커뮤니케이션과 의미 있는 상호 작용은 조직을 보다 효율적으로 만드는 것입니다. 구성원의 상호작용 없이는 해당 사업장에서 유리한 사업 성과를 내기 어렵습니다. 그러나 직원 간의 커뮤니케이션 및 정보 공유에는 중요한 데이터 및 유용한 업데이트 공유뿐만 아니라 효과적인 조직 커뮤니케이션의 목적을 충족할 수 있는 매체가 필요합니다. 여러 조직에서 WhatsApp 및 Skype 채팅과 같은 IM 클라이언트를 사용하여 구성원이 그룹에서 개별적으로 통신할 수 있도록 합니다. 그러나 그들 중 다수는 인터넷 호스팅 IM 클라이언트가 조직에 가하는 위험과 외부 서버에서 호스팅되는 타사 IM 클라이언트 앱에서 공유되는 관련 정보에 대해 인식하지 못하고 있습니다.
이러한 문제를 해결하려면 조직이 선호하는 IM 클라이언트에서 공유하는 조직 데이터 및 직원 정보와 기타 중요한 파일 및 정보를 모두 보호하는 방법을 찾는 것이 중요합니다. 사내 IM 클라이언트가 어떻게 사무실 공간에서 구성원 간의 즉각적인 커뮤니케이션을 용이하게 하는 더 우수하고 안전한 솔루션이 될 수 있는지 살펴보겠습니다.
사내 인스턴트 메신저는 타사 IM 앱과 어떻게 다릅니까?
행아웃, WhatsApp 및 Skype와 같은 타사 IM 클라이언트를 사용하면 발신자와 수신자 간의 전송 매체를 제공하여 통신하고 정보를 공유할 수 있습니다. 해당 매체는 관련 IM 클라이언트의 데이터 센터이며 앱에서 공유하는 전체 데이터 및 채팅이 저장됩니다. 기본적으로 공유하는 모든 파일, 논의하는 조직 전략 및 해당 IM 클라이언트를 사용하여 전달하는 모든 정보는 IM 클라이언트 서버로 전송되고 데이터베이스 형식으로 저장됩니다.
그러면 해당 정보가 도난 및 하이재킹의 위험에 처하게 됩니다. 많은 검토자들이 제기한 또 다른 우려는 데이터가 공용 네트워크를 통과해야 하며 인터넷에서 아무도 이 데이터를 오용할 수 있는 해커와 염탐하는 정부에 의해 가로채지 않을 것이라고 자신 있게 말할 수 없습니다.
반면 사내 IM 클라이언트 앱은 사무실 공간에서만 작동합니다. 타사 IM 클라이언트 앱 서버와 달리 사내 인스턴트 메신저는 사무실 네트워크에만 연결됩니다. 즉, 이러한 IM 클라이언트 앱에서 발신자와 수신자 간에 공유되는 데이터는 직장 위치에 설치된 서버를 통해 전송됩니다. 이렇게 하면 공용 네트워크에 연결되지 않은 신뢰할 수 있는 서버에서 조직 내 공유 데이터를 유지할 수 있습니다.
사내 IM 클라이언트는 어떻게 작동합니까?
프로세스는 약간의 차이가 있지만 타사 IM 클라이언트 서버와 거의 동일합니다. 첫째, 여기 IM 서버는 다른 타사 IM 앱의 소유자 기업이 아닌 자신의 사무실 공간에 있습니다. 이렇게 하면 귀하 또는 조직의 IT 관리자로 임명된 사람이 사내 IM 클라이언트의 컨트롤러 관리자가 됩니다. 이제 IM 클라이언트 앱을 사용하기 위해 관련 사용자에게 특별히 생성된 사용자 이름과 비밀번호(나중에 변경할 수 있음)가 제공됩니다.
비밀번호를 입력하면 사내 서버는 조직 내에서 일하는 구성원 목록과 함께 사용자의 계정을 직접 로드하여 개인화된 사무실 친구 목록을 구성합니다. 나머지 프로세스는 완전히 동일합니다. 발신자가 메시지를 입력하면 사내 서버로 전송된 후 수신자에게 전송됩니다. 그리고 이 모든 작업이 몇 초 안에 완료되므로 전체 전송 내용을 파악하지 못하므로 즉각적인 응답을 주고받을 수 있습니다.
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사설 네트워크에 연결된 사내 서버에서 작동하는 사내 IM 클라이언트 앱을 사용하면 직장 내에서 데이터를 보관할 수 있습니다. 그러나 이것이 사내 인스턴트 메신저가 제공하는 전부는 아닙니다.
사내 호스팅 IM 클라이언트가 타사 IM 클라이언트 앱에 비해 제공하는 이점
조직에서 쉽고 자유롭게 사용할 수 있는 타사 인스턴트 메신저에 비해 사내 IM 클라이언트를 사용해야 하는 이유는 무엇입니까? 다음은 타사 메신저가 제공하는 기능에도 불구하고 조직에 적합하지 않은 이유를 이해하는 데 도움이 되는 모든 장점 목록입니다.
