Microsoft Word는 개인용과 업무용 등 다양한 유형의 문서를 작성할 때 널리 사용되는 프로그램입니다. 그러나 하나의 문서가 여러 작성자에 의해 작성되고 수정되는 경우가 많습니다. 원본과 수정본이라는 두 개의 사본이 있을 때, 사용자는 두 문서를 비교하여 무엇이 변경되었는지 확인하고 싶어 합니다. 다행히 Microsoft Word에는 두 문서를 자동으로 비교하고 변경 사항을 식별해 주는 기능이 이미 내장되어 있습니다. 이 글에서는 Microsoft Word의 문서 비교 기능을 단계별로 자세히 살펴보겠습니다.
Microsoft Word에서 두 문서 비교하기
먼저 비교할 두 파일이 모두 컴퓨터에 준비되어 있어야 합니다. Microsoft Word에서 두 파일을 직접 찾아 선택해야 하며, 비교 결과는 별도의 새 창으로 열립니다. 또한 문서 비교를 위한 다양한 추가 옵션이 제공되므로, 문서의 성격에 따라 필요한 옵션만 선택하거나 전체 옵션을 활용할 수 있습니다. 아래 단계를 따라 하면 Microsoft Word에서 두 문서를 손쉽게 비교할 수 있습니다.
- 바탕 화면의 바로 가기를 두 번 클릭하여 Microsoft Word를 실행합니다. Windows 검색 기능을 이용해 프로그램을 찾아 실행할 수도 있습니다.
- Microsoft Word 상단 메뉴에서 [검토] 탭을 클릭한 후 [비교]를 누르고, [두 버전 비교] 옵션을 선택합니다.
- 새로운 [문서 비교] 창이 나타나면 파일 찾아보기를 통해 [원본] 문서와 [수정한 문서]를 각각 지정합니다. 수정된 문서에 레이블(작성자 이름)을 추가하면 변경 사항이 해당 레이블과 함께 표시되어 누가 무엇을 수정했는지 더욱 명확하게 알 수 있습니다.
- [추가] 버튼을 클릭하면 창이 확장되면서 더 많은 비교 설정 옵션이 표시됩니다. 여기에서 워드 주석, 서식 변경, 표 등 문서에서 어떤 항목을 기준으로 비교할지 세부적으로 지정할 수 있습니다.
- 모든 설정을 마쳤으면 [확인] 버튼을 클릭하여 두 문서의 비교를 시작합니다.
비교 결과 화면 살펴보기
문서 비교를 실행하면 화면이 세 개의 영역으로 구분되어 표시됩니다. 오른쪽 영역에는 원본 문서와 수정된 문서가 함께 나타나고, 가운데 영역에는 비교된 문서와 두 문서 간의 변경 내용이 표시됩니다. 왼쪽 영역에는 수정된 문서에서 변경된 부분이 목록 형태로 정리되어 나타납니다. 아래 스크린샷을 참고하면 각 영역의 구성을 쉽게 이해할 수 있습니다.
문서의 보기 방식은 [검토] 탭 아래의 [변경 내용 추적] 드롭다운 메뉴에서 언제든 변경할 수 있습니다. 왼쪽 영역에 해당하는 [검토 창]에는 문서의 수정 내역이 표시되며, 해당 메뉴를 클릭하여 창을 숨기거나 다시 표시할 수 있습니다. 또한 [검토 표시] 드롭다운 메뉴에는 네 가지 옵션이 제공되므로, 원하는 방식에 따라 문서 비교 화면을 다양하게 전환하며 확인할 수 있습니다.
문서 병합하기
두 문서를 비교한 후의 마지막 단계는 병합입니다. 문서 병합은 모든 변경 사항 검토와 편집 작업이 끝난 후 진행하며, 일반적인 문서 저장 과정과 크게 다르지 않습니다. 다만 병합하기 전에 반드시 변경 사항을 먼저 수락해야 합니다. [검토] 탭에서 [수락]을 클릭한 후 아래 옵션 중 하나를 선택하여 변경 사항을 수락할 수 있습니다.
모든 변경 사항을 수락했다면 [파일] 탭을 클릭한 후 [저장] 또는 [다른 이름으로 저장] 옵션을 선택하여 최종 문서를 저장하면 됩니다.
