구글 드라이브란?
구글 드라이브(Google Drive)는 안전한 클라우드 스토리지를 기반으로 언제 어디서나 파일, 문서, 사진, 동영상에 접근할 수 있게 해주는 플랫폼입니다. 무료로 15GB의 저장 공간을 제공하며, 월 2달러(100GB) 또는 월 9.99달러(1TB) 요금제로 용량을 확장할 수도 있습니다. 여기에 더해 구글 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션, 드로잉, 설문지 등 강력한 온라인 생산성 도구도 함께 사용할 수 있습니다.
그럼 지금부터 구글 드라이브를 최대한 활용할 수 있는 실용적인 팁과 트릭을 하나씩 살펴보겠습니다.
1. 구글 드라이브로 대용량 파일 이메일에 첨부하기
이메일 첨부파일은 일반적으로 25MB로 제한되지만, 구글 드라이브를 활용하면 10GB에 달하는 대용량 파일도 손쉽게 전송할 수 있습니다. 파일을 드라이브에 업로드해 둔 뒤 메일 작성 화면에서 드라이브 아이콘을 클릭해 파일을 선택하기만 하면 됩니다. 이미 업로드된 파일이라면 다시 올릴 필요 없이 바로 첨부하고 전송하면 됩니다.
2. 오프라인에서도 작업하기
구글 드라이브의 강력한 기능 중 하나가 바로 오프라인 모드입니다. 통신 상태가 좋지 않거나 비행기 안에서도 태블릿이나 스마트폰에서 파일, 사진, 문서를 확인하고 편집할 수 있습니다.
오프라인 모드를 설정하는 방법은 다음과 같습니다.
- 구글 드라이브 화면에서 설정(톱니바퀴 아이콘)을 클릭합니다.
- 'Google 문서, 스프레드시트, 슬라이드, 그리기 파일을 이 컴퓨터/기기와 동기화' 옵션을 선택합니다.
설정을 마치면 문서가 기기에 저장되어 오프라인 상태에서도 자유롭게 열람하고 편집할 수 있습니다.
3. 구글 드라이브를 기본 문서 폴더로 지정하기
구글 드라이브에서 파일을 자주 추가하거나 공유한다면, 드라이브 폴더를 기본 문서 폴더로 지정해 두는 것이 좋습니다. 매번 여러 위치를 오가며 문서를 찾는 번거로움을 줄여 시간을 크게 절약할 수 있습니다.
- Windows의 경우:
- '문서' 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후 속성을 선택합니다.
- '폴더 포함'을 클릭하고 구글 드라이브 폴더를 선택합니다.
- '저장 위치 설정'을 누르면 완료됩니다.
- Mac의 경우:
- 유틸리티 폴더에서 터미널(Terminal)을 실행합니다.
cd Google\ Drive/를 입력하고 리턴 키를 누릅니다.- 이어서
ln -s ~/documents /documents를 입력합니다. - 리턴 키를 누르면 설정이 완료됩니다.
4. 웹 콘텐츠를 구글 드라이브에 바로 저장하기
인터넷 서핑 중 나중에 꼭 다시 보고 싶은 콘텐츠를 발견했다면, 크롬 확장 프로그램 'Save to Google Drive'를 활용해 보세요. 원하는 내용을 링크 형태로 저장할 수도 있고 이미지로 저장할 수도 있어, 어디서든 바로 접근할 수 있습니다.
5. 단축키로 작업 속도 높이기
키보드 단축키를 익혀 두면 구글 드라이브에서 훨씬 빠르게 작업할 수 있습니다. 화면의 설정 → 키보드 단축키를 클릭하면 팝업 창에서 전체 단축키 목록을 확인할 수 있습니다.
6. 드래그 앤 드롭으로 간편하게 업로드하기
파일을 업로드할 때 굳이 '새로 만들기' 버튼을 눌러 메뉴를 찾을 필요가 없습니다. 업로드할 파일을 드래그해서 구글 드라이브 화면 위로 끌어다 놓기만 하면 됩니다.
