같은 사람에게 자주 이메일을 보낸다면 해당 사람을 미리 연락처에 등록해 두는 것이 훨씬 편리합니다. 첨부 파일을 전송하는 것처럼 Outlook에서 연락처를 추가하는 과정은 생각보다 간단합니다. 이메일 메시지에서 직접 추가하거나, 처음부터 새로 만들거나, 파일·Excel에서 가져오는 등 다양한 방법을 활용할 수 있습니다. 이번 가이드에서는 그 방법들을 하나씩 자세히 살펴보겠습니다.
이메일 메시지에서 Outlook 연락처 추가하기
Outlook 메시지에서 연락처를 추가하려면 먼저 해당 메시지를 열어 보낸 사람(From), 받는 사람(To), 참조(CC), 숨은 참조(BCC) 줄에 상대방의 이름이 표시되어야 합니다. 그런 다음 이름을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 'Outlook 연락처에 추가(Add to Outlook Contacts)' 옵션을 선택하세요.
새 창이 열리면 저장하고 싶은 세부 정보를 입력할 수 있습니다. Outlook이 연락처의 이메일 주소를 자동으로 채워주며, 해당 이메일에서 가져온 기타 정보도 함께 표시됩니다. 모든 내용을 확인한 뒤 저장(Save) 버튼을 누르면 과정이 완료됩니다.
처음부터 새로 연락처 만들기
이메일 메시지에서 연락처를 추가하는 것이 가장 손쉬운 방법이지만, 처음부터 새로 연락처를 만들 수도 있습니다. 화면 옆에 계정 목록이 있는 영역에서 사람(People) 아이콘을 클릭하세요. 이후 사이드바 상단의 새 연락처(New Contact) 옵션을 선택하고, 포함하려는 정보를 직접 입력하면 됩니다. 입력이 끝나면 저장 후 닫기(Save & Close)를 클릭해 마무리합니다.
연락처를 추가하는 다른 방법들
Office 365의 대부분의 기능이 그렇듯, 연락처를 추가하는 방법 역시 한 가지만 있는 것은 아닙니다. Outlook에서는 .CSV 또는 .PST 파일에서 연락처를 가져올 수도 있습니다. .CSV 파일은 일반적으로 텍스트 형태로 내보낸 연락처가 담겨 있으며, 각 항목이 쉼표로 구분됩니다. .PST 파일은 Outlook에서 내보낸 파일로, 컴퓨터 간에 연락처를 옮길 때 유용하게 사용됩니다. 가져오기 절차는 다음과 같습니다.
- 상단 리본 메뉴에서 파일(File) 선택
- 열기 및 내보내기(Open & Export) 선택
- 가져오기/내보내기(Import/Export) 선택
- .CSV 또는 .PST 파일을 가져오려면 '다른 프로그램 또는 파일에서 가져오기'를 선택한 후 다음 클릭
- 원하는 옵션 선택
- '파일 가져오기' 창에서 연락처 파일의 위치를 찾아 더블클릭으로 선택
파일을 선택하면 연락처를 저장할 폴더를 지정할 수 있습니다. 반드시 현재 사용 중인 계정을 선택한 뒤 하위 폴더에서 연락처(Contacts)를 고르고, 마침 버튼을 눌러 완료하세요.
추가한 연락처 활용하기
위 방법 중 하나로 연락처를 추가했다면 활용할 수 있는 기능이 매우 다양합니다. 어떤 정보를 저장할지 완전히 사용자가 결정할 수 있으며, 연락처 사진 변경, 이름 표시 방식 수정, 정보 업데이트, 내선 번호 추가 등 세밀한 관리가 가능합니다.
뿐만 아니라 연락처 카드를 동료에게 전달할 수도 있습니다. 카드를 클릭한 후 연락처 탭의 동작(Actions) 그룹을 선택하고, 전달 목록 메뉴에서 'Outlook 연락처로' 옵션을 고르면 됩니다. 이 가이드가 도움이 되었나요? 아래 댓글로 여러분의 의견을 남겨주세요.