바쁜 소상공인이나 창업자라면 이미 Microsoft Excel을 활용해 장부 관리, 매출 기록, 데이터 입력 및 저장 등의 업무를 처리하고 계실 것입니다. Excel은 강력한 내장 함수와 기능을 갖춘 도구이지만, 추가 기능(Add-in)을 활용하면 그 활용도를 한 단계 더 끌어올릴 수 있습니다.
다만 추가 기능은 반드시 먼저 설치해야 한다는 점을 기억하세요. 이번 글에서는 중소기업에 유용한 무료 Excel 추가 기능 다섯 가지를 소개하고, 각각이 일상 업무에서 어떤 도움을 주는지 단계별로 살펴보겠습니다.
1. 미니 캘린더 및 날짜 선택기(Mini Calendar and Date Picker)
직원 근태 기록표를 만들거나 날짜와 관련된 계산을 해야 할 때가 있습니다. 셀에 날짜를 직접 입력하는 작업은 번거로울 뿐 아니라, 실수로 서식을 변경하면 날짜가 일련번호 형태로 표시되는 문제가 생길 수도 있습니다. 미니 캘린더 및 날짜 선택기 추가 기능을 사용하면 캘린더에서 원하는 날짜를 클릭해 스프레드시트에 바로 삽입할 수 있습니다. 이 추가 기능은 통합 스토어(Integrated Store)에서 무료로 설치할 수 있습니다.
- 미니 캘린더 및 날짜 선택기로 날짜를 입력하는 방법을 알아보겠습니다.
1. C2 셀에 2022년 2월 2일을 입력하려면 먼저 해당 셀을 선택합니다.
2. 캘린더에서 2022년 2월 2일을 클릭하면 해당 날짜가 C2 셀에 자동으로 입력됩니다.
정말 간단하죠? 이 기능 하나만으로도 Excel에서 날짜를 정확하게 입력하는 번거로움을 크게 덜 수 있습니다.
2. QR4Office
많은 소규모 기업이 마케팅 전략의 일환으로 QR 코드를 활용하고 있습니다. 아직 사용하지 않고 있다면 도입을 적극 고려해 보세요. QR 코드는 판매 전환 속도를 높이고 브랜드 인지도 향상에도 도움이 됩니다.
이를 위해 통합 스토어에서 제공되는 훌륭한 추가 기능인 QR4Office를 사용할 수 있습니다. 이 추가 기능은 Excel에서 바로 사용할 수 있거나 이미지로 저장할 수 있는 QR 코드를 생성해 줍니다.
- QR4Office로 QR 코드를 생성하는 방법을 살펴보겠습니다.
1. 드롭다운 메뉴에서 프로토콜을 https:// 로 변경합니다.
2. 여기서는 www.onmsft.com을 입력했지만, 본인의 웹사이트나 다른 링크를 사용해도 됩니다.
3. 크기를 150px × 150px로 늘립니다. 아래로 스크롤해 미리보기를 확인합니다.
4. 삽입(Insert) 버튼을 클릭하면 QR 코드가 워크시트에 바로 삽입됩니다. 또는 마우스 오른쪽 버튼을 클릭해 이미지로 저장할 수도 있습니다.
이처럼 간단합니다.
3. Visio Data Visualizer
중소기업의 조직도를 만들어야 한다면 Excel의 SmartArt나 도형을 사용할 수 있지만, 이 방법들은 까다롭고 시간이 많이 걸립니다. Visio Data Visualizer 추가 기능은 Visio의 강력한 기능 일부를 Excel로 가져와 조직도 작성 과정을 자동화해 줍니다. 또한 사업이 성장함에 따라 새로운 직원 정보를 손쉽게 반영해 조직도를 업데이트할 수 있습니다. 이 추가 기능 역시 통합 스토어에서 제공됩니다.
- Data Visualizer 추가 기능을 사용해 가상의 소규모 기업(점주 1명, 총괄 매니저 1명, 매장 보조 2명)의 조직도를 만드는 방법을 살펴보겠습니다.
1. 조직도(Organization Chart)를 선택한 후 세로(Vertical) 옵션에서 만들기(Create) 버튼을 클릭합니다.
2. 자동으로 생성된 조직도와 표가 표시됩니다. 차트를 변경하려면 표를 편집해야 합니다.
3. 먼저 2행을 편집합니다. 이름을 Bradley Johnson으로, 직위를 Owner(점주)로 변경합니다.
4. 3행에서는 이름을 Deborah Rogers로, 직위를 General Manager(총괄 매니저)로 변경합니다.
5. 4행에서는 이름을 Kevin Williams로, 직위를 Shop Assistant(매장 보조)로, 역할 유형(Role Type)은 Assistant로 설정합니다.
