Microsoft Teams는 업무 환경에서 동료들과 소통하기 좋은 협업 도구입니다. 최근에는 특정 메시지에 답장할 수 있는 기능 등 다양한 편리한 기능들이 계속 추가되고 있습니다.
Windows 10에서 Teams를 사용하다 보면 Microsoft Teams가 설치된 모든 기기에서 파일이 자동으로 동기화될 것이라고 생각하기 쉽습니다. 하지만 실제로는 모든 기기에서 파일을 동기화하려면 한 가지 추가 단계를 거쳐야 합니다. Teams에서 파일을 언제든 바로 사용하려면 OneDrive로 파일을 백업해 두어야 합니다. 지금부터 그 방법을 자세히 알려드리겠습니다.
시작하기 전에 확인할 사항
먼저, 동기화하려는 모든 기기에 OneDrive가 설치되어 있는지 확인하세요. 무료 Microsoft 계정이나 Microsoft 365 계정이 있다면 이미 OneDrive를 사용할 수 있습니다. OneDrive는 본질적으로 SharePoint 사이트이며, Microsoft Teams는 모든 파일을 전용 SharePoint 사이트에 저장합니다.
Teams 파일 동기화 설정 방법
Microsoft Teams에서 파일을 동기화하려면 다음 단계를 따르세요.
1. 파일 탭에서 동기화 선택
Teams 채널에서 파일(Files) 탭으로 이동한 후 동기화(Sync)를 선택합니다.
2. OneDrive 연결 확인
Teams가 OneDrive에 연결되어 파일을 동기화하는 동안 OneDrive 대화 상자가 나타납니다. 이미 OneDrive를 설정했다면 별도의 작업 없이 진행됩니다. 아직 설정하지 않았다면 OneDrive 계정 설정 과정을 거쳐야 합니다.
3. OneDrive 계정 설정
OneDrive가 설정되어 있지 않으면 설정하라는 메시지가 표시됩니다. Microsoft 365 계정 또는 개인 Microsoft 계정을 사용해 Teams 파일을 백업할 수 있습니다.
참고로, 본인 또는 소속 조직에서 Microsoft 365 계정에 2단계 인증(2FA)을 설정했다면 Microsoft Authenticator 앱 또는 SMS 문자 코드를 통해 로그인을 승인해야 합니다.
4. 폴더 위치 지정
Microsoft 365 또는 Microsoft 계정의 사용자 이름과 비밀번호를 입력하면 OneDrive 계정 폴더가 자동으로 생성됩니다. 기본 폴더 경로는 다음과 같습니다.
Users\[사용자 이름]\[조직 이름]\[Team - Channel]
폴더 위치를 변경하고 싶다면 위치 변경(Change Location)을 선택해 원하는 폴더를 지정하세요.
5. 설정 완료
계정 설정이 끝나면 OneDrive의 기본 사용법이 안내되며, 모바일 기기에 OneDrive 앱을 지금 받을지 나중에 받을지 선택할 수 있습니다. 내 OneDrive 폴더 열기(Open my OneDrive folder)를 클릭하면 기기에서 OneDrive 폴더가 바로 열립니다.
동기화 후 작동 방식
설정이 완료되면 기기에서 Microsoft Teams 폴더 내 파일을 수정할 때마다 변경 사항이 자동으로 Teams에 반영됩니다. 반대로 Teams 채널의 다른 구성원이 파일을 변경하면 그 내용도 기기로 동기화됩니다.
오프라인 상태에서 작업한 내용은 온라인에 다시 연결되는 즉시 동기화됩니다. 단, Teams 파일 동기화는 한 번에 하나의 채널에서만 작동한다는 점에 유의하세요. 다른 Teams 채널의 파일을 동기화하려면 위 과정을 채널마다 다시 실행해야 합니다.
주의: 파일 삭제 시 동기화 영향
중요한 점 하나를 짚고 넘어가겠습니다. 기기의 OneDrive에서 동기화된 파일을 삭제하면 Teams에서도 해당 파일이 함께 삭제됩니다. 실수로 Teams 파일을 삭제하는 일을 방지하거나, 더 이상 기기에서 해당 파일에 접근할 필요가 없다면 OneDrive 폴더 동기화를 중지해야 합니다.
OneDrive 동기화 중지 방법
동기화를 중지하려면 먼저 OneDrive 설정에 접근해야 합니다. 시스템 트레이(작업 표시줄 우측 하단)에서 OneDrive 아이콘을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 뒤, 도움말 및 설정(Help & Settings) → 설정(Settings) 순서로 이동하세요.
계정(Account) 탭에서 현재 동기화 중인 Teams 채널을 찾아 동기화 중지(Stop sync)를 선택한 후 확인(OK)을 누릅니다. 그러면 정말로 동기화를 중지할지 묻는 OneDrive 확인 창이 나타납니다.
동기화 중지를 확정하면 해당 폴더는 더 이상 Microsoft Teams의 파일과 연동되지 않습니다. 이후 기기에서 파일을 변경해도 Teams 온라인에는 아무런 영향을 주지 않습니다. 이제 기기에서 폴더를 안심하고 삭제해도 Teams에 저장된 파일이 지워질 걱정은 하지 않아도 됩니다.