원활한 커뮤니케이션과 유의미한 상호작용은 조직의 효율성을 결정짓는 핵심 요소입니다. 구성원 간의 소통이 원활하지 않다면 어떤 직장도 만족스러운 업무 성과를 내기 어렵습니다. 그러나 직원 간 커뮤니케이션과 정보 공유에는 효과적인 조직 소통은 물론, 중요한 데이터와 유용한 정보를 주고받을 수 있는 적절한 매개체가 반드시 필요합니다.
많은 기업이 WhatsApp, Skype 채팅 같은 IM(인스턴트 메시징) 클라이언트를 활용해 구성원들이 개별적으로 또는 그룹으로 소통하도록 지원하고 있습니다. 하지만 상당수 기업은 인터넷에 호스팅되는 이런 서드파티 IM 앱이 조직에 어떤 위험을 초래하는지, 외부 서버에 저장되는 정보가 얼마나 취약할 수 있는지 인식하지 못하고 있습니다.
이러한 문제에 대응하려면 조직 데이터와 직원 정보는 물론, IM 클라이언트에서 공유되는 민감한 파일까지 모두 보호할 수 있는 방안을 마련해야 합니다. 이번 글에서는 사내 IM 클라이언트가 어떻게 더 안전하고 효과적인 해결책이 될 수 있는지 살펴보겠습니다.
사내 인스턴트 메신저와 서드파티 IM 앱의 차이점
Hangouts, WhatsApp, Skype 같은 서드파티 IM 클라이언트는 발신자와 수신자 사이의 전송 매개체 역할을 하며 커뮤니케이션과 정보 공유를 가능하게 해줍니다. 그런데 그 매개체가 바로 해당 IM 서비스의 데이터 센터입니다. 즉, 앱에서 공유하는 모든 데이터와 채팅 내용이 전부 그곳에 저장됩니다.
결국 여러분이 공유하는 모든 파일, 논의하는 조직 전략, 전달하는 모든 정보는 해당 IM 서비스의 서버로 전송되어 데이터베이스 형태로 보관됩니다. 이는 곧 정보 도난 및 탈취의 위험에 노출된다는 의미입니다. 또한 많은 전문가들이 지적하듯, 데이터는 공용 네트워크를 거쳐야 하며 인터넷상에서 해커나 감시 목적의 정부 기관에 의해 가로채지지 않으리라고 단언할 수 있는 사람은 아무도 없습니다.
반면 사내 IM 클라이언트는 오직 회사 환경에서만 작동합니다. 서드파티 IM 서버와 달리, 사내 인스턴트 메신저는 회사 네트워크에만 연결됩니다. 즉, 발신자와 수신자 간에 공유되는 데이터는 회사 내부에 설치된 서버를 통해 전송됩니다. 덕분에 공유 데이터를 공용 네트워크와 연결되지 않은 신뢰할 수 있는 자체 서버 안에 보관할 수 있습니다.
사내 IM 클라이언트의 작동 방식
작동 원리는 서드파티 IM 서버와 거의 동일하며, 몇 가지 차이점만 존재합니다. 첫째, IM 서버가 다른 기업의 소유가 아닌 여러분의 사무실 안에 있다는 점입니다. 이로써 여러분 또는 조직 IT 관리팀의 담당자가 사내 IM 클라이언트의 관리자 권한을 갖게 됩니다.
IM 앱을 사용하려면 사용자에게 특별히 생성된 아이디와 비밀번호(추후 변경 가능)가 발급됩니다. 비밀번호 입력 후에는 사내 서버가 해당 사용자의 계정에 조직 구성원 명단을 불러와 개인화된 사내 친구 목록을 구성합니다. 이후 과정은 일반 메신저와 동일합니다. 발신자가 메시지를 입력하면 사내 서버로 전송된 뒤 수신자에게 전달되며, 이 모든 과정이 몇 초 만에 완료되므로 실시간으로 즉각적인 답변을 주고받을 수 있습니다.
사설 네트워크에 연결된 사내 서버에서 작동하는 IM 클라이언트는 데이터를 회사 내부에만 머물게 해줍니다. 하지만 사내 인스턴트 메신저의 장점은 이것뿐이 아닙니다.
서드파티 IM 앱 대비 사내 호스팅 IM 클라이언트의 장점
무료로 손쉽게 이용할 수 있는 서드파티 인스턴트 메신저 대신 조직이 사내 IM 클라이언트를 사용해야 하는 이유는 무엇일까요? 다양한 기능에도 불구하고 서드파티 메신저가 기업에는 적합하지 않은 이유를 정리했습니다.
1. 더욱 안전해지는 정보 공유
사내 IM 클라이언트에서 이미지나 문서 형태로 공유되는 패킷 정보는 오직 사무실 네트워크를 통해서만 전송되며, 수신자에게 전달되기 전 사내 서버에 저장됩니다. 공유 데이터가 제3의 기업이 아닌 우리 소유의 네트워크와 서버에 머무르기 때문에 무단 접근이나 정보 악용 가능성을 걱정할 필요가 없습니다.
2. 소유자로서의 정보 관리 및 모니터링 권한
사업주 입장에서 누군가 조직 데이터를 부적절하게 다루거나 허가되지 않은 파일을 채팅으로 공유하는 것을 바라지 않을 것입니다. 서드파티 IM 클라이언트에서는 이를 통제할 방법이 없지만, 사무실 서버에서 운영되는 사내 인스턴트 메신저를 사용하면 앱에서 끊임없이 공유되는 정보와 데이터를 수시로 점검할 수 있습니다. 이를 통해 조직 내 혐오 발언이나 비윤리적 커뮤니케이션이 확산되는 것도 예방할 수 있습니다.
