직장이나 회사에서 Microsoft Office 365를 구독하고 있다면, 업무 효율을 높일 수 있는 다양한 강력한 도구들을 이미 손에 쥐고 있는 셈입니다. 지금까지 Teams, Outlook, OneDrive, OneNote 등 여러 도구를 살펴봤는데요, 이번에는 Microsoft Planner에 주목할 차례입니다.
Planner는 프로젝트 관리 도구로, Trello나 Asana 같은 무료·유료 서비스와 비슷한 역할을 합니다. 특히 추가 비용 없이 Office 365에 기본 내장되어 있어, 조직의 중요한 업무를 체계적으로 추적하고 워크플로우를 개선하는 데 큰 도움이 됩니다. 이 글에서는 Planner의 핵심 기능과 실무 활용법을 단계별로 자세히 안내해 드립니다.
'버킷(Bucket)'으로 업무 유형별 카테고리 만들기
Planner의 핵심은 '플랜(Plan)', '버킷(Bucket)', '보드(Board)'라는 세 가지 요소입니다. 먼저 보드는 플랜, 즉 업무 목록이 담기는 공간입니다. 사이드바의 (+) 버튼으로 새 플랜을 생성하면 새 보드가 만들어지며, 그 안에 여러 개의 '버킷'을 만들어 업무 유형별로 정리할 수 있습니다.
버킷은 보드 상단의 '새 버킷 추가(Add new bucket)' 링크를 클릭하면 생성할 수 있습니다. 예를 들어 뉴스 매체에서는 뉴스 취재 현황을 추적하는 보드를 운영하고, Office 365나 사용법 가이드 등 주제별로 별도의 보드를 두기도 합니다. 각 보드 안에는 '기사 아이디어', '뉴스 기사', 편집자가 완료된 기사를 표시하는 전용 버킷 등을 만들어 활용할 수 있습니다.
버킷을 추가한 후에는 버킷 이름 아래의 (+) 버튼을 눌러 새 작업 카드를 만들 수 있습니다. 여기서 마감일을 설정하거나 팀원에게 업무를 배정할 수도 있는데, 자세한 내용은 아래에서 설명합니다.
작업 카드로 진행 상황, 일정, 세부 정보 관리하기
Planner의 작업 카드는 생산성을 높이는 다양한 방식으로 활용할 수 있습니다. 드롭다운 메뉴를 사용하면 카드를 다른 버킷으로 이동시키거나, 진행 상태를 변경하고, 시작일과 마감일을 지정할 수 있습니다. 또한 설명란에 내용을 입력해 동료들에게 현재 진행 중인 업무를 알릴 수 있으며, 체크리스트 기능을 통해 배정된 업무의 세부 진행 상황까지 손쉽게 추적할 수 있습니다.
더욱 편리한 점은 '첨부 파일 추가(Add attachment)' 버튼입니다. 이 기능으로 파일이나 링크를 카드에 직접 삽입하면 팀원 모두가 바로 확인할 수 있습니다. 실제로 많은 언론사와 팀에서 이 기능을 활용해 기사 출처 링크나 참고 자료를 공유하고 있습니다.
또한 각 작업 카드 옆면에는 색상 '레이블(Label)'을 붙일 수 있습니다. 총 6가지 색상이 제공되며 각 레이블의 이름도 자유롭게 지정할 수 있습니다. 색상 레이블은 카드의 성격을 한눈에 파악할 수 있는 시각적 단서 역할을 하는데, 예를 들어 '높은 우선순위', '낮은 우선순위' 같은 식으로 활용하면 업무 우선순위 관리가 훨씬 수월해집니다.
필터와 그룹화 기능으로 중요한 업무 빠르게 찾기
Planner에 업무와 버킷이 점점 많아지면 전체 흐름을 파악하기 어려워질 수 있습니다. 이럴 때 유용한 것이 필터 기능입니다. 창 오른쪽 상단에서 필터를 사용하면 자신에게 배정된 업무만 표시하거나, 특정 동료의 업무만 골라볼 수 있습니다.
여기에 더해 '그룹화(Group by)' 기능을 활용하면 버킷 목록의 정렬 방식을 바꿀 수 있습니다. 담당자별, 진행 상태별, 마감일별, 레이블별로 그룹화해 화면을 재구성할 수 있어 상황에 맞는 유연한 업무 관리가 가능합니다.
차트 기능으로 진행 상황 분석하기
Planner를 오래 사용하다 보면 화면이 복잡해질 수 있고, 관리자 입장에서는 누가 어떤 업무를 진행 중인지 한눈에 파악하기 어려울 때가 있습니다. 다행히 Microsoft는 Planner에 이런 문제를 해결해 줄 유용한 기능을 내장해 두었습니다.
상단 메뉴바에서 플랜 이름 옆에 있는 그래프 모양 아이콘을 클릭하면 차트 모드로 전환됩니다. 이곳에서는 플랜의 전체 현황을 비롯해 시작됨, 진행 중, 지연, 완료 상태인 업무의 세부 정보를 확인할 수 있습니다. 버킷별 업무 수와 팀원별 업무 수도 시각적으로 제공되며, 화면 옆에는 전체 버킷 항목 목록도 함께 표시됩니다.
비슷한 기능을 팀원 개인도 활용할 수 있습니다. 왼쪽 사이드바의 원형 아이콘을 클릭하면 개인 개요 페이지가 열리고, 모든 플랜과 버킷에 걸친 자신의 업무 현황을 시각적으로 확인할 수 있습니다. 남은 업무가 몇 개인지 등 전체적인 진행 상황을 한눈에 파악할 수 있어 개인 업무 관리에도 큰 도움이 됩니다.
여러분은 Planner를 어떻게 활용하실 건가요?
지금까지 살펴본 것처럼 Planner는 매우 강력한 도구입니다. 하나의 도구만으로도 직장 환경의 업무 혼란을 없애고 팀 업무를 체계적으로 관리할 수 있는 다양한 방법을 제공합니다. Office 365에 기본 포함되어 있어 여러 서비스나 앱 사이를 오갈 필요 없이, 팀 관리에 필요한 모든 기능을 한곳에서 사용할 수 있다는 것도 큰 장점입니다. 여러분의 회사에서도 Planner를 사용해 볼 생각이라면 댓글로 의견을 나눠주세요.