파워포인트(PowerPoint)는 현재 전 세계 조직에서 발표 자료를 준비하고 전달하는 데 가장 널리 사용되는 필수 도구로 자리 잡았습니다. 파워포인트 없이 운영되는 직장 환경을 찾아보기 어려운 데에는 분명한 이유가 있습니다. 출시된 지 오랜 시간이 지났음에도 불구하고, 파워포인트는 여전히 데이터와 정보를 공유하는 가장 편리한 방법 중 하나입니다. 이 글에서는 PDF를 파워포인트 프레젠테이션에 통합하여 더욱 유익한 발표 자료를 만드는 방법을 소개합니다. PDF 파일은 각종 통계와 프로필을 문서화하는 데 매우 유용하며, 이를 파워포인트 PPT에 함께 담으면 발표의 완성도를 한층 높일 수 있습니다.
파워포인트 프레젠테이션에 PDF 삽입하는 방법
PDF를 파워포인트 프레젠테이션에 넣는 방법은 크게 두 가지입니다.
- PDF 파일의 화면 캡처 이미지를 슬라이드에 삽입하는 방법
- PDF를 개체(Object)로 삽입하여 보조 문서처럼 활용하는 방법
1] PDF 화면 캡처 이미지 삽입하기
방법 이름 그대로, 이 방식은 PDF를 직접 삽입하는 것이 아니라 중요하다고 판단되는 페이지들을 스냅샷으로 찍어 슬라이드에 넣는 방법입니다. 파워포인트는 자체적인 화면 캡처 기능을 제공하므로, PDF 페이지가 사진 형태로 PPT에 삽입됩니다. 아래 순서대로 진행해 보세요.
- 삽입하려는 PDF를 미리 열어두고, 파워포인트를 실행하기 직전 마지막으로 열려 있는 창이 되도록 합니다.
- 파워포인트를 실행한 뒤 상단의 탭 메뉴로 이동합니다.
- [삽입] 탭을 클릭하고 [스크린 샷(Screenshot)]을 선택합니다.
- 나타나는 드롭다운 메뉴에서 [화면 클리핑(Screen Clipping)]을 클릭하면, 파워포인트를 열기 직전에 사용하던 화면, 즉 PDF 페이지로 전환됩니다.
- PDF가 회색으로 변하며 십자 모양 커서가 표시되면, 삽입하고 싶은 영역을 드래그하여 선택합니다.
- 드래그를 멈추면 선택한 영역이 그림으로 변환됩니다. 이후 필요에 따라 크기 조절, 자르기 등의 서식 작업을 자유롭게 할 수 있습니다.
만약 [화면 클리핑]을 클릭했을 때 잘못된 페이지가 열려 있다면, Esc 키를 눌러 취소한 뒤 다시 시도하면 됩니다.
2] PDF를 개체(Object)로 삽입하기
앞서 소개한 방법은 흔히 쓰이고 비교적 간단하지만, 페이지가 많을 경우 시간이 오래 걸릴 수 있습니다. 이런 경우 PDF를 개체 형태로 PPT에 삽입하는 방법이 좋은 대안이 됩니다. 절차는 다음과 같습니다.
- 먼저 삽입하려는 PDF 파일이 컴퓨터에서 열려 있지 않은지 확인합니다.
- 파워포인트를 열고 [삽입] 탭을 클릭한 뒤 [개체(Object)]를 선택합니다.
- [개체 삽입] 대화상자에서 [파일로부터 만들기(Create from file)]를 클릭하고, PDF 파일의 위치를 찾아 지정합니다. 주소 표시줄에 파일 경로를 직접 입력해도 됩니다.
- [확인]을 클릭하면 해당 PDF가 PPT의 일부로 추가됩니다.
이 방법의 단점은 파일 품질이 저하될 수 있다는 점입니다. 이 경우 파일을 더블클릭하여 전체 화면으로 열면 원본 품질 그대로 확인할 수 있습니다. 또한 파일에 동작(Action)을 연결해 두면 발표 중에도 훨씬 편리하게 접근할 수 있습니다.
슬라이드 쇼 중 PDF를 여는 방법
발표 도중 PDF 파일을 바로 열 수 있도록 동작을 설정하는 방법은 다음과 같습니다.
- 일반 보기에서 PDF 파일이 포함된 슬라이드를 열고 [삽입] 탭으로 이동합니다. [연결] 그룹에서 [동작(Action)]을 선택합니다.
- 마우스 클릭 시의 동작 방식을 원하는 대로 설정한 후 [확인]을 눌러 저장합니다.
- [개체 동작(Object action)]을 선택하고 목록에서 [열기(Open)]를 클릭합니다.
PDF 인쇄 농도를 진하게 설정하는 방법
PDF 파일의 글씨가 너무 연해서 잘 보이지 않거나, 인쇄물을 좀 더 선명하고 진하게 만들고 싶다면 Adobe Acrobat에서 설정을 변경하면 됩니다.
- [편집(Edit)] > [환경설정(Preferences)] > [일반(General)] 메뉴로 이동합니다.
- [접근성(Accessibility)] 탭에서 [문서 색상(Document color)] 옵션을 확인하고 검정(Black)으로 변경합니다.
- [파일(File)] > [인쇄(Print)]로 이동한 뒤 [고급(Advanced)] 버튼을 클릭합니다. [이미지로 인쇄(Print as Image)] 항목에 체크한 후 더 진한 색상으로 인쇄되는지 확인합니다.
이 글이 도움이 되었기를 바라며, 이제 파워포인트 프레젠테이션에 PDF를 손쉽게 통합하여 더욱 완성도 높은 발표를 준비하실 수 있기를 바랍니다.