Windows PC에서 Microsoft Outlook을 사용해 본 적이 있다면, 이메일을 보관할지 묻는 팝업 창을 갑자기 마주한 경험이 있을 것입니다. Outlook은 주기적으로 보관을 권유하지만, 이 글에서는 Windows 11/10/8/7 환경에서 Outlook 2021/2019의 성능을 개선하기 위해 이메일, 작업, 메모, 연락처 등 오래된 항목을 자동으로 보관(AutoArchive)하는 방법을 소개합니다.
Outlook의 AutoArchive 기능이란?
Outlook의 AutoArchive(자동 보관) 기능은 사서함 또는 사용 중인 메일 서버의 공간을 효율적으로 관리할 수 있도록 도와줍니다. 이 기능은 오래된 항목을 자동으로 아카이브하여 다음 위치에 .pst 형식으로 저장합니다.
C:\Users\UserName\Documents\Outlook Files\archive.pst
파일 메뉴에서 보관을 클릭해 수동으로 오래된 항목을 저장 파일로 옮길 수도 있지만, AutoArchive 기능을 활용하면 이 과정을 자동화할 수 있습니다.
Outlook에서 오래된 항목 자동 보관 설정하기
먼저 Outlook을 실행하고 파일 > 옵션을 클릭합니다. 그다음 왼쪽 메뉴에서 고급을 선택하세요.
여기서 AutoArchive 설정 항목을 찾을 수 있습니다. AutoArchive 설정 버튼을 클릭하면 다음과 같은 창이 열립니다.
Outlook에서 자동 보관을 켜거나 끄려면 'AutoArchive 실행 간격(일)' 체크박스를 선택하거나 해제하면 됩니다.
또한 이 화면에서 자신의 사용 스타일에 맞게 자동 보관 세부 설정을 조정할 수 있습니다.
주요 설정 옵션
- AutoArchive가 실행되는 주기 선택
- 보관 전에 확인 메시지를 표시할지 여부
- 항목의 보존 기준 기간(에이징 기간) 지정
- 오래된 항목을 삭제할지, 아니면 이동만 할지 결정
- 기타 세부 옵션 등
설정을 마친 후 확인을 클릭하고 창을 닫으면 됩니다.
항목별 기본 보존 기간
각 폴더 항목의 기본 에이징 기간은 아래와 같으며, 언제든지 변경할 수 있습니다.
| 폴더 | 기본 보존 기간 |
| 받은 편지함 및 임시 보관함 | 6개월 |
| 보낸 편지함 및 지운 편지함 | 2개월 |
| 보내는 편지함 | 3개월 |
| 일정 | 6개월 |
| 작업 | 6개월 |
| 메모 | 6개월 |
| 분류 | 6개월 |
오래된 항목을 보관하면 Outlook의 속도가 빨라지고 전반적인 성능도 향상됩니다.
Outlook 자동 보관은 어떻게 작동하나요?
Outlook에서 보관 기능이 활성화되면 해당 이메일은 지정된 폴더로 이동되어 받은 편지함에는 더 이상 표시되지 않습니다. 필터와 비슷하게 작동하지만, 설정된 기준에 따라 항목을 특정 폴더로 이동시키는 방식입니다. 대량으로 이메일을 정리할 때 실수로 중요한 메일이 삭제되는 것을 방지할 수 있는 훌륭한 방법이며, 받은 편지함을 가볍게 유지하는 데도 큰 도움이 됩니다.
