기술의 발전은 놀랍도록 빠릅니다. 직원에게 연락하거나 인력과 업무를 관리하는 데 수많은 수작업과 서류 작업이 필요하던 시대는 이미 지나갔습니다. 마이크로소프트는 기존 Office 365의 직원 친화적인 기능을 바탕으로 Microsoft StaffHub라는 새로운 서비스를 선보였습니다. StaffHub는 Office 365 사용자를 위한 클라우드 기반 서비스로, 관리자가 어떤 디바이스에서든 직원들과 함께 업무를 관리하고 소통하며 콘텐츠를 공유할 수 있도록 지원합니다.
Microsoft StaffHub란?
StaffHub는 관리자와 직원 모두의 업무 생활을 한결 간편하게 만들어 주는 클라우드 플랫폼입니다. StaffHub를 사용하면 자신의 업무와 부하 직원들을 손쉽게 관리할 수 있고, 직원들 역시 문서·일정·데이터가 여러 디바이스에서 매끄럽게 연동되는 편리함을 누릴 수 있습니다. 당시 이 서비스는 Office 365 Business 구독자에게 제공되었으며, 관리자용 웹 앱과 직원용 모바일 앱으로 구성되어 있었습니다.
관리자(Manager)로서의 역할
StaffHub에는 크게 두 가지 역할이 있습니다. 바로 관리자와 직원입니다. 관리자라면 근무 일정과 교대 근무(shift)를 만들고, 여러 팀에 문서를 공유하며, 업무와 할 일을 추가하고, 함께 일하는 모든 사람을 위한 메모와 지침을 작성할 수 있습니다. 또한 여러 개의 팀을 만들어 직원과 업무를 효율적으로 관리할 수도 있습니다.
직원(Employee)으로서의 역할
직원이라면 관리자가 공유한 데이터에 접근할 수 있고, 자신의 근무 일정과 출근 시간을 한눈에 확인할 수 있습니다. 메모와 지침도 열람할 수 있으며, 관리자에게 휴무를 요청하거나 동료와 근무 교대를 신청할 수도 있습니다. 물론 이러한 요청은 관리자의 승인을 거쳐 처리됩니다.
StaffHub는 조직의 모든 구성원을 하나로 연결해 소통 과정을 훨씬 쉽고 원활하게 만들어 줍니다. 구성원들은 서로 또는 자신이 속한 팀과 채팅을 나눌 수 있고, 거의 모든 유형의 콘텐츠를 채팅으로 전송할 수 있습니다. 관리자라면 파일을 업로드해 직원들이 다운로드할 수 있게 할 수도 있습니다. 관리자를 여러 명 추가할 수 있으며, 사업 파트너(Business Associate), 매장 직원(Store Worker), 배송 담당(Delivery Staff) 등 다양한 유형의 직원을 만들어 관리하는 것도 가능합니다.
이 서비스에는 무궁무진한 가능성이 있었고, 실제로 일부 대기업들은 직원들에게 이 놀라운 서비스를 제공했습니다.
지원 환경과 이용 조건
StaffHub는 관리자용 웹 애플리케이션과 직원용 모바일 애플리케이션으로 제공되었습니다. 모바일 앱은 Android와 iOS에서만 사용할 수 있었습니다. StaffHub 서비스를 활성화하려면 Office 365 비즈니스 라이선스가 필요했고, 직원들 역시 서비스 혜택을 누리려면 Office 365 계정이 있어야 했습니다.
참고: 마이크로소프트는 2019년 StaffHub 서비스를 공식 종료하고 해당 기능을 Microsoft Teams의 '교대 근무(Shifts)' 기능으로 통합했습니다. 따라서 현재는 신규 이용이 불가능하지만, Teams를 통해 일정 관리, 팀 채팅, 파일 공유 등 StaffHub가 제공하던 핵심 기능을 그대로 활용할 수 있습니다.
다음 영상에서 StaffHub의 실제 작동 모습을 확인할 수 있습니다.
마무리하며
Microsoft Office StaffHub는 훌륭하고 직관적인 아이디어가 걸작으로 완성된 사례였습니다. 직접 사용해 보면 회사나 현장에서 그 잠재력을 실감할 수 있는 서비스였습니다. 기술과 스마트폰을 최대한 활용해 직원과의 소통, 정보 공유, 파일 및 데이터 공유를 한층 쉽게 만든 것이 핵심 강점이었습니다.
그동안 업무 관리를 위해 사용해 온 Excel 시트와 Google Groups에 이제 작별을 고세요. 직장에서든 집에서든 휴가 중이든 세계 어느 곳에서든, 이러한 클라우드 협업 도구는 직원 및 동료들과의 연결을 끊지 않고 유지해 줍니다. StaffHub의 후속 격인 Microsoft Teams의 Shifts 기능을 활용하면 오늘날에도 동일한 경험을 그대로 누릴 수 있습니다.