도중 하이퍼링크를 열면 PDF 파일에서 원하는 내용을 바로 확인할 수 있습니다.

다음 발표를 성공적으로 마무리하세요

웹 세미나 데모, 사내 교육, 교실 수업 등 어떤 용도든 대부분의 사람들이 가장 먼저 찾는 도구는 파워포인트입니다. 이제 발표 중 PDF 파일의 내용을 참조해야 할 때도, 파워포인트와 PDF 뷰어 사이를 오가지 않고 매끄럽게 처리할 수 있습니다.

파워포인트에 PDF를 삽입할 때 활용했던 다른 팁이 있다면 아래 댓글로 추천해 주세요.