Office 365 구독 중이라면 클라우드 기반 오피스 애플리케이션의 모든 기능에 접근할 수 있습니다. 그렇다면 마이크로소프트 엑셀 온라인(Microsoft Excel Online)에도 데스크톱용 엑셀의 모든 기능이 담겨 있을까요?
결론부터 말하면 그렇지 않습니다. 이 글에서는 두 버전을 나란히 비교해 보고, 엑셀 온라인을 사용할 때 어떤 기능들이 빠져 있는지 하나씩 짚어보겠습니다.
홈(Home) 메뉴 비교
홈 메뉴부터 살펴보겠습니다. 언뜻 보면 엑셀 온라인의 홈 메뉴에는 데스크톱 버전에 있는 많은 버튼이 빠져 있는 것처럼 느껴집니다.
하지만 엄밀히 말하면 그렇지 않습니다. 온라인 버전은 드롭다운 메뉴를 더 적극적으로 활용하기 때문에 화면이 단순해 보일 뿐입니다.
그럼에도 불구하고 실제로 온라인 버전에서 찾을 수 없는 기능들은 다음과 같습니다.
- 숫자 그룹의 백분율 스타일 및 천 단위 쉼표 스타일
- 새 표 서식 스타일 사용자 지정
- 새 셀 서식 스타일 사용자 지정
- 시트 보호
- 셀 잠금
- 행 또는 열을 원하는 방향으로 채우기
- '지우기' 메뉴 전체(서식, 메모 등 삭제 기능)
- '찾기 및 선택' 메뉴 대부분(수식, 노트, 상수 등)
대체로 홈 메뉴 영역에서는 데스크톱 엑셀의 핵심 기능을 크게 잃지 않습니다. 조건부 서식을 포함한 거의 모든 서식 작업은 엑셀 온라인에서도 데스크톱 버전과 동등하게 수행할 수 있습니다.
삽입(Insert) 메뉴 비교
삽입 메뉴 역시 엑셀 온라인에서는 상당히 기본적인 모습입니다. 다만 여기서도 고급 기능들이 하위 메뉴에 숨겨져 있는 경우가 많습니다.
삽입 메뉴에서 온라인 버전으로는 이용할 수 없는 주요 기능은 다음과 같습니다.
- 피벗 테이블 생성 시 외부 데이터 소스 사용 불가, 여러 테이블 동시 분석 불가
- 아이콘, 3D 모델, SmartArt 삽입 옵션 없음
- 차트 및 그래프 옵션이 크게 부족
- 텍스트 상자, WordArt, 서명란, 개체 삽입 기능 없음
- 기호(특수문자) 메뉴 없음
삽입 메뉴에서 온라인과 데스크톱 버전의 가장 큰 차이는 단연 차트 메뉴입니다.
엑셀 온라인에도 차트 종류는 존재하지만 매우 기본적인 수준입니다. 2D 세로 막대형, 꺾은선형, 원형, 가로 막대형, 영역형 차트 정도만 제공됩니다.
반면 데스크톱용 엑셀은 각 차트 유형마다 방대한 컬렉션을 갖추고 있습니다. 대부분의 차트 유형에서 2D와 3D 버전을 지원할 뿐 아니라, 트리맵·선버스트, 히스토그램, 분산형·거품형 차트, 심지어 2D 및 3D 지도까지 제공합니다.
엑셀에서 고급 차트 작업을 자주 한다면 엑셀 온라인의 부족한 옵션에 크게 실망할 가능성이 높습니다.
수식(Formulas) 메뉴 비교
데스크톱용 엑셀과 같은 다양한 옵션을 기대하며 엑셀 온라인의 수식 메뉴를 열면 깜짝 놀랄 것입니다.
사실상 메뉴가 거의 텅 비어 있습니다. 데스크톱 버전과 비교하면 빠져 있는 기능의 양이 놀랍도록 많습니다.
데스크톱용 엑셀의 수식 메뉴에는 수십 개의 함수가 카테고리별 하위 메뉴로 정리되어 있을 뿐 아니라, 수식 검사 기능 그룹과 조건식 감시 창까지 리본에 배치되어 있습니다.
엑셀 온라인이 이 영역에서 겨우 일치하는 기능은 시트 내 수식 재계산을 실행하는 기능 정도입니다. 그렇다고 엑셀 온라인에 수식이 아예 없는 것은 아닙니다. 접근 방법이 다를 뿐입니다.
수식 입력줄 근처의 함수 아이콘을 선택하면 팝업 창이 열리고, 여기서 엑셀이 제공하는 수많은 함수를 검색할 수 있습니다.
'범주 선택' 드롭다운을 '모두'로 변경하면 데스크톱 엑셀에 있다고 기대되는 거의 모든 함수가 목록에 나타납니다. 다만 데스크톱 버전과 달리 조금 다른 방식으로 찾아야 할 뿐입니다.
데이터(Data) 메뉴 비교
언뜻 봐도 엑셀 온라인의 데이터 메뉴에는 데스크톱 버전 기능의 절반 정도만 있다는 것이 명확합니다. 게다가 빠진 기능들이 별도의 숨겨진 메뉴에 있는 것도 아닙니다.
