라벨(Label)은 제품이나 물품에 부착하여 해당 제품에 대한 정보를 알려주는 종이입니다. 라벨은 사용자나 조직의 목적에 따라 다양한 용도로 활용될 수 있습니다. 일반적으로 라벨은 마이크로소프트 워드(Microsoft Word)를 사용해 만들고 인쇄하는 경우가 많지만, 정작 워드에서 라벨을 만들고 인쇄하는 방법을 잘 모르는 사용자들이 많습니다. 이번 글에서는 마이크로소프트 워드에서 라벨을 만들고 인쇄하는 몇 가지 방법을 단계별로 소개하겠습니다.
마이크로소프트 워드에서 라벨 만들기 및 인쇄하기
필요에 맞게 라벨을 만드는 방법은 여러 가지가 있으며, 사람마다 라벨을 활용하는 용도도 다릅니다. 인쇄 과정 자체는 일반 문서를 인쇄하는 것과 같지만, 인쇄 전에 페이지 위에 라벨을 어떻게 배치하고 조정하는지 아는 것이 중요합니다. 아래에서 라벨을 손쉽게 만들고 인쇄할 수 있는 기본적인 방법들을 안내해 드리겠습니다.
방법 1: 동일한 이름과 주소로 단일 라벨 만들기 및 인쇄
한 장짜리 라벨 하나만 만들거나, 같은 내용의 라벨을 한 페이지에 반복해서 만들 수 있습니다. 이것이 라벨을 만들고 인쇄하는 가장 간단한 방법입니다. 인쇄에 사용할 라벨 제조사(벤더)를 올바르게 선택했는지 미리 확인하세요. 아래 단계를 따라 진행해 보세요.
- 데스크톱의 바로 가기를 두 번 클릭하거나 Windows 검색 기능으로 검색하여 마이크로소프트 워드를 실행합니다.
- 워드에서 새 문서를 만듭니다. 상단의 메일링(Mailings) 탭으로 이동한 후 레이블(Labels)을 클릭합니다.
- 라벨 관련 옵션이 모두 표시된 새 창이 열립니다. 창 하단의 옵션(Options)을 클릭합니다.
참고: 단일 라벨 옵션을 선택하거나, 동일한 라벨로 꽉 찬 한 페이지를 선택할 수 있습니다. - 라벨 벤더 옵션에서 실제 구매한 라벨의 제조사를 선택합니다. 제품 번호 목록에서 라벨 크기(size)를 지정합니다. 목록에 원하는 크기가 없다면 새 레이블(New Label) 버튼을 눌러 직접 크기를 추가할 수 있습니다.
- 라벨 옵션에서 확인(Ok) 버튼을 누릅니다. 이제 라벨 창의 텍스트 상자에 주소 정보를 입력합니다. '전체 페이지' 옵션을 선택하면 동일한 라벨이 반복되어 배치되며, 원한다면 특정 행과 열 위치에 단일 라벨만 넣을 수도 있습니다.
- 새 문서(New Document) 버튼을 클릭하면 입력한 주소가 담긴 새 문서가 자동으로 생성됩니다.
- Ctrl 키를 누른 상태에서 P 키를 눌러 인쇄 화면으로 이동합니다. 인쇄(Print) 버튼을 클릭하면 라벨이 출력됩니다.
방법 2: 서로 다른 이름과 주소로 여러 라벨 만들기 및 인쇄
이번 방법에서는 엑셀 파일을 활용해 라벨에 들어갈 정보를 불러오는 방식을 사용합니다. 이름과 주소가 서로 다른 여러 개의 라벨을 한 번에 만들 수 있으며, 엑셀 표의 각 행마다 라벨이 하나씩 생성됩니다. 아래 단계를 차례대로 따라 해 보세요.
- 마이크로소프트 엑셀에서 아래 그림과 같이 정보 종류별로 열을 나누어 스프레드시트를 작성한 뒤 저장합니다:
- 바로 가기를 두 번 클릭하거나 Windows 검색 기능으로 마이크로소프트 워드를 실행합니다. 메일링(Mailings) 탭을 선택한 후 메일 병합 시작(Start Mail Merge)을 클릭하고 레이블(Labels) 옵션을 고릅니다.
- 사용 중인 라벨 제조사와 제품 번호를 선택합니다. 옵션을 모두 지정한 후 확인(Ok) 버튼을 클릭합니다.
- 받는 사람 선택(Select Recipients)을 클릭하고 기존 목록 사용(Use an Existing List) 옵션을 선택합니다. 1단계에서 저장해 둔 엑셀 스프레드시트를 찾아 선택한 다음 열기(Open) 버튼을 클릭합니다.
- 표(Table)를 선택하고, 첫 데이터 행에 열 머리글 포함(First row of data contains column headers) 옵션에 체크되어 있는지 확인한 후 확인(Ok) 버튼을 클릭합니다.
- 병합 필드 삽입(Insert Merge Field)을 클릭하고 라벨에 추가할 열 정보를 선택합니다.
참고: 이름, 주소, 도시 열 사이에 공백이나 줄바꿈을 넣어 보기 좋게 정렬할 수 있습니다. - 메뉴에서 레이블 업데이트(Update Labels) 버튼을 클릭하면 첫 번째 라벨에 만든 형식이 모든 레코드에 동일하게 적용됩니다.
- 메뉴에서 결과 미리 보기(Preview Results)를 클릭합니다. 엑셀에서 만든 표의 정보가 모든 레코드에 실제로 적용된 모습을 확인할 수 있습니다.
- 마지막으로 메뉴의 완료 및 병합(Finish & Merge)을 클릭하고 개별 문서 편집(Edit Individual Document) 옵션을 선택합니다. 그러면 모든 레코드가 하나의 새 문서로 병합됩니다.
- Ctrl 키를 누른 상태에서 P 키를 눌러 방금 만든 라벨을 인쇄하면 완성입니다.
