우리가 하는 모든 활동은 어딘가에 데이터를 남깁니다. 이 데이터가 수집되고 분석되면 '정보'가 되고, 그 정보는 본인이 원하는 것보다 훨씬 많은 것을 다른 사람에게 알려줄 수 있습니다.
시간이 지나며 축적된 정보는 당신에 대한 거의 모든 것을 드러낼 수 있으며, 누군가에게 도움이 될 수도, 해가 될 수도 있습니다. 바로 이런 데이터를 메타데이터(metadata)라고 부릅니다.
메타데이터란 무엇일까요?
메타데이터는 쉽게 말해 '데이터에 대한 데이터'입니다. 어떤 사실(데이터) 자체가 아니라, 그 사실에 관련된 부가 정보를 의미하죠.
마이크로소프트 워드로 편지를 작성하는 상황을 예로 들어보겠습니다.
직장에서 일어난 비윤리적, 혹은 불법적인 일을 당국에 알리는 편지를 타이핑하고 있다고 가정해 봅시다.
이 편지는 여러분이 입력한 문자들이 특정 순서로 배열된 '정보'입니다. 입력된 문자들은 결국 0과 1의 조합으로 만들어지는데, 이 0과 1이야말로 편지라는 정보를 구성하는 근본적인 '데이터'입니다.
그런데 이 0과 1이 편지로 변환되는 과정에서, 편지 그 자체에 대한 또 다른 데이터들이 함께 생성됩니다. 예를 들어 언제 작성했는지, 누가 작성했는지, 마지막으로 저장된 시간은 언제인지, 어떤 버전의 워드로 만들어졌는지 같은 것들입니다. 이것이 바로 데이터에 대한 데이터, 즉 메타데이터입니다.
메타데이터는 어떤 역할을 할까?
마이크로소프트 오피스에서 대부분의 메타데이터는 사용자의 편의를 위해 존재합니다. 최신 버전의 문서를 찾거나, 문서를 만든 사람이 누구인지 확인해서 질문을 하거나, 수정 내역과 댓글을 추적하는 데 유용하게 쓰입니다.
또한 오피스 프로그램과 다른 프로그램들이 문서를 처리할 때도 활용됩니다. 예를 들어 윈도우 탐색기는 이 정보를 이용해 문서를 분류하고 정렬합니다.
왜 메타데이터를 삭제해야 할까?
앞서 직장 내 문제를 당국에 신고하는 편지 이야기로 돌아가 봅시다. 보복이 두렵거나, 문제를 알린 것 외에는 더 이상 휘말리고 싶지 않아 익명으로 보내려 합니다. 흔히 말하는 '내부 고발'이죠.
흔적을 지우기 위해 임시 이메일 주소를 만들고, 도서관의 공용 컴퓨터에서 메일을 보냈다고 칩시다. 하지만 메타데이터 때문에 문서 자체에 여러분과 연결될 수 있는 정보가 남아 있을 수 있습니다. 심지어 이름이 그대로 붙어 있을 가능성도 있습니다.
더 심각한 문제는, 문서에서 이미 삭제한 내용이라도 실제 파일에는 메타데이터 형태로 남아 있을 수 있다는 점입니다. 본인을 특정할 수 있는 문단을 작성했다가 나중에 지웠더라도, 그 흔적이 파일 속에 그대로 남아 있을 수 있다는 뜻입니다.
오피스 메타데이터를 확인하는 방법
워드, 엑셀, 파워포인트 파일에 어떤 메타데이터가 붙어 있는지 확인하는 방법들을 소개합니다. 단, 아웃룩에서 발송되는 이메일의 메타데이터는 훨씬 복잡해서 이 글의 범위를 벗어납니다.
Word, Excel, PowerPoint에서 메타데이터 보기
확인하려는 문서, 통합 문서, 프레젠테이션을 연 상태에서:
화면 좌측 상단의 파일(File)을 클릭합니다.
정보(Info) 화면에서 크기, 페이지 수, 단어 수, 총 편집 시간, 마지막 수정 날짜, 만든 날짜, 관련된 사람 등 다양한 정보를 확인할 수 있습니다.
그 아래 모든 속성 표시(Show All Properties)를 클릭하면 더 많은 데이터를 볼 수 있습니다.
참고: '템플릿(Template)' 항목에 주의하세요. 파일 이름에 본인 이름이나 회사 이름이 포함된 템플릿을 사용했다면, 그것만으로도 여러분까지 추적될 수 있습니다.
Windows 탐색기에서 메타데이터 보기
Windows 탐색기를 열고 파일이 저장된 위치로 이동합니다.
파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 뒤 속성(Properties)을 선택합니다.
속성 창에서 자세히(Details) 탭을 클릭하면, 해당 파일의 모든 메타데이터가 간결한 목록 형태로 표시됩니다.
XML 파일로 모든 메타데이터 확인하기
XML(eXtensible Markup Language)은 컴퓨팅 분야에서 메타데이터를 저장하는 사실상의 표준 문서 형식입니다. 각종 파일에 함께 포함되어 있으며, 마이크로소프트 오피스 파일도 예외가 아닙니다.
생각보다 쉽게 이 XML 문서를 열어볼 수 있습니다. 워드 파일로 직접 해보겠습니다.
- Windows 탐색기를 열고 파일이 저장된 폴더로 이동합니다.
- 원본 파일이 손상되지 않도록 반드시 사본을 만듭니다.
