Teams 내에서 문서가 업로드되거나, 전자서명이 완료되거나, Planner에서 작업이 완료될 때마다 알림을 받고 싶었던 적이 있으신가요? 보통은 Microsoft 365 앱들을 하나하나 일일이 확인해야 최신 상황을 파악할 수 있습니다. 하지만 Power Automate(구 Microsoft Flow)를 활용하면 '흐름(Flow)'을 만들어 비즈니스 현황을 자동으로 추적하고 생산성까지 한층 끌어올릴 수 있습니다. 지금부터 그 방법을 단계별로 소개합니다.
Teams에 Power Automate 추가하기
먼저 진행을 위해 Microsoft Teams에 Power Automate를 추가해야 합니다. Teams 사이드바에서 앱(Apps) 섹션을 클릭한 후, 검색창에 'Power Automate'를 입력하세요.
검색 결과에서 Power Automate 앱을 선택하고 보라색 추가(Add) 버튼을 클릭합니다. 특정 채널이나 팀 전체 구성원 모두에게 흐름을 적용하고 싶다면, 권한이 있는 경우 아래 화살표를 눌러 팀에 추가(Add to team)를 선택할 수도 있습니다. 완료하면 Teams 사이드바에 Power Automate 앱이 열리는 것을 확인할 수 있습니다.
미리 만들어진 인기 흐름(Flow) 활용하기
다음으로, Microsoft Teams 관련 흐름과 템플릿만 표시되도록 필터링된 화면으로 이동합니다. 검색 상자 옆의 필터 버튼을 클릭하면 다른 흐름도 필터링해서 볼 수 있습니다(자세한 내용은 뒤에서 설명). 이 화면에서는 Teams용 인기 템플릿들도 함께 확인할 수 있습니다. 이 템플릿들은 Microsoft가 미리 만들어 둔 것으로, 코딩 없이 몇 번의 클릭만으로 바로 활성화할 수 있다는 장점이 있습니다.
우선 이 템플릿들을 살펴보겠습니다. 가장 인기가 많고 Teams에서 알림 기능으로 가장 많이 요구되는 니즈를 해결해 주기 때문입니다. Power Automate 앱 하단의 모든 Teams 템플릿 보기를 선택하면 Teams 흐름 전체 목록을 확인할 수 있습니다. 일반적으로 Teams 목록에 있는 흐름은 몇 가지 간단한 단계만 거치면 손쉽게 설정할 수 있습니다.
원하는 흐름이 목록에 있다면 해당 항목을 클릭하세요. 팝업 창이 뜨며 흐름을 구성할 수 있습니다. 여기서는 예시로 Planner의 작업 변경 알림 흐름을 사용해 보겠습니다. 일반적으로 흐름 이름을 지정하는 입력란이 먼저 나타나고, 그 아래에는 로그인(또는 커넥터)이 필요한 서비스 목록이 표시됩니다. 각 항목에 모두 로그인한 후 '계속'을 클릭하고 화면 안내에 따르세요. 이 예시에서는 Planner 그룹 ID, 플랜 ID, Teams 팀, 채널을 차례로 설정하고 선택해야 진행할 수 있습니다.
설정이 끝나면 흐름 만들기(Create Flow)를 클릭합니다. 그러면 '워크플로가 생성되었습니다'라는 팝업 메시지가 나타납니다. 생성된 흐름은 Power Automate 메인 페이지의 흐름 목록에 표시되며, 이후부터 자동으로 실행됩니다.
사용자 지정 흐름 만들기
Power Automate 덕분에 Teams 테마의 흐름에만 국한되지 않습니다. 원한다면 다른 종류의 흐름도 만들 수 있습니다. 화면 상단 검색 상자 옆의 필터 버튼을 클릭하고 모든 템플릿(All Templates)을 선택한 다음, 왼쪽 목록에서 카테고리를 고르면 됩니다. 설정 절차는 앞서와 동일하게 계정 로그인 및 연결 과정을 거칩니다.
좀 더 숙련된 사용자라면 템플릿 없이 처음부터 직접 빈 흐름을 만들 수도 있습니다. Power Automate에서 만들기(Create) 탭을 클릭한 후 비워 두고 만들기(Create from blank)를 선택하세요. 그러면 트리거와 작업 목록이 표시되며, '모두(All)' 아래에서 다양한 테마도 확인할 수 있습니다. 테마를 선택하면 해당 테마에 맞는 트리거와 작업만 필터링되어 표시됩니다.
그다음 화면 안내에 따라 트리거를 선택하세요. 트리거 설정이 끝나면 마법사와 화면 지침에 따라 작업(Action)을 구성합니다. 흐름마다 필요한 단계는 조금씩 다르지만 이해하기 어렵지 않습니다. 상단의 테스트(Test) 버튼을 클릭해 흐름을 직접 시험해 볼 수 있고, 흐름 검사기(Flow Checker)를 통해 오류 여부도 점검할 수 있습니다. 준비가 되면 저장(Save)을 클릭하면 흐름이 실제로 작동하기 시작합니다.
흐름 확인 및 삭제하기
흐름을 만든 후에는 언제든지 쉽게 편집하거나 삭제할 수 있습니다. Teams 사이드바에서 줄임표(…)를 클릭해 Power Automate 앱을 연 다음 홈 탭으로 이동하세요. 그러면 내가 만든 흐름 목록이 나타납니다. 목록 맨 오른쪽으로 마우스를 이동해 점 세 개(…)를 클릭하면 편집(Edit) 또는 삭제(Delete)를 선택할 수 있습니다.
더욱 중요한 것은 실행 기록(Run History)을 확인하는 습관입니다. 흐름이 의도대로 정상 작동하는지, 혹시 예상치 못한 문제가 발생하지 않았는지 파악할 수 있어 안정적인 자동화 운영에 큰 도움이 됩니다.
무한한 가능성의 시작일 뿐!
Power Automate로 Teams에서 흐름을 만드는 것은 무한한 가능성 중 시작에 불과합니다. Microsoft는 PowerApps라는 플랫폼을 통해 유사한 템플릿을 활용해 비즈니스 맞춤형 앱을 직접 만들 수 있도록 지원합니다. 자동화를 넘어 앱 개발까지 확장하고 싶다면 PowerApps도 함께 살펴보시기 바랍니다. 더 많은 Microsoft 365 뉴스와 정보는 Microsoft 365 허브에서 확인할 수 있습니다.