휴가 중에도 걱정 없이, 부재중 자동 회신이 필요한 이유
휴가를 떠날 때는 누구나 방해받지 않고 최대한 즐기고 싶어 합니다. 하지만 사무실을 비운 동안 중요한 이메일에 제때 답장하지 못할까 봐 마음 한켠이 불편하기 마련입니다.
이럴 때 Outlook 부재중 자동 회신(Out of Office) 기능을 미리 설정해 두면 고객과 동료에게 복귀 예정일, 연락 방법, 대리 연락처 등을 자동으로 안내할 수 있어 매우 유용합니다. 개인용 Gmail이나 Yahoo 계정에도 자동 회신을 걸어두면 가족과 지인들이 연락 두절을 걱정하는 일도 막을 수 있습니다. Outlook의 부재중 지원(Out of Office Assistant) 기능이 우리의 일상을 한결 수월하게 만들어 주지 않나요?
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부재중 지원(Out of Office Assistant) 기능이란?
Microsoft Outlook 사용자라면 이메일을 확인할 수 없는 상황에서 수신되는 메일에 자동으로 답장하도록 손쉽게 설정할 수 있습니다. Microsoft Office Outlook은 바로 이러한 목적을 위해 부재중 지원(Out of Office Assistant)이라는 강력한 기능을 제공합니다.
부재중 자동 회신을 설정하려면 많은 기업에서 사용하는 Exchange 계정이 필요합니다. 일반적으로 개인 사용자는 Exchange 계정이 없지만, Exchange가 아닌 계정에서도 자동 회신 기능을 활성화할 수 있습니다. 참고로 Exchange 계정을 사용하는 경우에는 Outlook을 종료하거나 컴퓨터 전원을 꺼도 Exchange 서버가 대신 자동 회신 메시지를 발송해 줍니다.
Microsoft Office Outlook 365에서 설정하기
- Outlook 계정에 로그인합니다.
- 오른쪽 상단의 설정 아이콘을 클릭합니다.
- ‘자동 회신(Automatic replies)’을 켠 뒤 ‘자동 회신 보내기’를 선택합니다.
- 조직 내부 발신자와 외부 발신자에게 서로 다른 자동 회신 메시지를 구성할 수 있습니다. (무기한으로 계속 보내거나, 특정 기간 동안에만 보내도록 지정하는 것도 가능합니다.)
(참고: 이 단계는 선택 사항입니다.)
- 사용할 자동 회신 메시지를 입력합니다.
- 변경 사항을 저장합니다.
Microsoft Office Outlook 2016, 2013, 2010에서 설정하기
위 버전 중 하나를 사용하고 있다면 다음 단계에 따라 부재중 자동 회신을 설정할 수 있습니다.
- 파일(File) 메뉴로 이동합니다.
- ‘자동 회신(Automatic Replies)’ 버튼을 선택하고 ‘자동 회신 보내기’를 클릭합니다.
- ‘이 시간 범위 동안에만 보내기(Only send during this time range)’ 체크박스를 선택합니다.
- 시작 시간과 종료 시간을 입력합니다.
- 조직 내부 발신자를 위한 자동 회신 문구를 입력합니다.
- 조직 내부 발신자 탭과 외부 발신자 탭을 각각 열어 내용을 작성합니다.
- 조직 외부의 사람들에게도 알리고 싶다면 해당 옵션을 활성화합니다.
- 확인(OK)을 클릭합니다.
자동 회신을 끄는 방법
- 파일(File) 메뉴를 선택합니다.
- ‘자동 회신(Automatic Replies)’으로 이동합니다.
- 자동 회신 창에서 ‘자동 회신 보내지 않음(Do not send automatic replies)’을 선택합니다.
마무리
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