지난 글에서는 Office 365 관리자 계정을 사용해 새 사용자 계정을 하나씩 만드는 방법을 다뤘습니다. 이 방법은 5~10개 정도의 계정을 만들 때는 유용하지만, 10명이 넘는 큰 팀을 온보딩해야 한다면 비효율적입니다. 이럴 때 활용하면 좋은 것이 바로 Office 365의 대량 가져오기(Bulk Import) 기능입니다.
대량 가져오기란 무엇인가?
대량 가져오기 기능을 사용하면 단일 파일에서 여러 사용자의 정보를 Office 365로 한 번에 가져올 수 있습니다. 이때 파일은 반드시 CSV(쉼표로 구분된 값, Comma-Separated Values) 형식이어야 하며, 지정된 형식을 준수해야 합니다. 파일만 올바르게 준비하면 나머지 등록 절차는 시스템이 자동으로 처리해 줍니다.
본격적인 진행 방법을 살펴보기 전에, 먼저 CSV 파일이 무엇인지 그리고 Office 365에서 지원하는 형식의 파일을 어떻게 만드는지 알아두어야 합니다.
CSV 파일의 이해와 작성 요령
CSV 파일은 프로그램 간에 대량의 데이터를 손쉽게 주고받을 수 있는 방법입니다. 일반 텍스트 파일로, 데이터베이스 스타일의 정보를 특수한 형식으로 저장합니다. 형식 규칙은 간단합니다. 한 줄(레코드)에 하나의 레코드를 입력하고, 레코드 내 필드는 쉼표로 구분합니다.
기존에 만들어 둔 CSV 파일을 업로드할 수도 있고, 제공되는 빈 CSV 템플릿을 내려받아 메모장 같은 텍스트 편집기에서 편집해 사용할 수도 있습니다.
템플릿에는 사용자 데이터 열 레이블(column label)이 포함되어 있으며, 그 아래에 가져올 사용자 정보를 입력하면 됩니다. 마법사에는 올바른 형식의 예시가 담긴 샘플 CSV 파일도 함께 제공되므로 참고하면 좋습니다.
CSV 파일 작성 시 주의사항
- 열 레이블은 어떤 언어나 문자로 입력해도 되지만, 샘플에 표시된 레이블 순서가 중요합니다. 순서가 맞아야 각 필드에 값이 정확히 들어갑니다.
- 필드 값 역시 어떤 언어나 문자로든 입력할 수 있으며, 파일은 Unicode 또는 UTF-8 형식으로 저장해야 합니다.
- 최소 행 수는 2행입니다(첫 번째 행은 열 레이블, 두 번째 행부터 실제 사용자). 최대 행 수는 열 레이블 행을 포함해 251행입니다.
- 필수 항목은 사용자 이름(User Name)과 표시 이름(Display Name)뿐입니다.
- 250명을 초과하는 사용자를 가져와야 한다면 CSV 파일을 여러 개로 나누어 작성하세요.
열 레이블별 최대 글자 수
- User Name(필수): 최대 79자(@ 기호 포함). user@domain.com 형식이며, 별칭(alias)은 30자 이내, 도메인 이름은 48자 이내여야 합니다.
- First Name: 64자
- Last Name: 64자
- Display Name(필수): 256자
- Job Title: 64자
- Department: 64자
- Office Number: 128자
- Office Phone: 64자
- Mobile Phone: 64자
- Fax: 64자
- Address: 1024자
- City: 128자
- State or Province: 128자
- ZIP or Postal Code: 40자
- Country or Region: 128자
오류를 피하기 위한 팁
- 서로 다른 국가나 지역의 사용자를 가져오는 경우, 국가/지역별로 별도의 CSV 파일을 만들고 각각 대량 가져오기를 실행하는 것이 좋습니다. 가져오기 과정에서 CSV 파일 안에 사용자 위치를 지정하게 되는데, 한 번의 대량 가져오기 작업당 선택할 수 있는 위치는 하나뿐이기 때문입니다.