6. 5행에서는 이름을 Nicole Woods로, 직위를 Shop Assistant로, 역할 유형은 Assistant로 설정합니다.
7. 불필요한 행(6~8행)은 삭제합니다.
8. 차트에서 새로 고침(Refresh)을 클릭하면 다음과 같은 결과를 확인할 수 있습니다.
이렇게 추가 기능 하나로 조직도 작성과 업데이트가 한결 간편해집니다. Data Visualizer 추가 기능에 대해 더 궁금하다면 관련 게시물을 참고하세요.
4. Duplicate Remover(중복 항목 제거기)
소상공인이라면 고객 정보나 공급업체 목록을 담은 스프레드시트를 자주 만들게 됩니다. 그런데 이런 시트에는 중복 데이터가 섞여 있는 경우가 많습니다. Excel에서 중복 항목을 제거하는 작업은 생각보다 번거로운데, Duplicate Remover 추가 기능은 이 문제를 아주 간단하게 해결해 줍니다. 이 추가 기능은 통합 스토어에서 제공됩니다.
- 공급업체 목록에서 중복 항목을 제거하는 방법을 살펴보겠습니다.
1. A열에 공급업체 목록이 나열되어 있습니다.
2. 삽입 탭으로 이동한 후 추가 기능 그룹에서 내 추가 기능(My Add-ins)을 선택합니다.
3. Duplicate Remover 추가 기능을 선택하고 추가를 클릭합니다.
4. Excel 화면에 Duplicate Remover 추가 기능이 표시됩니다. 대상 열을 자동으로 감지합니다.
5. 다음(Next)을 클릭합니다.
6. 찾을 항목 선택(Choose what to find) 섹션에서 중복(Duplicates)을 선택합니다.
7. 다음(Next)을 클릭합니다.
8. 작업 선택(Choose what to do) 섹션에서 행 삭제(Delete Rows)를 선택한 후 마침(Finish)을 클릭합니다.
9. 다음과 같은 화면이 표시됩니다.
10. 이제 추가 기능 창을 닫으면 됩니다.
기존의 전통적인 방식보다 훨씬 간단하고 사용자 친화적으로 중복 항목이 제거되었습니다.
5. Flexfind
Flexfind 추가 기능은 수동으로 다운로드하여 설치해야 합니다. 설치 방법을 모르신다면 안내 링크를 참고하세요. Flexfind는 Excel MVP인 Jan Karel Pieterse가 개발한 도구입니다.
Flexfind는 텍스트 검색과 바꾸기 작업을 훨씬 쉽게 만들어 줍니다. Flexfind를 사용하면 특정 문자열이 포함된 모든 위치를 상세한 목록으로 확인할 수 있습니다. 예를 들어 다른 직원이 워크시트를 만들었는데 회사 이름이 곳곳에 잘못 입력되어 있는 경우가 있을 수 있습니다. Flexfind를 활용하면 통합 문서의 모든 차트에서 회사 이름을 교체하는 고급 바꾸기 작업도 가능합니다. 시트 전체 머리글에 잘못 입력된 회사 이름 역시 손쉽게 수정할 수 있습니다.
- 워크시트의 모든 차트 제목에 포함된 회사 이름을 교체하는 방법을 살펴보겠습니다. 회사 이름이 Company AEE로 잘못 입력되어 있는데, 올바른 이름은 Company ADE입니다.
1. 홈 탭으로 이동한 후 Flexfind 그룹에서 FlexFind 아이콘을 클릭합니다.
2. 유연한 찾기 및 바꾸기 유틸리티(Flexible find & replace utility) 창이 열립니다.
3. 찾을 텍스트(Text to Find)에는 Company AEE를, 바꿀 텍스트(Text to replace with)에는 Company ADE를 입력합니다. 찾을 범위(Look In)는 Book에서 이 시트(This Sheet)로 변경하고, 개체(Objects) 상자에 체크합니다.
4. 찾기(Find) 버튼을 클릭하면 지정한 문자열이 포함된 모든 위치가 표시됩니다.
5. 이제 바꾸기(Replace) 버튼을 클릭합니다. 확인 창이 나타나면 모두 예(Yes to All) 버튼을 누릅니다.
6. 모든 차트에 올바른 회사 이름이 적용된 것을 확인할 수 있습니다.
정말 놀라운 기능입니다.
마무리
Excel 추가 기능을 활용하면 생산성을 크게 높이고 복잡한 작업에 소요되는 시간을 절약할 수 있습니다. 여러분이 애용하는 추가 기능이 있다면 댓글로 공유해 주세요.
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