7. 음악 파일 감상하기
구글 드라이브에는 오디오 파일도 저장할 수 있습니다. 파일을 다운로드해 재생할 수도 있지만, 다운로드 없이 바로 감상하고 싶다면 크롬 확장 프로그램 'Music Player for Google Drive'를 설치해 보세요. 확장 프로그램 인터페이스에서 바로 음악을 들을 수 있습니다.
8. OCR 기술로 이미지·PDF에서 텍스트 추출하기
구글 드라이브에는 이미지와 PDF 파일에서 텍스트를 추출해 주는 OCR(광학 문자 인식) 기술이 탑재되어 있습니다. 사용 방법도 아주 간단합니다.
- 구글 드라이브에서 해당 이미지/PDF 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.
- '연결 프로그램'에서 'Google 문서'를 선택합니다.
그러면 Google 문서에서 이미지/PDF가 열리고 그 아래 추출된 텍스트가 함께 표시됩니다. 추출 결과가 완벽하지는 않지만, 이미지가 선명하다면 충분히 활용할 만한 수준입니다.
9. Windows '보내기(Send To)' 메뉴에 구글 드라이브 추가하기
이메일 전송이나 데이터 공유를 위해 구글 드라이브를 자주 사용한다면, 매번 드라이브 페이지를 여는 것이 번거로울 수 있습니다. 데스크톱에 구글 드라이브 프로그램을 설치해 두면 이런 불편함을 해소할 수 있습니다.
프로그램 설치 후 다음 경로로 이동합니다.
사용자(Users) > [사용자 이름] > AppData > Roaming > Microsoft > Windows > SendTo
10. 타이핑 대신 음성으로 문서 작성하기
문서를 만들 때 타이핑만이 방법은 아닙니다. 음성 입력 기능을 활용하면 말로 문서를 작성할 수 있어 타이핑보다 더 빠르고 편리합니다.
- 작업할 문서를 엽니다.
- 도구 → 음성 입력을 클릭합니다.
11. 스마트폰을 스캐너처럼 활용하기
안드로이드 폰에 구글 드라이브 앱을 설치하면 휴대용 스캐너로 활용할 수 있습니다. 화면의 큰 '+' 아이콘을 누른 뒤 팝업 메뉴에서 '스캔'을 선택하세요. 이미지를 직접 회전하거나 잘라낼 수 있고, 여러 페이지로 구성된 문서도 만들 수 있습니다. 스캔된 문서는 PDF 형식으로 구글 드라이브에 자동으로 업로드됩니다.
12. 공유 문서의 접근 권한 관리하기
문서를 공유할 때는 네 가지 수준 중에서 접근 권한을 설정할 수 있습니다. 설정 방법은 다음과 같습니다.
- 문서를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후 '공유'를 선택합니다.
- 팝업 창에서 '고급'을 클릭합니다.
새 팝업 창이 열리면 원하는 접근 수준을 선택하면 됩니다.
소유자(Owner)는 파일 삭제를 포함한 모든 작업을 할 수 있으며, 추가로 동료를 초대하는 것도 가능합니다.
13. 버전 기록으로 과거 버전 복원하기
구글 드라이브는 파일의 이전 버전을 보관해 주기 때문에, 수정 실수가 있었거나 예전 버전이 필요할 때 손쉽게 되돌릴 수 있습니다.
- 스프레드시트, 프레젠테이션 등 해당 문서를 엽니다.
- 파일 → 버전 기록을 클릭합니다.
- 오른쪽 패널에서 타임스탬프를 클릭하면 이전 버전을 확인할 수 있습니다. 파일을 편집한 사람과 각자 변경한 내용도 이름 옆의 색상으로 구분해 볼 수 있습니다.
- 변경 내역을 더 자세히 보려면 오른쪽 패널에서 특정 버전을 선택한 후 화살표를 클릭하세요.
이제 구글 드라이브 활용 팁을 여러 개 장착했습니다! 이 팁들을 활용하면 스프레드시트 작업이나 이메일 전송이 한결 수월해질 것입니다. 직접 사용하면서 새로운 트릭을 발견하게 된다면 주변에 널리 공유해 보세요.