- CSV 파일의 User Name 열에는 각 사용자의 전체 이메일 주소(예: user@domain.com)가 포함되어야 합니다. 그렇지 않으면 파일 업로드 시 오류가 발생합니다.
Office 365에서 대량 가져오기로 사용자 추가하기
CSV 파일이 준비되었다면 이제 여러 사용자를 추가할 차례입니다. 아래 단계를 따라 진행하세요.
1. 상단 헤더에서 관리자(Admin)를 클릭합니다.
2. 왼쪽 창의 관리(Management) 아래에서 사용자(Users)를 클릭합니다.
3. 사용자 페이지에서 새로 만들기(New) 옆의 화살표를 클릭한 다음, 대량 사용자 추가(Bulk add users)를 클릭합니다.
4. CSV 파일 선택(Select a CSV file) 페이지에서 다음 중 하나를 선택하고 다음(Next)을 클릭합니다.
- 찾아보기(Browse): 컴퓨터에 있는 기존 CSV 파일을 지정합니다.
- 빈 CSV 파일 다운로드(Download a blank CSV file): 제공된 템플릿으로 새 CSV 파일을 만듭니다.
- 샘플 CSV 파일 다운로드(Download a sample CSV file): 샘플 사용자 데이터가 포함된 올바른 형식의 예시 파일을 엽니다.
템플릿이나 샘플 파일에서는 열 레이블을 추가·변경·삭제하지 말아야 하며, 반드시 .csv 확장자로 저장해야 합니다. 그렇지 않으면 파일이 올바르게 업로드되지 않을 수 있습니다.
5. 확인 결과(Verification results) 페이지에서 CSV 파일에 오류가 없는지, 가져올 사용자 수가 맞는지 확인합니다. 로그 파일의 오류를 검토하려면 보기(View)를 클릭하세요. 오류가 있다면 뒤로(Back)를 눌러 CSV 파일을 수정한 후 4단계를 다시 실행합니다. 검증을 통과하면 다음(Next)을 클릭합니다.
6. 설정 페이지의 로그인 상태 설정(Set sign-in status)에서, 사용자가 Office 365에 로그인하고 라이선스 서비스에 액세스할 수 있도록 하려면 허용됨(Allowed)을, 차단하려면 차단됨(Blocked)을 선택합니다. 이어서 사용자 위치 설정(Set user location)에서 사용자의 근무 위치를 선택하고 다음(Next)을 클릭합니다.
7. 라이선스 할당(Assign licenses) 페이지에서 가져올 모든 사용자에게 할당할 라이선스를 선택한 후 다음(Next)을 클릭합니다.
8. 결과 이메일 보내기(Send results in email) 페이지에서 이메일 보내기(Send email)를 선택하면, 추가된 사용자의 사용자 이름과 임시 비밀번호를 본인 또는 지정한 받는 사람에게 보낼 수 있습니다. 선호하는 이메일 주소를 세미콜론(;)으로 구분해 입력한 뒤 만들기(Create)를 클릭합니다.
9. 결과(Results) 페이지에는 성공적으로 가져온 사용자 목록과 임시 비밀번호, 그리고 가져오기 과정에서 발생한 오류가 표시됩니다.
사용자를 가져오지 못했다면 그 사유를 알려주는 상태 메시지가 표시됩니다. 이 정보를 이메일로 받지 않기로 한 경우에는 보기(View)를 클릭해 로그 파일을 연 뒤 인쇄하거나 저장할 수 있습니다.
10. 결과 검토를 마쳤으면 닫기(Close)를 클릭합니다.
이상으로 Office 365 대량 가져오기 기능을 활용해 여러 사용자를 한 번에 추가하는 방법을 알아보았습니다. CSV 파일 형식만 정확히 갖추면 수십 명, 수백 명의 계정도 몇 분 만에 손쉽게 생성할 수 있으니, 팀 규모가 큰 조직이라면 적극적으로 활용해 보시기 바랍니다.