1. 보다 안전한 정보 공유
사내 IM 클라이언트 앱에서 이미지 또는 문서 형태로 공유하는 패킷 정보는 사무실 네트워크를 통해서만 전송되고 수신자에게 전송되기 전에 서버에 저장됩니다. 공유된 데이터는 귀하가 소유한 네트워크 및 서버에 남아 있고 제3자 회사에 있지 않기 때문에 무단 액세스 또는 정보 남용 가능성에 대해 걱정할 필요가 없습니다.
2. 귀하는 소유자로서 공유 정보를 제어하고 모니터링할 수 있습니다.
비즈니스 소유자로서 조직 데이터를 잘못 처리하거나 채팅을 통해 승인되지 않은 파일을 공유하는 사람을 원하지 않을 것입니다. 타사 IM 클라이언트에서는 이와 관련하여 어떤 것도 추측할 수 없습니다. 그러나 사무실 서버에서 실행되는 사내 인스턴트 메신저를 사용하면 앱을 통해 지속적으로 공유되는 정보와 데이터를 정기적으로 확인할 수 있습니다. 이렇게 하면 조직 내에서 증오심 표현과 비윤리적인 커뮤니케이션이 확산되는 것을 방지할 수 있습니다.
3. 자체 선호 데이터베이스 관리
IM 클라이언트의 모든 활동에서 수집한 서버 데이터베이스를 타사에 맡기는 대신 사내 메신저를 사용하면 해당 데이터베이스를 사무실 구내에 유지할 수 있습니다. You can then have your IT guys organize the database as per your choice, which would also make data retrieval and storage more manageable. This organized data can be further used in retrospect to serve organizational interests for research purposes.
4. You Can Keep Your Data Secure With Any of Your Preferred Firewall Methods
With third-party IM applications, you need to depend on the client’s developers and corporate owners for the security of the servers. A single flaw on their part can lead to a breach and may leave your data unprotected and vulnerable out of your control. However, an in-house server can be protected by any firewall that you choose as the owner and can be kept safe on your own terms and conditions. Thus, you can decide on how secure you want to keep your servers from malware and spyware attacks.
5. Your Data Is Yours To Use
Third-party IM clients may use your data and sell pieces of information obtained from it to digital advertisers and marketers to help them procure consumers in exchange for commissions or direct payments. Though a lot of such activities are prohibited by law, IM clients indulge in such activities to an extent and that too with your permission (which you give by accepting on their said terms and conditions).
However, by having an in-house IM app, with complete admin control, you get to choose your own terms and conditions and remove all possibilities of unauthorized and irrelevant use of your data.
6. No Issue of Space, Until You Run Out of It At Your Base
Every IM client app has a limited cloud space dedicated to one specific account. Above that, you either have to opt for separate third-party cloud and web services or pay for extra space. But, when it comes to in-house IM clients, space is limited only if you decide to not expand it. The servers have dedicated hard drives installed inside them. To allow for more data to be stored on the server, you can always have more dedicated drives or drives with larger disk space installed in the server. This way, you can always have more and more chat logs stored on your IM server without troubles of paying for extra space.
7. Control Over Changes In IM App
Third-party corporations might consider the overall interest of consumers while making changes and upgrades to their IM clients. However, having an in-house IM client app allows you to have complete authority over its user policies, updates, and its limitations. You can set all that as per the requirements of your business and organizational purposes, and therefore, code the concerned messenger in accordance with the accomplishments of your business interests. This means no unnecessary upgrades, unwanted (per your business uses) features, and freedom from restricted user agreement terms and policies.
8. Dedicated to Organizational Use Only
An in-house IM client would be something that would work on office systems only. Since it’s going to be connected to office servers and networks, one cannot use it remotely for any personal communication. This would allow you to have a separate dedicated IM client app for your business and organizational communication, which would also be mandatorily installed in every computer in use. Being limited to office systems and the buddy list only comprising of organizational members, the concerned IM client app would be completely dedicated to your business communications and information-sharing only, and there would be no interference of personal contacts and personal communication on a business IM app.
9. Complete Participation
An in-house IM client app would establish a common communication medium between the members, which would be accessible from the allocated systems. Moreover, it would be separate from the remotely accessed third-party IM apps, and therefore, would be only open for office communications only. Thus, it would be used by all members mandatorily as that would remain the sole place to gather all organizational updates and get along with fellow colleagues.
With the fast-increasing speed of communication, Instant Messaging is an important way to get a connected office. It allows the task force to communicate with each other instantly, share data and files, get responses, and answers on an almost immediate basis. Having said that, it is important to remember that the race for speed does not mean that we compromise on the security and sanctity of the organizational data. There are multiple fallouts of using a third-party service, the most important of them being the fact that they are owned and controlled by a third-party!
Organizations will have to connect to public networks, to access third-party servers, for their internal communications. With increasing privacy and security concerns and the lax attitude of these 3rd party communication service providers, it is imperative that we choose the right medium for internal communication. Try a self-hosted Instant Messaging client today!