직장이나 회사에서 Microsoft Office 365를 구독하는 경우 효율성을 개선하기 위해 활용할 수 있는 훌륭한 도구가 많이 있습니다. Teams, Outlook, OneDrive 및 OneNote를 포함하여 이들 중 일부를 이미 다루었습니다. 그러나 이제는 Microsoft Planner로 관심을 돌릴 때입니다.
프로젝트 관리 도구인 Planner는 무료 또는 유료 서비스 Trello 또는 Asana와 유사합니다. 추가 비용 없이 Office 365에 기본 제공되며 조직에서 중요한 작업을 추적하고 워크플로를 개선하는 데 도움이 될 수 있습니다. OnMSFT에서 사용하는 방법에 대한 자세한 내용과 자신의 직장에서도 사용할 수 있는 방법에 대한 가이드입니다.
"버킷"으로 다양한 작업에 대한 카테고리 만들기
Planner 환경의 중심에는 "계획", "버킷" 및 "보드"로 알려진 몇 가지 항목이 있습니다. 먼저 보드는 계획 또는 작업 목록의 본거지입니다. 사이드바의 (+) 버튼을 사용하여 Planner에서 계획을 생성하면 새 보드가 생성됩니다. 그런 다음 다양한 유형의 작업을 구성하기 위해 보드 내에서 다양한 "버킷"을 만들 수 있습니다.
보드 상단에 있는 "새 버킷 추가" 링크를 누르면 됩니다. 여기 OnMSFT에서는 Planner를 사용하여 뉴스 보도를 추적합니다. 또한 Office 365 및 사용 방법을 포함하여 다른 유형의 적용 범위에 대한 다양한 보드가 있습니다. 일반적으로 스토리 아이디어, 뉴스 스토리, DIBS를 위한 버킷과 편집자가 완성된 스토리를 표시하는 특수 버킷도 있습니다.
버킷을 추가하면 버킷 이름 아래에 별도의 (+) 버튼이 있습니다. 이렇게 하면 새 작업 카드를 만들고 기한을 설정하거나 팀원에게 할당할 수 있습니다. 아래에 자세한 내용이 있습니다.
진행 상황, 날짜를 설정하고 카드에 세부 정보를 추가하는 등 작업 추적
Planner의 작업 카드를 활용하여 생산성을 높일 수 있는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 드롭다운 메뉴를 사용하여 다양한 버킷으로 이동하고, 진행 상황을 변경하고, 시작 날짜와 기한을 설정할 수 있습니다. 또한 설명을 입력하여 작업 중인 내용을 동료에게 알릴 수 있습니다. 에. 단순화를 위해 할당된 작업의 진행 상황을 추적하는 데 도움이 되는 체크리스트도 있습니다.
더 좋은 점은 카드 자체에 표시될 파일이나 링크를 삽입하는 데 사용할 수 있는 "첨부 파일 추가" 버튼도 있다는 것입니다. 우리는 OnMSFT에서 이 기능을 자주 사용하여 우리가 작성하고 있는 모든 기사의 소스에 대한 링크를 공유합니다.
또한 각 작업 카드의 측면을 따라 실행되는 다양한 색상의 "라벨"이 있습니다. 총 6개를 사용할 수 있으며 각각의 이름을 사용자 정의할 수 있습니다. 이렇게 하면 카드 측면에 컬러 라벨을 붙이고 카드가 의미하는 바를 시각적으로 알 수 있습니다. 여기 OnMSFT에서는 "높은 우선순위" 및 "낮은 우선순위" 레이블을 사용합니다.
필터를 사용하거나 기능별로 그룹화하여 중요한 항목을 선택하세요
플래너에 점점 더 많은 작업과 버킷 목록을 추가하면 진행 상황을 추적하기가 어려워질 수 있습니다. 다행히 도움이 되는 필터 기능이 있습니다. 창의 오른쪽 상단에서 사용할 수 있으며, 귀하의 이름 또는 동료의 이름만을 기준으로 할당을 필터링할 수 있습니다.
또는 "그룹화 기준" 기능을 사용하여 버킷 목록의 모양을 전환할 수도 있습니다. 이렇게 하면 작업이 할당된 사람, 진행 상황 또는 기한 및 레이블별로 그룹화할 수 있습니다.
차트를 사용해 진행 상황을 분석적으로 살펴보세요
플래너는 때때로 지저분해질 수 있으며 (상사 또는 관리자로서) 작업 중인 작업과 누가 어떤 특정 작업을 수행하는지 항상 확인하지 못할 수 있습니다. 다행스럽게도 Microsoft는 Planner에 도움이 될 수 있는 깔끔하고 작은 기능을 내장하고 있습니다.
상단 메뉴 표시줄에서 계획 이름 옆에 그래프 모양의 아이콘이 표시됩니다. 이것을 클릭하면 차트 모드로 전환됩니다. 계획의 전체 상태와 시작, 진행 중, 지연 또는 완료된 작업에 대한 세부 정보를 볼 수 있습니다. 또한 버킷당 작업 수와 구성원당 작업 수를 볼 수 있습니다. 사용 가능한 모든 버킷 항목이 있는 목록도 측면에서 볼 수 있습니다.
팀의 모든 사람이 모든 계획과 버킷에서 자신의 작업을 시각적으로 볼 수 있도록 유사한 기능을 사용할 수도 있습니다. 개요 페이지를 트리거하려면 왼쪽 사이드바의 원 아이콘을 클릭하기만 하면 됩니다. 남은 작업 수 등을 시각적으로 확인할 수 있습니다.
플래너를 어떻게 사용하시겠습니까?
보시다시피 Planner는 매우 강력한 도구입니다. 혼돈을 없애고 직장 환경에서 작업을 더 잘 관리하기 위해 사용할 수 있는 방법은 여러 가지가 있습니다. Office 365에 기본 제공되며 다른 서비스나 앱 간에 전환할 필요 없이 팀을 관리하는 데 필요한 모든 것을 얻을 수 있습니다. 회사에서 Planner를 사용할 것이라고 생각하십니까? 아래 댓글로 알려주세요.