- 사본 파일을 선택한 후 키보드의 F2 키를 누르거나, 마우스 오른쪽 버튼을 클릭해 이름 바꾸기(Rename)를 선택합니다.
파일 확장자를 .docx에서 .zip으로 변경합니다. 네, 확장자가 x로 끝나는 모든 오피스 파일은 사실 XML 문서를 담고 있는 압축 파일입니다. 경고 창이 나타나면 예(Yes)를 클릭하세요.
파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 모두 압축 풀기(Extract All...)를 선택합니다.
열리는 창에서 압축을 풀 위치와 완료 후 폴더 표시 여부를 묻습니다. 기본값 그대로 두고 압축 풀기(Extract)를 클릭합니다.
압축이 풀리면 세 개의 폴더와 XML 파일이 나타납니다. 이 파일들을 살펴보면 어떤 정보가 저장되어 있는지 확인할 수 있습니다. XML 파일을 더블클릭하면 보통 인터넷 익스플로러에서 열립니다.
화면이 다소 복잡해 보여도 대부분의 정보는 충분히 읽을 수 있습니다. 특히 개인 이름이 포함될 수 있는 XML 파일은 두 곳입니다. docProps 폴더 안의 core.xml, 그리고 word 폴더 안의 document.xml과 people.xml입니다.
Word, Excel, PowerPoint에서 메타데이터 삭제하기
여기까지 오는 데 시간이 걸렸지만, 이런 작업을 하려면 '왜' 하는지 정확히 이해하는 것이 중요합니다. 이제 본격적으로 삭제해 보겠습니다.
문서 검사기(Document Inspector)로 삭제하기
좌측 상단의 파일(File)을 클릭합니다.
정보(Info) 화면에서 페이지 중간쯤 왼쪽에 있는 문제 검사(Check for Issues)를 클릭합니다.
문서 검사(Inspect Document)를 클릭하면 문서 검사기(Document Inspector) 창이 열립니다.
모든 체크박스가 선택되어 있는지 확인한 뒤 검사(Inspect) 버튼을 클릭합니다.
검사가 끝나면 어떤 종류의 데이터가 발견되었는지 결과가 표시됩니다. 초록색 체크 표시는 해당 유형의 데이터가 없다는 뜻이고, 빨간색 느낌표는 데이터가 발견되었다는 의미입니다. 해당 항목 설명 옆에 모두 제거(Remove All) 버튼이 나타납니다.
이 버튼을 클릭하면 해당 유형의 모든 데이터가 삭제됩니다. 버튼이 여러 개일 수 있으니, 스크롤을 내려 하나도 빠짐없이 제거하세요.
메타데이터를 제거한 후에는 다시 검사(Reinspect) 버튼을 눌러 놓친 것이 없는지 한 번 더 확인하는 것이 좋습니다.
마지막으로 데이터가 다시 기록되지 않도록 지금 바로 문서를 저장합니다.
메타데이터가 정말 삭제되었는지 확인하는 법
앞서 소개한 XML로 모든 메타데이터 확인하기 방법을 다시 따라 해 보세요. core.xml, document.xml, people.xml 파일을 검사했을 때 더 이상 개인 정보가 없다면 성공적으로 삭제된 것입니다.
확장자를 .zip에서 다시 .docx로 되돌리면 워드에서 평소처럼 정상적으로 파일을 열 수 있습니다.
Windows 탐색기에서 메타데이터 삭제하기
여러 파일의 메타데이터를 한꺼번에 빠르게 제거하고 싶다면 이 방법이 좋습니다. 두 개 이상의 파일도 몇 초 만에 처리할 수 있습니다.
Windows 탐색기를 열고 메타데이터를 제거할 파일로 이동한 뒤, 마우스 오른쪽 버튼을 클릭해 속성(Properties)을 선택합니다.
속성 창에서 자세히(Details) 탭을 클릭한 후 속성 및 개인 정보 제거(Remove Properties and Personal Information)를 클릭합니다.
정보를 제거하는 방법은 두 가지입니다. 원본 파일에서 바로 제거하거나, 메타데이터 없는 사본을 새로 만드는 방식입니다.
원본 파일에서 바로 제거하기
이 파일에서 다음 속성 제거(Remove the following properties from this file)를 선택한 뒤, 원하는 항목만 체크하거나 모두 선택(Select All) 버튼을 클릭합니다. 그리고 확인(OK)을 누르면 됩니다.
메타데이터 없는 사본 만들기
이 방법은 파일의 사본을 만들면서 파일 이름 끝에 '복사'라는 단어를 붙입니다. 이 사본에는 어떠한 메타데이터도 포함되지 않습니다.
속성 제거 창에서 가능한 모든 속성을 제거하여 복사본 만들기(Create a copy with all possible properties removed)를 선택한 후 확인(OK) 버튼을 클릭합니다.
원본과 사본의 속성을 비교해 보면 그 차이를 바로 확인할 수 있습니다.
이제 정말 안전할까?
그렇다고 이제 완전히 안심해도 될까요? 문서만으로 더 이상 신원이 노출되지 않을까요? 솔직히 장담하기 어렵습니다. 이후에 그 문서를 어떻게 다루느냐에 따라 달라집니다.
문서를 이메일로 전송하는 등 추가적인 디지털 처리를 거치면, 그 과정에서 메타데이터가 다시 붙을 수 있습니다. 가장 확실한 대안은 문서를 출력해서 우편으로 보내는 것입니다. 종이에서 메타데이터를 추출하는 건 불가능에 가까우니까요.