Microsoft Office는 여러 작성자가 하나의 문서를 동시에 작업할 수 있도록 공동 작업 기능을 크게 강화했습니다. 사용자는 OneDrive에 파일을 공유하고 누가 문서를 작업 중인지 실시간으로 확인할 수 있으며, 링크를 생성해 다른 사람들에게 전달함으로써 문서 접근을 한층 간편하게 만들 수 있습니다.
많은 업무 환경에서 공동 작업은 훌륭한 문서를 완성하기 위한 핵심 요소입니다. Microsoft Word의 다른 대부분 기능과 달리 공동 작업 도구는 다소 사용이 까다롭게 느껴질 수 있지만, 이 강력한 기능을 제대로 활용하면 다른 사람이 문서에 가한 변경 사항을 실시간으로 파악할 수 있습니다.
Microsoft Word에서 문서 공동 작업 및 공유하기
지금부터 Microsoft Word 문서에서 공동 작업, 편집, 공동 집필, 그리고 공유를 진행하는 방법을 단계별로 살펴보겠습니다.
1. OneDrive에 공유용 폴더 준비하기
파일을 공유하기 전에 OneDrive 계정에 공통으로 사용할 폴더가 있는지 먼저 확인해야 합니다. 별도로 폴더를 만들고 싶지 않다면 계정에 기본으로 제공되는 'Public' 폴더를 활용할 수도 있습니다.
2. Word에 저장 위치 추가하기
본인의 계정을 연동하려면 Word를 실행한 뒤 파일(File) 메뉴를 클릭합니다. 이어서 다른 이름으로 저장(Save As)을 선택하고 위치 추가(Add a Place)를 클릭하세요. '위치 추가' 화면에서는 SharePoint나 OneDrive 등 사용 가능한 서비스 옵션이 제공됩니다.
3. 로그인 후 파일 공유 시작하기
선택한 서비스에 따라 나타나는 로그인 화면을 완료하면, 새로 추가한 위치가 Word의 '다른 이름으로 저장' 목록에 표시됩니다. 파일이 저장되면 파일 메뉴를 클릭하고 공유(Share) 옵션을 선택한 뒤, 사람과 공유(Share with People) 또는 사람 초대(Invite People) 중 원하는 방식을 고르면 됩니다.
4. 이메일 주소 입력 및 링크 전송
파일을 공유하고 동료를 초대하려면 함께 작업할 사람들의 이메일 주소를 입력한 후 파일 링크를 보내면 됩니다. 공유 옵션을 클릭한 뒤 '공유 링크 가져오기(Get a sharing link)'를 선택하면 진행할 수 있습니다. 이메일 주소 입력이 끝나면 동료에게 파일 편집 권한을 줄지, 아니면 열람만 허용할지 선택할 수 있습니다.
5. 편집(Edit)과 보기(View) 권한의 차이
편집(Edit) 옵션을 선택하면 동료에게 문서 수정 권한을 부여하게 됩니다. 이 경우 본인과 파일을 공유받은 사람 모두 자유롭게 내용을 변경할 수 있습니다. 반면 보기(View) 옵션을 선택하면 상대방은 어떠한 수정도 할 수 없으므로 파일이 안전하게 보호됩니다.
누군가 문서를 편집 중이면 팝업으로 알려주며, 변경된 부분은 하이라이트로 표시되어 다른 사람이 수정한 내용을 한눈에 확인할 수 있습니다.
권한 변경 및 사용자 제거 방법
특정 사용자를 제거하려면 해당 사용자의 이름을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 뒤 '사용자 제거(Remove User)' 옵션을 선택하면 됩니다. 만약 동료에게 파일 편집 권한을 부여했다가 마음이 바뀌었다면, 목록에서 그 사람의 이름을 오른쪽 클릭하고 "권한 변경 - 보기 가능(Change permission to Can view)"을 선택해 권한을 조정할 수 있습니다. 반대로 처음에는 열람 권한만 줬던 사람에게 나중에 편집 권한을 부여하는 것도 얼마든지 가능합니다.
모든 공유 작업이 끝나면 화면 오른쪽 상단의 'X' 버튼을 클릭해 창을 닫으면 됩니다.
출처: Office.com
