PPT(Portable Document Format)는 파일의 최종 버전을 공유할 때 가장 널리 쓰이는 문서 형식입니다. PDF는 주로 열람 용도로 사용되며 편집을 전제로 만들어진 포맷이 아니기 때문에, 내용을 수정해야 할 때 곤란한 상황이 자주 발생합니다. 다행히 Microsoft Word 2019/2016/2013에는 강력한 문서 작성 기능과 함께 PDF 편집 기능이 기본 탑재되어 있어 별도의 유료 프로그램 없이도 PDF 내용을 수정할 수 있습니다.
Office 2010에서는 문서를 PDF로 저장하는 기능만 제공되었지만, Word 2013부터는 최종 수신자에게 보내기 전에 PDF 파일의 내용을 직접 편집하는 것까지 가능해졌습니다. Adobe Acrobat 정품 버전으로도 PDF 수정이 가능하지만, MS Office에서 원본 문서를 편집하는 것보다 절차가 훨씬 번거롭습니다.
그 이유는 PDF가 기술적으로 이미지 파일에 가깝기 때문입니다. 이미지 형태의 PDF를 다시 텍스트로 되돌리려면 Adobe Acrobat X Pro와 같은 고급 OCR 도구가 필요하며, 무료 Adobe Reader로는 내용을 수정할 수 없습니다. 반면 Word 2013 이상 버전에서는 PDF를 Word 문서로 변환한 뒤 내용을 자유롭게 편집할 수 있습니다. 이번 글에서는 Word에서 PDF 파일을 편집하는 구체적인 방법을 단계별로 살펴보겠습니다.
Word에서 PDF 파일 편집하기
1. PDF 파일을 Word로 열기
Office를 설치하면 PDF 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭했을 때 나타나는 컨텍스트 메뉴에 Microsoft Word로 여는 옵션이 자동으로 추가됩니다. Windows 10/8 환경이라면 Adobe Reader, Foxit, Windows 리더 등 기존 PDF 뷰어 목록에 Word 항목이 함께 표시됩니다.
편집하려는 PDF 파일이 있는 위치로 이동한 뒤, 파일을 우클릭하고 '연결 프로그램(Open with)'을 선택한 후 'Word(데스크톱)'를 클릭하여 Word 2013에서 엽니다. PDF 파일을 Word에서 열면 자동으로 Microsoft PDF Reflow 기능이 작동하여 변환을 시작합니다.
2. PDF Reflow를 통한 자동 변환
Microsoft PDF Reflow는 PDF 파일의 모든 내용을 단락, 목록, 머리글, 단, 각주, 표 등 서식 정보까지 그대로 유지하면서 Word 콘텐츠로 변환해 줍니다. 덕분에 표 안의 데이터까지 자유롭게 수정할 수 있습니다.
실제로 다양한 크기의 PDF 문서로 테스트한 결과, 작은 문서들은 변환 후에도 서식이 거의 완벽하게 유지되었습니다. 약 30MB 크기의 전자책(e-book)처럼 용량이 큰 파일도 시간이 다소 걸렸지만 성공적으로 변환되었습니다. 따라서 메모리가 충분한 최신 사양의 PC라면 대용량 PDF 파일도 충분히 시도해 볼 만합니다.
파일을 열면 다음과 같은 안내 대화 상자가 화면에 나타납니다.
"Word가 PDF를 편집 가능한 Word 문서로 변환합니다. 결과물은 텍스트 편집에 최적화되므로, 특히 원본 PDF에 그래픽 요소가 많은 경우 원본과 완전히 동일하게 보이지 않을 수 있습니다."
확인(OK) 버튼을 클릭하면 Word 2013에서 파일 열기를 계속 진행합니다.
3. 편집 활성화 및 내용 수정
PDF가 Word에서 열리면 처음에는 읽기 전용(Read-Only)/보호됨 모드로 표시됩니다. 상단 경고 메시지 옆에 있는 '편집 사용(Enable Editing)' 버튼을 클릭하면 본격적으로 PDF 내용을 편집할 수 있습니다.
편집을 마친 후에는 파일(File) → 다른 이름으로 저장(Save As)을 클릭하여 문서를 저장합니다. 이때 주의할 점이 있습니다. 기존 PDF 파일에 바로 덮어쓰기 저장할 수는 없습니다. 변경 사항을 유지하려면 반드시 새 이름으로 저장하거나 다른 위치에 저장해야 합니다.
같은 내용의 팝업 창이 나타나더라도 놀라지 마세요. 파일을 다른 이름으로 저장하거나, Word 또는 PDF 형식 중 하나를 선택하여 저장하면 됩니다.
4. 저장 형식 선택하기
상황에 따라 더 적합한 저장 형식이 다릅니다.
- PDF로 저장: 더 이상 문서를 수정할 계획이 없다면 편집을 마친 문서를 PDF 파일로 저장하는 것이 좋습니다.
- Word 문서로 저장: 추가 수정이 예정되어 있거나, 검토·승인을 위해 다른 사람에게 문서를 넘겨야 한다면 Word 문서(.docx) 형식으로 저장하세요. 이후 언제든지 PDF로 다시 저장할 수 있습니다.
이처럼 Word의 PDF 편집 기능은 Microsoft Office가 제공하는 수많은 유용한 기능 중에서도 특히 실무에 큰 도움이 되는 기능입니다. 이 튜토리얼이 여러분의 문서 작업에 도움이 되기를 바랍니다.
팁(TIP): 무료 Acrobat Online 도구를 활용하면 PDF 문서를 변환, 압축, 서명할 수도 있습니다.
함께 읽으면 좋은 글
- Word Online으로 PDF 문서 편집하는 방법
- PDF 생성, 변환, 비밀번호 설정 무료 소프트웨어 추천
- PDF에서 비밀번호 제거하는 방법