3. 자체 선호 방식의 데이터베이스 관리
IM 활동으로 축적된 서버 데이터베이스를 제3의 기업에 맡기는 대신, 사내 메신저를 활용하면 데이터베이스를 회사 내부에 보관할 수 있습니다. IT 담당자가 회사 방침에 맞게 데이터베이스를 정리할 수 있으며, 데이터 검색과 저장 관리도 한결 수월해집니다. 정리된 데이터는 향후 조직 연구 목적으로도 활용할 수 있습니다.
4. 원하는 방화벽 방식으로 데이터 보안 확보
서드파티 IM 애플리케이션을 사용하면 서버 보안을 전적으로 개발사와 운영사에 의존해야 합니다. 그들에게 단 하나의 결함이라도 생기면 보안 사고로 이어져 여러분의 데이터가 통제 불가능한 상태로 무방비하게 노출될 수 있습니다. 반면 사내 서버는 소유자가 선택한 어떤 방화벽으로도 보호할 수 있으며, 스스로 정한 기준과 조건에 따라 안전하게 관리할 수 있습니다. 따라서 멀웨어나 스파이웨어 공격으로부터 서버를 얼마나 강력하게 지킬지 직접 결정할 수 있습니다.
5. 데이터의 완전한 소유권
일부 서드파티 IM 클라이언트는 사용자 데이터를 활용해 얻은 정보를 디지털 광고주와 마케터에게 판매하여 소비자 확보를 돕고, 그 대가로 수수료나 직접 지급금을 받기도 합니다. 법적으로 금지된 행위가 많음에도 불구하고, IM 업체들은 이용자가 동의한 약관(서비스 이용 조건에 동의하는 순간 부여되는 권한)의 범위 내에서 이런 활동을 일정 부분 진행하고 있습니다.
반면 완전한 관리자 권한을 갖춘 사내 IM 앱을 사용하면 이용 약관을 직접 정할 수 있고, 데이터의 무단·부적절한 사용 가능성을 완전히 차단할 수 있습니다.
6. 용량 걱정 없는 확장성
모든 IM 클라이언트 앱은 계정별로 할당된 클라우드 용량이 제한적입니다. 초과 시 별도의 서드파티 클라우드·웹 서비스를 이용하거나 추가 용량 요금을 지불해야 합니다. 하지만 사내 IM 클라이언트는 확장하지 않기로 결정하기 전까지는 용량 제한이 없습니다. 서버에는 전용 하드 드라이브가 장착되어 있으며, 더 많은 데이터를 저장하려면 전용 드라이브를 추가하거나 대용량 디스크로 교체하면 됩니다. 이렇게 하면 추가 요금 걱정 없이 채팅 로그를 계속해서 축적할 수 있습니다.
7. IM 앱 변경 사항에 대한 완전한 통제
서드파티 기업은 대체로 소비자 전체의 이익을 고려해 IM 클라이언트를 변경·업그레이드합니다. 하지만 사내 IM 클라이언트를 사용하면 사용자 정책, 업데이트, 제한 사항에 대한 완전한 결정권을 가질 수 있습니다. 비즈니스와 조직의 요구 사항에 맞춰 모든 것을 설정할 수 있으며, 회사의 이익 달성에 맞춰 메신저를 직접 코딩할 수도 있습니다. 즉, 불필요한 업그레이드나 사업에 쓸모없는 기능, 그리고 답답한 사용자 약관과 정책으로부터 자유로워지는 것입니다.
8. 조직 업무 전용 메신저
사내 IM 클라이언트는 회사 시스템에서만 작동합니다. 회사 서버와 네트워크에 연결되기 때문에 원격지에서 개인적인 소통 목적으로 사용할 수 없습니다. 이를 통해 비즈니스 및 조직 커뮤니케이션 전용의 별도 IM 앱을 운영할 수 있으며, 사용 중인 모든 컴퓨터에 필수적으로 설치하도록 할 수도 있습니다. 사무실 시스템에 한정되고 친구 목록도 조직 구성원으로만 구성되기 때문에, 해당 IM 앱은 오직 업무 커뮤니케이션과 정보 공유에만 집중되며 개인 연락처나 개인적 소통이 섞일 여지가 없습니다.
9. 전 구성원의 완전한 참여
사내 IM 클라이언트는 구성원 모두가 지정된 시스템에서 접근할 수 있는 공통 커뮤니케이션 채널을 만들어 줍니다. 원격 접속형 서드파티 IM 앱과 분리되어 있으므로 사무실 소통 전용으로만 개방되며, 조직 소식을 확인하고 동료들과 교류할 수 있는 유일한 공간이 되기 때문에 모든 구성원이 필수적으로 사용하게 됩니다.
마치며
커뮤니케이션 속도가 빠르게 발전하는 요즘, 인스턴트 메시징은 하나로 연결된 오피스를 만드는 중요한 수단입니다. 실무진들이 즉시 소통하고 데이터와 파일을 공유하며 거의 실시간으로 답변과 피드백을 주고받을 수 있게 해줍니다. 하지만 속도 경쟁에 몰입하더라도 조직 데이터의 보안과 신뢰성을 희생해서는 안 됩니다. 서드파티 서비스 사용의 가장 큰 문제는 바로 그 서비스가 제3자에게 소유되고 통제된다는 사실입니다!
조직이 서드파티 서버에 접속해 내부 커뮤니케이션을 진행하려면 공용 네트워크에 연결될 수밖에 없습니다. 프라이버시와 보안 우려가 커지고 일부 통신 서비스 업체들의 소극적인 보안 태세가 드러나는 지금, 내부 커뮤니케이션을 위한 올바른 매개체를 선택하는 것이 그 어느 때보다 중요합니다. 지금 바로 셀프 호스팅 인스턴트 메시징 클라이언트를 도입해 보세요!