Microsoft Word로 긴 문서를 작성할 때 색인(index)은 독자에게 매우 유용한 도구입니다. 보통 책 뒤편에서 볼 수 있는 색인은 독자가 특정 단어나 문구를 검색해 해당 주제가 실린 페이지를 빠르게 찾을 수 있도록 도와줍니다.
마찬가지로 Microsoft Word에서도 색인을 삽입한 후 자동으로 업데이트할 수 있습니다. 이를 통해 색인을 만들 때 드는 수작업을 크게 줄일 수 있습니다. 이번 글에서는 Word에서 색인을 만들고 업데이트하는 방법을 단계별로 소개합니다.
Word에서 색인 만들기
Word에서 색인을 만드는 전체 과정은 다음과 같습니다.
- 색인 항목 표시하기
- 색인 항목 편집 또는 삭제하기
- 색인 삽입하기
- 색인 업데이트하기
- Microsoft Word에서 색인 자동 생성하기
이제 각 단계를 하나씩 자세히 살펴보겠습니다.
1] 색인 항목 표시하기
Word는 색인을 자동으로 만들어 주지만, 어떤 항목을 포함해야 할지 스스로 판단하지는 못합니다. 따라서 색인을 만들려면 먼저 항목을 직접 표시해야 합니다. 이 과정이 색인 작업의 대부분을 차지하지만, 한 번 시작하면 점점 빠르게 진행할 수 있습니다.
Microsoft Word 문서를 열고 참조(References) 탭으로 이동합니다. 커서를 드래그하여 첫 번째 색인 항목이 될 텍스트를 선택합니다.
리본 메뉴 오른쪽에 있는 색인(Index) 섹션에서 항목 표시(Mark Entry) 버튼을 클릭합니다.
팝업 창이 나타나면 항목 내용을 입력합니다. 이 창은 나머지 항목을 계속 선택하는 동안 열어 둘 수 있습니다. 상단에 기본 항목(Main entry)을 입력하고, 필요하다면 하위 항목(Subentry)도 추가합니다.
그런 다음 옵션(Options)에서 상호 참조(Cross-reference), 현재 페이지(Current page), 페이지 범위(Page range) 중 하나를 선택합니다.
또한 표시되는 페이지 번호를 굵게 및/또는 기울임꼴로 서식 지정할 수도 있습니다.
단일 항목만 표시하려면 표시(Mark)를 클릭하고, 문서 전체에서 동일한 텍스트를 모두 표시하려면 모두 표시(Mark All)를 클릭합니다.
색인 항목 표시 창에서의 작업을 마쳤으면 닫기(Close)를 클릭합니다.
문서에서 색인 항목은 XE라는 필드 코드로 표시됩니다. 하위 항목이나 상호 참조를 추가하면 그 내용 역시 XE 태그 안에 함께 나타납니다.
XE 태그가 화면에 보이지 않는데 표시하고 싶다면, 홈(Home) 탭에서 표시/숨기기(¶ Show/Hide Paragraph) 버튼을 클릭하세요.
2] 색인 항목 편집 또는 삭제하기
항목을 수정해야 하는 경우, 예를 들어 상호 참조를 제거하려면 해당 XE 필드 안에서 직접 변경하면 됩니다. 따옴표 안의 내용을 수정하면 됩니다. 또 다른 방법으로는 기존에 표시한 항목을 삭제한 후 다시 표시하는 것이 있습니다.
색인 항목을 완전히 제거하려면 중괄호 { }를 포함한 전체 텍스트를 선택한 후 Delete 키를 누릅니다. 이후 위의 단계를 따라 원하는 내용으로 항목을 다시 표시하면 됩니다.
3] Word에 색인 삽입하기
색인을 삽입할 준비가 되었다면 커서를 문서에서 색인을 넣고 싶은 위치로 이동합니다. 그런 다음 참조(References) 탭을 선택하고 색인 삽입(Insert Index)을 클릭합니다.
색인이 생성되기 전에 몇 가지 설정을 조정할 수 있습니다. 미리 보기(Print Preview), 탭 리더(Tab Leader), 서식(Formats), 종류(Type), 열(Columns) 등이 그 대상입니다.
설정을 마친 후 확인(OK)을 클릭하면 색인이 문서에 바로 삽입됩니다. 표시해 둔 항목들이 사전식 순서대로 깔끔하게 정렬된 모습을 확인할 수 있습니다.
4] 색인 업데이트하기
색인을 만든 후에도 추가 항목을 계속 표시하고 색인만 업데이트하면 됩니다. 또한 항목을 편집하거나 삭제했다면 색인 역시 업데이트해야 최신 상태가 유지됩니다.
문서에서 색인 영역 내부를 클릭하면 참조(References) 탭 리본 메뉴의 색인 업데이트(Update Index) 버튼이 활성화됩니다. 위 이미지처럼 버튼이 여전히 회색으로 비활성화되어 있다면 커서가 색인 안에 위치해 있는지 확인하세요.
색인을 완전히 제거하려면 색인 전체 텍스트를 선택한 후 Delete 키를 누릅니다. 앞으로 색인을 사용할 계획이 전혀 없다면 불필요한 XE 태그가 남지 않도록 색인 항목도 함께 삭제하는 것이 좋습니다.
5] Word에서 색인 자동 생성하기
Word 색인에 포함할 모든 항목을 표시하는 데에는 어느 정도 시간이 걸릴 수 있습니다. 하지만 색인은 독자에게 매우 가치 있는 도구입니다. 따라서 다음에 작성할 Word 문서, 책 또는 기타 분량이 많은 자료에서 독자에게 도움이 될 것이라 생각되면 색인 추가를 적극적으로 고려해 보세요.
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