데이터를 정렬하라고 하면 대부분 엑셀 스프레드시트의 셀 정렬을 떠올립니다. 하지만 워드(Word)에서도 충분히 텍스트를 정렬할 수 있습니다. 다만 각 텍스트 요소가 어디서 시작하고 끝나는지 워드가 인식할 수 있는 구분 기준이 있어야 합니다.
이 글에서는 워드에서 텍스트, 목록, 표를 정렬하는 몇 가지 방법을 단계별로 소개합니다. 참고로 이미 엑셀에 정리된 데이터가 있다면 해당 스프레드시트를 워드 문서에 손쉽게 삽입할 수도 있습니다.
워드에서 목록 정렬하기
워드에서 정렬할 수 있는 목록은 크게 세 가지입니다. 첫 번째는 각 항목이 별도의 줄을 차지하는 단어나 문구 목록이고, 두 번째는 순서가 없는 글머리 기호(bullet) 목록, 세 번째는 번호가 매겨진 순서 목록입니다.
세 경우 모두 줄 바꿈(캐리지 리턴)이 하나의 단어나 문구가 끝나고 다음 항목이 시작되는 지점을 알려주는 역할을 합니다. 워드는 바로 이 줄 바꿈 정보를 바탕으로 문서 안의 텍스트를 정렬합니다.
1단계: 정렬할 목록 선택
먼저 마우스로 정렬할 목록 전체를 선택합니다. 목록의 시작 부분에서 마우스 왼쪽 버튼을 누른 상태로 드래그하여 목록 끝까지 선택하면 됩니다.
2단계: 정렬 명령 실행
리본 메뉴(Ribbon)에서 홈 탭을 클릭하고 단락 섹션을 찾아갑니다. 이곳의 A와 Z 글자 아래에 아래 방향 화살표가 그려진 버튼이 바로 정렬(Sort) 명령입니다. 이 버튼을 클릭하면 텍스트 정렬(Sort Text) 창이 열립니다.
3단계: 정렬 옵션 설정
텍스트 정렬 창에는 여러 가지 옵션이 있습니다. 우선 선택한 텍스트를 '단락' 기준으로 정렬한다고 지정해야 합니다. 한 줄에 단어가 하나씩 있더라도 Enter 키로 줄을 바꿨기 때문에 워드는 각 줄을 하나의 단락으로 인식합니다. '단락' 정렬은 기본값으로 설정되어 있습니다.
다음으로 무엇을 기준으로 정렬할지 지정합니다. 유형(Type) 드롭다운 메뉴에서 텍스트(Text)를 선택합니다. 이 역시 기본 옵션입니다.
마지막으로 오름차순(A~Z)으로 정렬할지, 내림차순(Z~A)으로 정렬할지 결정합니다. 기본값은 오름차순(Ascending)입니다. 모든 설정을 마친 뒤 확인(OK) 버튼을 클릭하면 워드가 선택한 옵션대로 텍스트를 정렬해 줍니다.
이제 텍스트가 A부터 Z까지 오름차순으로 깔끔하게 정렬된 것을 확인할 수 있습니다. 또한 옵션(Options) 버튼을 클릭하면 필드 구분 기호 설정이나 대소문자 구분 여부 같은 고급 설정도 가능합니다.
워드 표에서 텍스트 정렬하기
평소 엑셀에서 데이터를 자주 정렬한다면 이 방식이 더 익숙하게 느껴질 것입니다. 엑셀 워크시트처럼 표 역시 행과 열로 구성되며, 첫 행에 제목(헤더)을 넣을 수 있습니다. 다행히 워드도 엑셀 못지않은 유연한 정렬 기능을 제공합니다.
예를 들어 워드 문서에 아래와 같은 표가 있다고 가정해 보겠습니다.
첫 행에는 열 제목이 들어 있고, 첫 열에는 정렬하려는 텍스트가 위치합니다. 이번에는 데이터를 내림차순으로 정렬해 보겠습니다. 표 전체를 선택한 뒤, 리본 메뉴의 단락 섹션에서 정렬 버튼을 다시 클릭합니다.
정렬 창의 왼쪽 하단을 보면 워드가 이미 첫 행의 제목을 자동으로 감지했음을 알 수 있습니다. 또한 첫 번째 정렬 기준(Sort By) 드롭다운 메뉴에 열 제목인 Name이 미리 선택되어 있는 것도 확인됩니다.
나머지 옵션은 그대로 두되, 정렬 방향만 내림차순(Descending)으로 변경하면 됩니다. 설정 후 확인 버튼을 클릭하면 워드가 선택한 옵션대로 표 전체를 정렬합니다.
마치며
워드에서 텍스트를 정렬하는 일은 데이터 요소 사이의 구분 기준만 명확히 알려주면 생각보다 훨씬 간단합니다. 정렬 설정을 조금 살펴보면 여러 열을 기준으로 정렬하거나, 탭·쉼표로 구분된 텍스트까지 정렬할 수 있다는 사실도 발견하게 될 것입니다.
엑셀만큼 강력하지는 않지만, 엑셀 워크시트와 비슷한 인터페이스로 워드에서 단락과 표 텍스트를 자동 정렬하면 문서 작업 시간을 크게 절약할 수 있습니다.