중요한 이메일을 보내고 답장을 애타게 기다려 본 적 있으신가요? 시간이 지날수록 '상대방이 내 메시지를 제대로 받았을까? 열어서 읽기는 했을까?' 하는 궁금증이 커지기 마련입니다.
다행히도 보낸 이메일이 열렸는지, 읽혔는지 확인할 수 있는 방법은 몇 가지 있습니다.
- (A) 읽음 확인(회수 영수증) 요청하기
- (B) 이메일 추적 도구 활용하기
이 글에서는 위 두 가지 방법의 사용법과 각각의 장단점을 자세히 살펴보고, 주요 이메일 서비스에서 읽음 여부를 확인하는 실전 방법까지 함께 알려드립니다.
Gmail 읽음 확인 기능으로 이메일 수신 상태 추적하기
많은 분들이 모르시겠지만, 사실 Gmail에는 자체적인 읽음 확인(Read Receipt) 기능이 내장되어 있습니다. 별도의 서드파티 추적 앱이나 도구를 설치하지 않고도 보낸 이메일이 열렸는지 확인할 수 있다니, 꽤 매력적이죠. 그렇다면 왜 아무도 이 기능을 쓰지 않을까요?
그 이유는 Gmail 읽음 확인 기능이 G Suite(구글 워크스페이스) 가입자에게만 제공되기 때문입니다. 즉, 개인용 Gmail 계정이라면 내장된 이메일 추적 기능에 접근할 수 없습니다. G Suite 환경에서 이메일 추적을 시작하려면 아래 단계를 따라 해보세요.
1단계 – Gmail 읽음 확인 기능을 활성화하려면 G Suite 관리자 콘솔(Admin Console)로 이동합니다. [앱(Apps)] > [G Suite] > [Gmail 설정] 순으로 진입한 뒤, [고급 설정(Advanced Settings)] 버튼을 클릭하세요.
2단계 – 고급 설정 창에서 화면 맨 아래로 스크롤해 [이메일 읽음 확인(Email Read Receipts)] 항목을 찾습니다.
3단계 – '내 조직의 모든 주소 및 아래 지정된 이메일 주소로 읽음 확인 요청 전송 허용' 옵션을 켜면 됩니다. 이 옵션을 활성화하면 회사 구성원들이 읽음 확인을 요청하고 회신할 수 있습니다.
4단계 – 읽음 확인 기능이 활성화되었다면, 평소처럼 이메일을 작성하세요. 작성이 끝나면 우측 하단의 아래 방향 화살표(▼)를 클릭하고, 팝업 메뉴에서 [읽음 확인 요청(Request read receipt)] 옵션을 선택한 후 전송 버튼을 누르면 끝입니다!
그러면 수신자에게 짧은 확인 팝업이 뜨고, 수신자가 이를 승인해야만 발신자에게 '이메일이 열렸다'는 알림이 전달됩니다. 바로 이 점이 문제입니다. 대부분의 수신자는 이런 팝업을 무시하기 때문인데요, 실제로 수신자의 약 90%가 읽음 확인 팝업을 그냥 넘겨버린다고 합니다. 우리가 일상에서 읽음 확인 기능이 켜진 이메일을 받아본 적이 거의 없는 것도 우연이 아니겠죠. 만약 받았더라도 대부분 '나중에' 버튼을 눌렀을 테니까요!
다행히도, 이것만이 이메일 수신 여부를 확인할 수 있는 유일한 방법은 아닙니다.
이메일 추적 도구로 열람·읽음 여부 확인하기
앞서 살펴봤듯이, Gmail의 기본 읽음 확인 기능은 신뢰도가 떨어질 수 있습니다. 반면 최고의 이메일 추적 도구를 활용하면 놀라울 정도로 손쉽게 이메일을 추적할 수 있습니다. 시중에는 오랫동안 검증된 다양한 툴이 존재하는데, 이 글에서는 가장 인기 있는 추적 도구 중 하나인 MailTrack을 추천합니다.
MailTrack은 Google Chrome, Firefox, Opera 브라우저 확장 프로그램으로 제공되며, Gmail 계정에서만 동작합니다. '한눈에 확인' 기능을 통해 이메일이 수신되었는지, 열렸는지 즉시 파악할 수 있습니다. 수신자가 이메일을 열었다면 메일에 체크 표시가 두 개 나타나며, 체크 표시를 클릭하면 언제, 어떻게 이메일이 열렸는지까지 상세하게 확인할 수 있습니다.
Microsoft Outlook에서 이메일 읽음 상태 추적하기
커뮤니케이션 도구로 Outlook을 사용하고 있다면 좋은 소식이 있습니다. Microsoft는 자체적인 이메일 추적 기능을 기본 제공합니다. 읽음 확인 기능만 켜두면 바로 사용할 수 있습니다.
1단계 – [파일(File)] 메뉴 > [옵션(Options)]으로 이동한 후 [메일(Mail)]을 클릭합니다.
2단계 – [추적(Tracking)] 섹션에서 다음 두 옵션 중 원하는 것을 선택하세요.
- "수신자의 이메일 서버로 메시지가 전달되었음을 확인하는 배달 영수증"
- "수신자가 메시지를 읽었음을 확인하는 읽음 영수증"
3단계 – 원하는 옵션을 고른 뒤 [확인(OK)] 버튼을 클릭하면 설정 완료입니다. 이제 Outlook에서 이메일을 추적할 준비가 되었습니다.
4단계 – 평소와 같이 새 이메일을 작성하고, [옵션(Options)] > [추적(Tracking)] > [읽음 확인 요청(Request a Read Receipt)] 체크박스를 선택하세요.
이메일을 작성해 전송하면, 수신자가 메시지를 읽는 순간 자동으로 알림을 받을 수 있습니다!