엑셀 온라인의 데이터 메뉴에서 누락된 기능은 다음과 같습니다.
- 텍스트, 웹, 데이터베이스 파일 등 외부 소스에서 '데이터 가져오기' 불가
- 고급 필터 옵션 없음
- 데이터 도구 그룹에 텍스트 나누기, 플래시 채우기, 통합, 관계 기능 없음
- 데스크톱 리본에 있는 예측 그룹과 개요 그룹 자체가 없음
이렇게 많은 기능이 빠져 있긴 하지만, 인터넷에서 주식 및 지리 데이터 소스를 가져오는 기능은 엑셀 온라인에서도 지원된다는 점은 다행입니다.
엑셀을 통해 외부 데이터를 불러오는 용도로 사용하지 않는다면 데이터 메뉴에서 빠진 기능 대부분은 크게 신경 쓰이지 않을 것입니다.
검토(Review) 메뉴 비교
데스크톱용 엑셀에서 검토 메뉴는 편집과 맞춤법 검사를 위해 주로 찾는 곳입니다. 데스크톱 버전을 사용해 왔다면 메모와 노트 추가, 내장 동의어 사전 활용에 익숙할 것입니다.
그중 온라인 버전에서 빠져 있는 기능은 다음과 같습니다.
- 내장 동의어 사전 없음
- 스마트 조회(Smart Lookup) 인사이트 없음
- 언어 번역 도구 없음
- '노트' 기능 없음(단, 노트를 메모로 변환하는 것은 가능)
- 통합 문서 또는 시트 보호 불가
- 잉크(inking) 편집 기능 없음
편집 작업, 특히 타인의 작업물을 수정하는 일이 많고 데스크톱 버전의 잉크나 노트 기능이 꼭 필요하다면 엑셀 온라인에 크게 실망하게 됩니다. 데스크톱 버전의 동의어 사전을 자주 활용한다면 더욱 그렇습니다.
보기(View) 메뉴 비교
데스크톱용 엑셀의 보기 메뉴는 다양한 기능으로 가득합니다. 이쯤 되면 엑셀 온라인에 그중 많은 부분이 빠져 있다는 사실에 더 이상 놀라지 않을 것입니다.
실제로 엑셀 온라인에서 할 수 있는 것은 개인 시트 뷰 생성, 새 스프레드시트 창 열기, 틀 고정, 제목과 눈금선 숨기기 또는 표시 정도입니다.
그 외 나머지 기능은 모두 빠져 있습니다.
- 페이지 나누기, 페이지 레이아웃, 사용자 지정 보기
- 수식 입력줄 숨기기
- 확대/축소 기능
- 창 정렬, 분할, 숨기기, 전환
- 매크로
다행히 이 기능들 대부분은 온라인 앱 특성상 크게 중요하지 않습니다. 예컨대 브라우저 기반 애플리케이션에서는 VBA 매크로를 만들거나 실행할 방법 자체가 없습니다. 따라서 누락된 기능 대부분은 엑셀 온라인 사용에 큰 영향을 주지 않을 것입니다.
아예 존재하지 않는 메뉴들
엑셀 온라인은 데스크톱 버전의 핵심 메뉴들을 대부분 제공하지만, 통째로 사라진 메뉴도 실제로 존재합니다.
해당 메뉴는 다음과 같습니다.
- 그리기(Draw): 마우스로 선을 그리거나 영역 강조
- 페이지 레이아웃(Page Layout): 테마, 여백, 방향, 인쇄 영역 적용 및 개체 정렬·배치
- 타임라인(Timeline): 시간 축 위에 이벤트를 시각적으로 표시 — 프로젝트 일정 등에 유용
- 개발 도구(Developer): 스프레드시트에 매크로 또는 VBA 코드 추가
여기에 더해 엑셀 온라인에는 추가 기능(add-in)이나 메뉴를 설치할 방법도 없습니다. 파일(File) 메뉴에 옵션(Options) 항목이 없기 때문인데, 데스크톱 버전에서는 바로 이곳을 통해 추가 기능을 관리합니다.
역시 온라인 앱이라는 점을 감안하면 납득할 만한 부분입니다. 다만 추가 기능을 활용해 엑셀 기능을 확장하거나, 데스크톱 버전의 비기본 메뉴를 즐겨 사용하는 사람이라면 반드시 고려해야 할 사항입니다.
최종 결론
엑셀 온라인이 제공하는 핵심 기능과 데스크톱 버전 대비 빠진 기능들을 종합해 보면, 온라인 버전은 다소 부족해 보일 수 있습니다. 하지만 그렇다고 쓸모없는 것은 아닙니다.
계산용 스프레드시트 작성이나 데이터 정리 같은 가장 일반적인 용도로만 엑셀을 사용한다면 엑셀 온라인만으로도 충분합니다. 반면 외부 데이터 소스를 불러오거나 VBA 코딩·매크로를 자주 활용하는 사용자라면 데스크톱용 엑셀을 계속 사용하는 것이 좋습니다.